§ 21 Rechte und Pflichten der Vertragsparteien (A–Z) / a) Ersatz von Auslagen

Rz. 316

Der Arbeitgeber ist dem Arbeitnehmer zum Ersatz von Aufwendungen verpflichtet, soweit dies arbeitsvertraglich oder für das Arbeitsverhältnis bindend tarifvertraglich festgelegt ist.

Rz. 317

Darüber hinaus ist der Arbeitgeber ganz allgemein gem. § 670 BGB (analog) zum Ersatz von Aufwendungen verpflichtet, d.h. zum Ersatz von zweckbestimmten Vermögensopfern, die freiwillig erbracht werden, zu deren Abgeltung die Arbeitsvergütung aber nicht bestimmt ist (BAG v. 14.6.2016 – 9 AZR 181/15, juris; BAG v. 14.2.1996 – 5 AZR 978/94, NZA 1996, 883 = DB 1996, 1288). Nicht erforderlich ist, dass die Aufwendungen objektiv notwendig sind. Ausreichend ist vielmehr, dass sie ein verständiger Arbeitnehmer subjektiv für notwendig halten durfte (BAG v. 1.2.1963 – 5 AZR 74/62, DB 1963, 698 = NJW 1963, 1221).

Rz. 318

Der Aufwendungsersatzanspruch ist kein Lohnanspruch (BAG v. 13.3.2013 – 5 AZR 294/12, juris). Damit sind die allgemeinen Vorschriften der Lohnsicherung (Lohnpfändung, Insolvenz etc.) nicht anwendbar, sondern der gesetzlich dafür bestimmte § 850a Nr. 3 ZPO. Die zur Abgeltung der Auslagen gewährten Beträge unterliegen grds. nicht der Lohnsteuer und der Sozialversicherungspflicht. Gem. § 4 Abs. 1a EFZG zählt der Aufwendungsersatzanspruch im Krankheitsfall nicht zum fortzuzahlenden Arbeitsentgelt.

Rz. 319

Zu den erstattungsfähigen Auslagen gehören vor allem:

▪	Reisespesen (s. dazu auch § 17 Rdn 596 ff.),
▪	Dienstfahrten. Sofern der Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw benutzt, besteht bei keinen besonderen Absprachen zwischen den Vertragsparteien kein Anspruch auf Erstattung der Kilometerpauschale, sondern lediglich ein Anspruch auf Erstattung der Benzinkosten (Küttner/Griese, Personalbuch, Aufwendungsersatz Rn 3); bei einem Dienstwagen, der auch zur privaten Nutzung überlassen worden ist, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Tankkosten zu erstatten, jedenfalls wenn der Arbeitnehmer die Tankbelege im Original vorlegt (LAG Köln v. 7.8.2020 – 4 Sa 122/20, juris),
▪	Fahrtkosten für Lehrgangsbesuch (BAG v. 21.1.1993 – 6 AZR 194/92, NZA 1994, 136 = DB 1994, 1476),
▪	Kostenübernahme für die Anschaffung von notwendigen Arbeitsmitteln (BAG, 12.3.2013 – 9 AZR 455/11, juris – Erwerb eines zur sachgerechten Durchführung des Unterrichts erforderlichen Schulbuchs durch einen Lehrer), da die Bereitstellung essenzieller Arbeitsmittel eigentlich Aufgabe des Arbeitgebers ist (BAG v. 10.11.2021 – 5 AZR 334/21 (Anspruch eines Fahrradkuriers gegenüber seinem Arbeitgeber auf Bereitstellung eines geeigneten Fahrrads und Mobilfunkgeräts).
▪	Kosten für die Reparatur des Arbeitsmaterials (BAG v. 13.2.1992 – 6 AZR 622/89, NZA 1992, 746),
▪	Umzugskosten sind ohne besondere Vereinbarung zwischen den Parteien nur dann zu ersetzen, wenn der Arbeitnehmer dem Wunsch des Arbeitgebers auf einen Wohnortwechsel nachkommt oder der Arbeitnehmer auf Wunsch des Arbeitgebers eine Werkdienstwohnung bezieht (Schaub/Koch, ArbRHB, § 82 Rn 8),
▪	Ersatzanspruch für die Inanspruchnahme eines häuslichen Arbeitszimmers, da der Verzicht auf die eigene Nutzung der Räumlichkeiten ein Vermögensopfer darstellt (BAG v. 14.10.2003 – 9 AZR 657/02, NZA 2004, 604 = NJW 2004, 2036). Insb. im Bereich häuslicher Telearbeit dürften überdies für Kommunikationsmittel aufgewendete Kosten (Telefon, Telefax, PC) erstattungsfähig sein. Dagegen kann ein Lehrer keinen Aufwendungsersatz für ein häusliches Arbeitszimmer verlangen, da der Lehrer die Vor- und Nachbereitung des Unterrichts auch in den Räumlichkeiten der Schule durchführen kann (BAG v. 12.4.2011 – 9 AZR 14/10, juris).
▪	Ersatz der Vorstellungskosten (Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, BAG v. 29.6.1988 – 5 AZR 433/87, NZA 1989, 468 = EzA § 670 BGB Nr. 21).

Rz. 320

Im Hinblick auf die Erstattung von Fortbildungskosten hat das BAG entschieden, dass ein Aufwendungsersatzanspruch des Arbeitnehmers nach § 670 BGB insb. dann in Betracht kommt, wenn der Arbeitnehmer laut Arbeitsvertrag zur Fortbildung verpflichtet ist und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer schon in der Vergangenheit für den Besuch gleicher bzw. ähnlicher Fortbildungsveranstaltungen Kostenersatz geleistet hat (BAG v. 18.9.1991 – 5 AZR 161/91, juris).

Rz. 321

Nicht erstattungspflichtig dagegen sind die persönlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers, die durch das Arbeitsentgelt abgegolten sind (ErfK/Preis, § 611a BGB Rn 562). Hierzu gehören i.d.R. die Kosten der Verpflegung sowie Fahrtkosten zwischen Privatwohnung und Arbeitsstätte (BAG v. 19.1.1977 – 4 AZR 595/75, EzA § 42 BAT Nr. 4). Nach h.M. steht allerdings dem Leiharbeitnehmer ein Anspruch auf Ersatz der aus dem Einsatz bei verschiedenen Entleihern entstehenden Fahrtkosten zu, soweit diese die dem Arbeitnehmer für eine Anfahrt zum eigenen Vertragsarbeitgeber übersteigen (LAG Hamm v. 30.1.2016 – 5 Sa 1437/15, juris; LAG Niedersachsen v. 20.12.2013 – 6 Sa 392/13, juris; LAG Düsseldorf v. 30.7.2009 – 15 Sa 268/09, juris; LAG Köln v. 24.10.2006 – 13 Sa 881/06, juris; a.A. LAG Rheinland-Pfalz v. 8.9.2009 – 1 Sa 33...