IT-Controlling

Das IT-Controlling ist für die Planung, Steuerung und Kontrolle von Änderungen, Ergänzungen und Neuentwicklungen in der IT zuständig und Bestandteil der IT-Strategie im Unternehmen. Es begründet sich durch IT-Projekte, -Prozesse, -Systeme und -Services. Alle Informationen zum IT-Controlling, wie z.B. Kennzahlen und Aufgaben, finden Sie hier.

IT-Controlling im Überblick: Definition

Das IT-Controlling dient als Bereichscontrolling dazu, die Informationsversorgung so effektiv und effizient wie möglich zu ermitteln. Effektivität und Effizienz bedeuten in diesem Zusammenhang, dass das IT-Controlling zur Erreichung der Unternehmensziele mit so geringen Kosten wie möglich beitragen sollte. Der Controller ist nicht nur zuständig für die Verrechnung der Kosten und Leistungen in der IT, sondern unterstützt als Berater des IT-Managers das gesamte Unternehmen bei der Planung, Steuerung und Überwachung des IT-Einsatzes. 

IT-Controlling: Ziele 

Ziel des IT-Controllings ist es, 

• die Prozesse, Organisationsstrukturen und Systeme der IT zu verbessern,
• Standards geltend zu machen und 
• die notwendige Transparenz zu schaffen.

IT-Controlling als Teil der IT-Strategie

Das IT-Controlling gliedert sich als elementarer Bestandteil in die IT-Strategie mit ein. Die IT-Strategie dient der Umsetzung und Überwachung von IT-orientierten Maßnahmen, die zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele beitragen sollen. Einer IT-Strategie liegen folgende Punkte zugrunde:

• "Formulierung eines zukünftigen Sollzustandes (Wohin wollen wir?),
• Aufzeigen des Handlungsbedarfs (Was müssen wir tun? Wo sind die Schwachstellen?),
• Ermittlung von Handlungsoptionen (Was haben wir für Alternativen?),
• Setzen von Zielen und Definieren von Maßnahmen (Was soll konkret gemacht werden? Bis wann sollen die Ziele erreicht werden?),
• Festlegung der Verantwortung (Wer führt die Maßnahmen durch?),
• Bestimmung von Messgrößen für das Ziel-Monitoring (Wann haben wir die Ziele erreicht?)." (ControllingWiki, 2017, online.)

Das IT-Controlling arbeitet eng mit dem IT-Management zusammen. Es definiert und beschließt beispielsweise Hard-, Software- und Sicherheitsstandards. Wie auch in anderen Prozessen absolvieren IT-Strategie-Aufgaben, wie z.B. die Inbetriebnahme der Software oder die Wartung der Hard- und Software, die einzelnen Kreislaufphasen 

• Konzeption, 
• Umsetzung und 
• Monitoring, 

die stets vom IT-Controlling begleitet werden.

IT-Controlling: Aufgaben

Das IT-Controlling steht dem IT-Management unabhängig beratend zu Seite, indem es betriebswirtschaftliche Methoden und Instrumente zur besseren Entscheidungsfindung liefert. Ebenso wichtig ist die Mitzeichnung der monetären Genehmigungen von IT-Projekten. Des Weiteren ist das spezifische Controlling für die Ermittlung des IT-Budgets im Rahmen der Jahresplanung zuständig und stellt einen monatlichen Soll-/Ist-Vergleich sowie die Prognose der IT-Kosten auf. Am Ende der Periode prüft das IT-Controlling die Plan- und Ist-Werte des IT-Projektbudgets, kontrolliert die Projektplanung sowie den Projektfortschritt und zeigt eventuelle Überlastungssituationen auf, um Gegenmaßnahmen zu erwirken. Wie bereits in der Definition beschrieben, gehört auch die verursachungsgerechte Zuordnung der IT-Kosten zu einer der Grundaufgaben des IT-Controllings.

Die Arbeit zwischen einem IT-Controller bzw. dem Leiter des IT-Controllings und dem CIO gestaltet sich in der Praxis oftmals schwierig, da es Unklarheiten in der Positionsstellung gibt. Dies ist insbesondere dann ein Problem, wenn der IT-Controller bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit eines Projektes zu anderen Ergebnissen kommt, als der CIO selbst. Unternehmen ist deshalb geraten, Verantwortlichkeiten präzise zu definieren und zu dokumentieren.  

IT-Controlling: Kennzahlen

Kennzahlen dienen der Vergleichbarkeit von Größen bestimmter Aufgaben und werden gesammelt zu einem Kennzahlensystem zusammengefast. Im IT-Controlling werden beispielsweise diese Kennzahlen eingesetzt:

• IT-Kosten am Umsatz
• IT-Kosten pro Mitarbeiter
• Anzahl der Störungsmeldungen
• Anzahl nicht erledigter Störungen
• Erreichbarkeit der IT
• Orientierung am Kundenbedarf
• Flexibilität
• Transparenz der Projekt- und IT-Betriebskosten
• Auslastungsgrad

Ausschlaggebende Merkmale von Kennzahlen sind die Quantifizierbarkeit, der Informationscharakter und die Informationsfunktion.

Operatives und strategisches IT-Controlling

Das operative IT-Controlling dient der kurz- und mittelfristigen Planung und Kontrolle von IT-Projekten und befasst sich hauptsächlich mit der internen Unternehmenssituation. Dabei stützt es sich auf gegenwarts- und vergangenheitsbezogene Daten, wie beispielsweise Kosten/Leistung oder Aufwand/Ertrag. Ziel ist die Effizienzsteigerung der vom strategischen IT-Controlling begründeten Maßnahmen sowie die Prozessunterstützung. Zielgrößen sind die Rentabilität, der Gewinn und die Unternehmensliquidität. Der Controller des operativen IT-Controllings analysiert und beurteilt innerhalb eines bestimmten Zeithorizontes ausgewählte Geschäftsprozesse, Informationssysteme und Kostenstellen. Dabei nutzt er folgende Werkzeuge und Instrumente:

• Klassische Kosten- und Leistungsrechungsmethoden für detaillierte Analysen
• Vertragsmanagement-Tools zur Verwaltung von IT-Verträgen
• Service-Level-Agreements u.a. zu inhaltlichen, terminlichen, organisatorischen und finanziellen Zielen
• Referenzprozesse für IT-Prozesse zur Reduktion der Prozesskosten und Steigerung der Prozessqualität
• Asset-Software zur Steuerung des IT-Assetmanagements

Die Grenzen zwischen dem strategischen und dem operativen Controlling sind allerdings nahezu fließend. Das strategische IT-Controlling beschäftigt sich mit dem gesamten Unternehmen und ist im Gegensatz zum operativen IT-Controlling nicht an einen Zeithorizont gebunden. Zu den Hauptaufgaben des strategischen IT-Controllings gehören die Verbesserung der Effektivität und die Unterstützung bei der Erreichung der Gesamtunternehmensziele. Zudem soll es herausfinden, welche Aufgaben in Zukunft zu lösen sein werden. Das strategische Controlling hilft ebenso bei der Formulierung, Umsetzung und Überwachung der IT-Strategie.  

Für ein erfolgreiches Monitoring wird oftmals die Methode der Balanced Scorecard verwendet. Mit dem digitalen Wandel nimmt das Thema der IT-Sicherheit immer mehr an Bedeutung zu. Die Ermittlung der ökonomischen Gewichtigkeit fällt daher ebenfalls in den Tätigkeitsbereich des strategischen Controllings.

IT-Outsourcing

Die Kosten für die Beschaffung, Installation, den Betrieb sowie die Entsorgung von IT-Arbeitsplätzen müssen in das Prozessmanagement integriert und deshalb im IT-Budget bedacht werden. Um den monetären Aufwand reduzieren und Prozesse verschlanken zu können, entscheiden sich einige Unternehmen für das Outsourcing dieser IT-Leistungen. Die Analyse von Wirtschaftlichkeit und Risiko durch den IT-Controller führt dazu, dass solche Maßnahmen in den Unternehmen zunehmend praktiziert werden.

Autorin: Deborah Nasca, EBS Universität für Wirtschaft und Recht