Datenschutz bei Bewerbungen / 2 Online-Bewerbungen – Einwilligung und Aufklärung

Immer häufiger werden Bewerber aufgefordert, ihre kompletten Daten der Bewerbung in Online-Tools einzugeben. Um dies datenschutzgerecht zu gestalten, bedarf es einer umfassenden Aufklärung des Bewerbers nach Art. 13 DSGVO. Demnach ist der Bewerber über folgende Punkte aufzuklären:

  1. Name des Verantwortlichen samt Kontaktdaten sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten,
  2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung,
  3. insbesondere über die Weitergabe an Dritte (hierzu zählen auch Mutter- oder Tochtergesellschaften),
  4. die geplante Dauer der Speicherung der Daten,
  5. das Bestehen des Rechts auf Auskunft sowie auf Berichtigung oder Löschung und Datenübertragbarkeit,
  6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde,
  7. das Bestehen einer automatischen Entscheidungsfindung.

Bevor also Bewerber aufgefordert werden, ihre Daten einzugeben, sollten sie im Rahmen einer elektronischen Einwilligung (Opt-in) über die oben genannten Punkte aufgeklärt werden. Folgendes ist dabei zu beachten:

  1. Die geplante Datennutzung sollte Auskunft darüber geben, ob die Daten z. B. nur für die ausgeschriebene oder auch andere Stellen genutzt werden und ob sie intern für weitere Auswertungen wie z. B. einer Bewertung durch betriebsinterne Psychologen unterzogen werden sollen.
  2. Werden die Daten nicht durch das Unternehmen selbst, sondern durch einen Dienstleister erhoben, sollte im Rahmen der Einwilligung hierauf hingewiesen werden, dass die Daten durch diesen Dienstleister erhoben werden.
  3. Sollen die Daten in einer Unternehmensgruppe bzw. einem Konzern genutzt werden, so ist der Bewerber hierüber ebenfalls aufzuklären und er muss hierin einwilligen.
  4. Falls der Entscheidungsablauf eine sogenannte "automatisierte Einzelentscheidung" beinhaltet, bei der es sein kann, dass die Bewerbung nur aufgrund bestimmter Kriterien automatisch durch einen Sortiervorgang abgelehnt wird, so ist der Bewerber über diese Möglichkeit aufzuklären. Sollte eine solche automatisierte Einzelentscheidung getroffen werden, so sind dem Bewerber nachträglich die Möglichkeit zur Stellungnahme einzuräumen und ihm auf Nachfrage die Gründe zu erläutern.
  5. Die Daten sollten grundsätzlich bis zu 6 Monate nach einer Ablehnung aufgehoben werden.[1] Hierüber ist der Bewerber zu informieren, einer Einwilligung bedarf es nicht. Sollen die Daten jedoch länger aufgehoben werden, z. B. um sie für sich künftig ergebende Stellen zu speichern, so ist der Bewerber hierüber ebenfalls aufzuklären und auch über die geplante Dauer der Speicherung.

Muster für eine umfassende Einwilligungserklärung für ein konzernweites Bewerberportal:[2]

 

Erhebung und Verwendung persönlicher Daten im Bewerbungsverfahren

Dem Unternehmen ist es wichtig, einen höchstmöglichen Schutz Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten. Alle persönlichen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung bei uns erhoben und verarbeitet werden, sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe und Manipulation geschützt.

Ihre Daten werden für die Besetzung von Stellen in der gesamten Unternehmensgruppe (Auflistung der Unternehmen einfügen) erhoben. Mit der Eingabe Ihrer Daten erklären Sie sich mit der Nutzung Ihrer Daten in allen konzernrechtlich dem Unternehmen verbundenen Unternehmen einverstanden.

Darüber hinaus willigen Sie in die Auswertung Ihrer Daten durch einen Dienstleister ein, der uns bei der Bewertung der Bewerbungen mithilfe von psychologischen Auswertungen unterstützt. Im Rahmen dieser Auswertung kann Ihre Bewerbung möglicherweise automatisch aufgrund bestimmter Kriterien abgelehnt werden. Sollte dies geschehen, setzen wir Sie hierüber in Kenntnis und geben Ihnen Gelegenheit zur Stellungnahme.

Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angaben von Gründen widerrufen, indem Sie uns unter (Kontaktdaten einfügen) über Ihren Widerruf informieren. Im Falle eines Widerrufes werden wir Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich löschen.
[1] Vgl. zu den Gründen hierzu Abschnitt 4.
[2] S. Arbeitshilfe "Bewerberportal, Einwilligung in Datenerhebung", HI3724243.

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