Übermittlung einer Word-Datei als formwirksame Klageerhebung

Hintergrund: Elektronische Übermittlung einer Word-Datei als Klageschrift

Der die Klage einreichende Steuerberater der Klägerin hatte diese zwar elektronisch, aber als Word-Dokument an das Finanzgericht (FG) übermittelt. Das FG druckte die Klageschrift aus und nahm den Ausdruck zur noch in Papier geführten Akte. 

Die Klage wies das FG als unzulässig ab, weil diese im falschen Format und damit formunwirksam erhoben worden sei.

Entscheidung: Übermittlung im falschen Dateiformat im Urteilsfall unschädlich

Werden die Akten vom Gericht nicht elektronisch, sondern noch in Papierform geführt, ist die Frage des Dateiformats für die Eignung zur Bearbeitung durch das Gericht jedenfalls dann keine zwingende Wirksamkeitsvoraussetzung, wenn das Dokument druckbar war und gemäß § 52b Abs. 2 Satz 1 FGO zur Papierakte genommen wurde.

Grundsätzlich Dateiformat PDF vorgeschrieben

Professionelle Einreicher wie Rechtsanwälte und Steuerberater sind nach der Finanzgerichtsordnung zur Übermittlung der Klage als elektronisches Dokument verpflichtet. Da dass das elektronische Dokument für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein muss, wird in der einschlägigen Rechtsverordnung zudem verpflichtend u.a. das Dateiformat PDF vorgeschrieben. 

Ein Dokument, das bei einem Gericht nicht in diesem Format eingereicht wird, ist dem Grunde nach nicht formgerecht und wird deshalb nicht wirksam an das Gericht übermittelt. Es gilt mithin als nicht eingereicht. Dies hat der BFH in Übereinstimmung mit anderen Obersten Bundesgerichten bereits so entschieden.

Ausnahme bei Papierakte

Hiervon hat der BFH professionellen Einreichern nun eine Ausnahme zugebilligt und vorliegend die Zulässigkeit der Klage bejaht: Werden die Akten beim Gericht nicht elektronisch, sondern noch in Papierform geführt, ist die elektronische Übermittlung im falschen Dateiformat unschädlich, solange das übermittelte Dokument vom Gericht ausgedruckt werden kann und zu den Papierakten genommen wird. 

Die im Gesetz geforderte Eignung zur Bearbeitung durch das Gericht ist in diesem Fall ausreichend dadurch gewährleistet, dass das Dokument in Form eines Papierausdrucks unveränderlicher Aktenbestandteil ist. Dies hatte zuvor bereits das Bundesarbeitsgericht entschieden (BAG, Beschluss v. 29.6.2023, 3 AZB 3/23, BAGE 181, 301), dem sich der BFH angeschlossen hat.

Klageerhebung durch Kläger bzw. Steuerpflichtigen selbst

Diese Rechtsprechung bezieht sich allerdings nicht auf Kläger, die ihre Klage beim FG persönlich einreichen. Diesen ist weiterhin die Klageerhebung auf dem Postweg möglich. 

Anders wiederum beim BFH, da sich der Kläger dort immer eines professionellen Einreichers bedienen muss.

BFH, Urteil v. 7.5.2026, VI R 20/24 ; veröffentlicht am 25.6.2026