Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten von Arbeitnehmern nur verarbeitet werden, sofern dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.[1] Der Arbeitgeber hat demnach keine Einwilligung der Beschäftigten einzuholen, um die Daten der Beschäftigten zu verarbeiten, sofern und soweit die Daten eben für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist dann erforderlich, wenn die jeweils zugrundeliegende Aufgabe ohne das konkrete Datum nicht oder nicht vollständig erfüllt werden kann. Eine Erforderlichkeit ist auch dann zu bejahen, wenn die Aufgabe andernfalls nur unter unverhältnismäßig großen Schwierigkeiten, mit unvertretbar höherem Aufwand oder gar verspätet erfüllt werden kann. Erforderlich sind vor allem die Stammdaten der Beschäftigten sowie Angaben zu Ausbildung und beruflicher Qualifikation. Es scheiden somit Verarbeitungsvorgänge aus, die nicht dem Zweck der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses dienen, sondern z. B. Marketingzwecken des Unternehmens. Nicht erforderlich – und sollten damit nicht erfasst werden – sind auch Daten aus der Privatsphäre des Beschäftigten (wie. z. B. Hobbys, persönliche Interessen oder kulinarische Vorlieben).

 
Praxis-Beispiel

Beschäftigtendaten in der betrieblichen Altersvorsorge

Wünschen Mitarbeiter an einer Regelung für die betriebliche Altersvorsorge teilzunehmen (z. B. im Rahmen einer Entgeltumwandlung), ist oftmals die Übermittlung von Daten an die Versicherung, den Makler und andere Beteiligte notwendig. Diese Übermittlung wird oft durch das Unternehmen vorgenommen. Im Gesetz, insbesondere in § 26 BDSG, findet sich hierfür keine Legitimation, da die Teilnahme an der betrieblichen Altersvorsorge für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht erforderlich ist. Eine gesetzliche Grundlage hierzu gibt es also nicht. Um die Datenübermittlung zu legitimieren, muss das Unternehmen deshalb in der Regel eine Einwilligung des Beschäftigten einholen. Die Einwilligungserklärung muss dem Beschäftigten transparent aufzeigen, wie und durch wen seine Daten verarbeitet werden. Nur mit diesem Wissen kann der Beschäftigte eine Entscheidung treffen, ob er der Datenweitergabe an die Versicherung oder an den Makler zustimmt. Sofern der Beschäftigte keine Einwilligung zur Datenweitergabe erteilen möchte, darf das Unternehmen die Daten nicht weitergeben.

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