Personenbezogene Daten dürfen im Beschäftigtenverhältnis verarbeitet werden:
- aufgrund Gesetzes, v.a. § 26 BDSG, oder
- einer Kollektivvereinbarung (Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung) oder
- mit Einwilligung des Betroffenen.
Umfasst ist jede Form von Daten, also die inzwischen üblichen digital gehaltenen Daten wie auch die Personalakte in Papierform (§ 26 Abs. 7 BDSG).
Stets zweckgebundene Datenverarbeitung im Beschäftigtenverhältnis
Nach § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG darf die Datenverarbeitung ausschließlich dem Zweck des Beschäftigungsverhältnisses dienen, also
- dessen Begründung,
- der Durchführung oder
- der Beendigung.
Das datenschutzrechtliche Beschäftigtenverhältnis überschreitet in beide Richtungen die zeitlichen Grenzen des reinen Vertragsverhältnisses. Schon bei Anbahnung im Bewerbungsprozess bis eine Zeitlang nach Ausscheiden des Mitarbeiters (z.B. bei gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) muss der Arbeitgeber den Datenschutz ganz genau auf dem Radar haben.
Entleiher von Zeitarbeitskräften müssen extrem aufmerksam sein, wenn es darum geht, welche Daten sie wie lange speichern. Sie müssen sich ggf. – wenn gesetzliche Vorschriften eine Datenvorhaltung nicht mehr erfordern bzw. erlauben – eine Einwilligung von den Arbeitskräften geben lassen, wenn sie sie z.B. später noch einmal anfordern möchten.
In Kündigungsschutzprozessen ploppt das Thema Datenschutz vermehrt an unterschiedlicher Stelle auf. Ermittlungen im Vorfeld von verhaltensbedingten Kündigungen bilden inzwischen häufig einen datenschutzrechtlichen Angriffspunkt und können den Ausgang eines Prozesses entscheiden. Aber nicht nur da, in einem baden-württembergischen Fall scheiterte z.B. eine krankheitsbedingte Kündigung, weil der Arbeitgeber, der das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) durchführen wollte, eine aus Datenschutzgesichtspunkten missverständliche Einladung formuliert hatte (LAG Baden-Württemberg, Urteil v. 20.10.2021, 4 Sa 70/20)
Einwilligung des Beschäftigten mit Blick auf den Beschäftigtendatenschutz nur ausnahmsweise zulässig
Der Datenschutzproblematik können Arbeitgeber nicht aus dem Weg gehen, indem sie sich quasi zur Sicherheit immer eine Einwilligung der Beschäftigten einholen. Voraussetzung der Einwilligung ist die Freiwilligkeit, die wegen des Über-/Unterordnungsverhältnisses per se angezweifelt wird. Von einer freiwilligen Einwilligung wird ausgegangen, wenn:
- der Beschäftigte einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorteil erhält (z.B. Zusatzleistungen wie Handys, Laptops oder die Privatnutzung von Dienstwagen) oder
- wenn Arbeitgeber und Angestellter gleichgelagerte Interessen verfolgen (§ 26 Abs. 2 S. 1, 2 BDSG).
Die Einwilligung kann der Mitarbeiter schriftlich oder elektronisch erteilen (§ 26 Abs. 2 S. 3 BDSG). Er muss vom Arbeitgeber in Textform aufgeklärt sein,
- zu welchem Zweck der Arbeitgeber die Daten verarbeiten will und
- dass der Beschäftigte die Einwilligung jederzeit widerrufen kann und welche Folgen das hat (§ 26 Abs. Abs. 2 S. 4 BDSG, Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Beschäftigtendatenschutz und Ermittlungen bei Verdacht von Straftaten
Mit der Zielrichtung Straftaten im Beschäftigungsverhältnis aufzudecken, dürfen Daten erst dann verarbeitet werden, wenn
- es tatsächliche Verdachtsmomente in Bezug auf den Mitarbeiter gibt,
- die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und
- die Datenverarbeitung unter Berücksichtigung der schutzwürdigen Interessen des Beschäftigten verhältnismäßig ist (§ 26 Abs. 1 S. 2 BDSG).
Der Arbeitgeber sollte daher vor Ausspruch einer verhaltensbedingten Tat- oder Verdachtskündigung besonders vorsichtig vorgehen und mit Augenmerk auf den Datenschutz seine Ermittlungen führen. Ansonsten könnte im anschließenden Kündigungsschutzprozess die Verwertbarkeit der Ermittlungsergebnisse, z.B. aus E-Mails, Videoaufzeichnungen, Ortungsdaten oder einer Detektei in Frage gestellt werden.