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Bewerbung

Situation/Anwendungsfall Was ist zu beachten? Weiterführende und vertiefende Inhalte
Information über Datenverarbeitung

Der Bewerber muss transparent über die Datenverarbeitung und die damit verfolgten Zwecke informiert werden.[1] Dies ermöglicht ihm, seine Datenschutz-Rechte[2] wahrzunehmen.

Praxis-Tipp: Die Informationen können dem Bewerber z.B. mit der Eingangsbestätigung der Bewerbung oder im Falle einer Online-Bewerbung in den Datenschutzhinweisen zur Verfügung gestellt werden.
Weitergehende Fragen an den Bewerber; Eignungstests

Sollen weitergehende personenbezogene Daten gespeichert werden, die sich nicht bereits aus den Bewerbungsunterlagen ergeben, dürfen diese nur verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses erforderlich ist.[3]

Praxis-Tipp: Achten Sie hier auch in besonderem Maße auf das AGG.
Background Checks/ Pre-Employment-Screenings

Recherchen im Internet bzw. in Social-Media-Accounts: Erhebt der Arbeitgeber Informationen über den Bewerber nicht bei diesem selbst, muss er seinen dahingehenden Informationspflichten aus Art. 14 DSGVO nachkommen. Etwas anderes gilt nur für soziale Netzwerke, die extra der beruflichen Vernetzung und Selbstdarstellung dienen.

Das Einholen einer Referenz beim früheren Arbeitgeber stellt einen Datenschutzverstoß dar. Der ehemalige Arbeitgeber würde dabei zudem regelmäßig gegen seine dem Arbeitsvertrag nachwirkende Treuepflicht verstoßen. Die Erhebung ist nur zulässig, wenn der Bewerber seine ausdrückliche Zustimmung erteilt.
Umgang mit Daten aus dem Bewerbungsprozess

Die Löschung der Daten aus dem Bewerbungsprozess hat zu erfolgen, wenn:

  • sie zur Verfolgung des Zwecks, zu dem sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind oder
  • die dazu erteilte Einwilligung widerrufen wird.[4]

Sollen die Daten des Bewerbers länger gespeichert werden, um sie z.B. für künftige Stellen heranziehen zu können (Talentpool), bedarf es einer Einwilligungserklärung.[5]

Besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung oder Aufbewahrung der Daten, so geht diese gesetzliche Verpflichtung – solange sie besteht – dem Interesse des Betroffenen an der Löschung vor.

Praxistipp: Die Daten eines abgelehnten Bewerbers sollten grds. 6 Monate lang aufbewahrt werden. Denn dieser hat 6 Monate Zeit[6], einen Anspruch wegen einer Diskriminierung nach dem AGG geltend zu machen. Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass keine Diskriminierung stattgefunden hat, wozu er die Daten des Bewerbers benötigen wird.

Während des Arbeitsverhältnisses

Situation/Anwendungsfall Was ist zu beachten? Weiterführende und vertiefende Inhalte
Information über Datenverarbeitung Auch während des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitnehmer transparent über die Datenverarbeitung und die damit verfolgten Zwecke zu informieren.[7]
Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Einwilligung

Personenbezogene Daten, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, kann der Arbeitgeber verarbeiten, ohne dass er eine Einwilligung des Arbeitnehmers einholen muss.[8]

Praxistipp: Kann die zugrundeliegende Aufgabe ohne die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht, nicht vollständig oder nur unter unverhältnismäßig großen Schwierigkeiten erfolgen? Dann ist sie erforderlich.
Verarbeitung personenbezogener Daten mit Einwilligung

Greift keine spezifische Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Beschäftigten, kann die Verarbeitung auf eine freiwillige[9] Einwilligung des Beschäftigten gestützt werden.[10]

Praxis-Tipp: Die Einwilligung sollte in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen. So kann der Arbeitgeber im...

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