IT-Controlling modernisieren: "Manage IT like a factory" / 7 Der Change-Prozess

7.1 Das Projektteam

Von Anfang an wurde BITS auf breiter Ebene vorangetrieben. Alle Hauptabteilungen entsandten Projektmitarbeiter. Voraussetzung war ein Minimum an betriebswirtschaftlichen Kenntnissen. Gemeinsam wurden die konzeptionellen Themen in halb- oder ganztägigen Workshops erarbeitet.

7.2 Einbezug der internen Kunden

Wichtig war es, alle Betroffenen einzubeziehen. Dazu gab es regelmäßig Informationsveranstaltungen. Das Control Board, bestehend aus der Auftraggeberin, dem Zentralen Controlling, Vertretern des ITSC und den größten internen Kunden, begleitete und überwachte den Projektfortschritt. Die Geschäftsleitung ITSC (Auftraggeberin) sowie ihre Direktberichtenden wurden laufend über die einzelnen Projektschritte auf dem Laufenden gehalten. Parallel dazu fanden anlassbezogen Pulsbefragungen der Stakeholder statt. Je nach Feedback wurden geeignete Maßnahmen ergriffen, um alle an Bord zu holen. Zusätzlich gab es regelmäßige Infoblogs des Projektteams. Um die kaufmännische Awareness im technisch geprägten IT Solution Center zu erhöhen, erhielten die am BITS-System Beteiligten rechtzeitig eine Grundlagenschulung zu Kosten- und Leistungsrechnung im Allgemeinen sowie BITS im Besonderen.

7.3 Lessons learned

• Frühzeitig alle an BITS-Beteiligten einbeziehen, das Ziel von BITS vermitteln und sie dort abholen, wo sie mit ihrem Vorwissen stehen.
• Der Umfang des Produktkatalogs beeinflusst entscheidend die für die Steuerung notwendige Anzahl an Kostenstellen. Ihre Zahl sollte so gering wie möglich und so umfangreich wie unbedingt nötig gehalten werden. Die Erfahrung zeigt, dass ein durchgängiger Produktkatalog wichtiger ist, als der Detailgrad und die Anzahl der Katalogelemente.
• Die Planung mit durchschnittlichen Produktpreisen erweist sich in der Praxis als kontraproduktiv, weil dadurch teilweise erhebliche Abweichungen zu den vom internen Kunden tatsächlich abgenommenen Artikeln vorprogrammiert sind. Daher wird zukünftig eine Planung auf Artikelebene angestrebt.
• Im Unterschied zu echten Fabriken wurde in unserer IT Factory die sog. Produkt-in-Produkt-Nutzung notwendig, z. B. ein Server ist ein IT-Produkt, das an die Entwicklungsabteilungen verkauft wird. Ein Server kann auch Bestandteil des DATEV-Produkts "Managed Server DATEVasp" sein. Hier ist es ratsam, die Stücklisten des IT-Produkts "Server" (reine Herstellkosten) als Basis für das DATEV-Produkt "Managed Server DATEVasp" heranzuziehen, und nicht das komplette IT-Produkt "Server" zum Verrechnungspreis an den Managed Server DATEVasp zu verkaufen, sonst würden die Gemeinkosten doppelt verrechnet.