Digitalisierung, Kriege, hohe Energiepreise – Unternehmen geraten zunehmend unter Druck und müssen sich an ein volatiles Umfeld anpassen. Workforce Transformation hilft ihnen, sich effektiver und anpassungsfähiger zu machen. Eine Studie zeigt nun, dass sich dieser Ansatz in Unternehmen etabliert und HR entscheidend daran beteiligt ist.
Laut der Studie "Workforce Transformation in der Unternehmenspraxis 2023" der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) und des HR-Beratungsunternehmens Human sind Workforce-Transformation-Projekte fest in der Unternehmenspraxis etabliert: Knapp die Hälfte (48 Prozent) der über 400 befragten HR-Fachleute hat bereits ein solches Projekt begleitet. Mit Projektbudgets von durchschnittlich zwei bis vier Millionen Euro und einer Dauer von ein bis zwei Jahren heben die Studienautoren die hohe Relevanz der Projekte hervor.
Kostendruck als Auslöser für Workforce-Transformation-Projekte
Auslöser für Workforce-Transformation-Projekte ist bei vier von zehn Befragten die Kostensituation bzw. der Kostendruck, drei von zehn gaben die Digitalisierung und Automatisierung an. Zwei von zehn Befragten (18 Prozent) sehen laut der Studie einen Hauptgrund für den Start der Projekte darin, dass die Geschäftsmodelle sich nachhaltig verändern.
Als wichtigste Maßnahmen in der Workforce Transformation nannten die Befragten Skill- und Workforce Planning, also die Kompetenzplanung (61 Prozent) und strategische Personalplanung (52 Prozent). Danach folgen Re- und Upskilling (44 Prozent) sowie die Verstärkung der Mitarbeiterbindung (42 Prozent).
Workforce Transformation: Personalumbau als häufigstes Instrument
Wie die Unternehmen in den Projekten vorgehen und welche Workforce-Transformation-Instrumente sie am häufigsten verwenden, zeigt die Studie ebenfalls: Am häufigsten wurde ein Personalumbau vorgenommen, dazu gehören etwa Re- und Upskilling-Maßnahmen, neue Karrieremodelle oder flexible Arbeitsmodelle (72 Prozent). Auch konzentrierten sich Unternehmen darauf, Transparenz zu schaffen, beispielsweise indem Kompetenzen ermittelt, die Folgen von Technologie abgeschätzt oder strategische Personalplanung eingesetzt wurden (56 Prozent). Deutlich seltener stellten Unternehmen neues Personal ein (25 Prozent).
Unternehmen reagieren unterschiedlich je nach Situation
Die Studie zeigt aber, dass die Unternehmen je nach Situation und Auslöser für das Projekt sehr unterschiedlich vorgehen. Wuchs ein Unternehmen, wurde häufig durchaus neues Personal eingestellt sowie der Personalumbau vorangetrieben (jeweils 71 Prozent). Wurden als Auslöser für die Workforce-Transformation-Projekte die Digitalisierung und veränderte Geschäftsmodelle genannt, reagierten die Unternehmen ebenfalls vor allem mit Personalumbau (88 und 84 Prozent) und damit, Transparenz zu schaffen (78 und 56 Prozent). Sollte ein Unternehmen restrukturiert werden, wurde Personal vor allem abgebaut (68 Prozent).
Workforce Transformation: Jedes zweite Projekt von HR geleitet
Bei der Frage, wer an Workforce-Transformation-Projekten prinzipiell teilnimmt, zeigt sich die wichtige Rolle von HR: Neun von zehn befragten Personen gaben an, dass die HR-Leitung eingebunden war (92 Prozent). HR-Aufgaben waren dabei überwiegend die Projektkoordination und -leitung (Kommunikation, Stakeholder Management und Projektsteuerung) sowie die konzeptionelle Ausgestaltung. Auch der Vorstand oder die Geschäftsführung war bei einem Großteil der Projekte involviert (85 Prozent). Mitarbeitende aus dem HR-Bereich arbeiteten immerhin in mehr als sechs von zehn Fällen am Projekt mit (64 Prozent) und in knapp der Hälfte der Projekte wurde externe Beratung hinzugezogen (49 Prozent).
Angeführt wurden die Projekte meist vom HR-Management, das laut Studie bei jedem zweiten Projekt die Leitung übernahm. Seltener leiteten der Vorstand oder die Geschäftsführung (16 Prozent), HR-Mitarbeitende (10 Prozent) oder externe Beratungen (9 Prozent) die Projekte.
Komplexität und fehlende Akzeptanz als größte Herausforderungen
Zu den größten Herausforderungen bei Workforce-Transformation-Projekten gehört nach Aussage der Befragten die Komplexität (83 Prozent), drei Viertel nannten die fehlende Akzeptanz in der Belegschaft (76 Prozent). Das Budget war für weniger als die Hälfte herausfordernd (48 Prozent).
Entscheidend für den Erfolg des jeweiligen Workforce-Transformation-Projekts war laut den Befragten vor allem das klare Commitment des Top-Managements (86 Prozent), gefolgt von der zielgruppengerechten Kommunikation (85 Prozent). Dass das Projekt konsequent gesteuert wurde, fanden 77 Prozent der Befragten wichtig.
Kai Helfritz, Studienleiter der DGFP, betont, wie wichtig Workforce Transformation in strategischer Hinsicht ist: "Unsere Studie zeigt, dass Unternehmen, die diesen Wandel gestalten, nicht nur ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern, sondern auch die Zukunft mitgestalten. Die Workforce Transformation ist nicht nur eine Antwort auf Herausforderungen, sondern bietet vielmehr zahlreiche Möglichkeiten für die Gestaltung nachhaltigen Unternehmenserfolgs."
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