Datenschutz, Information von Arbeitnehmern zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis

Kurzbeschreibung

Muster zur Information von Arbeitnehmern über die Datenerhebung und -verarbeitung im Arbeitsverhältnis auf der Grundlage von Art. 13 DSGVO

Vorbemerkung

Ab dem 25.5.2018 entfaltet die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) unmittelbare Wirkung in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union. Wichtigster Grundsatz der DSGVO ist, dass personenbezogene Daten auf rechtmäßige Weise verarbeitet werden müssen.

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Im Arbeitsverhältnis wird in der Regel die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO hervorgehen, weil die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.

Ist keine der in Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b)–f) DSGVO genannten Bedingungen erfüllt, so ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten in der Regel nur dann datenschutzrechtlich zulässig, wenn von allen von der Verarbeitung Betroffenen eine entsprechende Einwilligung eingeholt wird.

Information der Arbeitnehmer

Werden personenbezogene Daten erhoben, muss der Verantwortliche die betroffene Person gemäß Art. 13 DSGVO über die Erhebung der Daten informieren. Die Informationspflichten sind nach dem Wortlaut "bei Erhebung" personenbezogener Daten vorzunehmen. Da dies in der Praxis jedoch kaum durchsetzbar sein wird, erscheint es vertretbar, dem Betroffenen die Informationen nachgelagert zukommen zu lassen. Dies muss jedoch in engem zeitlichen Zusammenhang mit der Datenerhebung stehen.

Art. 13 DSGVO sieht keine Formerfordernisse vor. Dennoch müssen die allgemeinen Vorgaben aus Art. 12 DSGVO berücksichtigt werden, wonach die Informationen "in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln" sind. Eine mündliche Erteilung ist nur dann möglich, wenn dies vom Betroffenen verlangt wird.

Informationen zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DSGVO zum Arbeitsvertrag

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

Im Rahmen des mit Ihnen begründeten Arbeitsverhältnisses ist es aus verwaltungstechnischen sowie rechtlichen Gründen unerlässlich, auf Sie als Person bezogene Daten zu erheben, zu speichern und zu verarbeiten. Nachstehend informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO:

1) Kontaktdaten des Verantwortlichen

(Art. 13 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)

Firma ....................

vertreten durch ....................

2) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

(Art. 13 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

....................

3) Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

(Art. 13 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)

3.1) Zweck der Datenverarbeitung

Abschluss, Durchführung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherung, alle mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung stehenden Meldungen und Bescheinigungen.

3.2) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO und begründet sich aus der Rechtsbeziehung, die sich bei Zustandekommen des Arbeitsverhältnisses aus dem Arbeitsvertrag als solchem ergibt. Darüber hinaus ergeben sich Rechtsgrundlagen aus einer Reihe von gesetzlichen Vorschriften, wie beispielsweise Arbeitszeit-, Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften, die eine Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig machen und begründen.

4) Empfänger oder Kategorien von Empfängern

(Art. 13 Abs. 1 Buchst. e DSGVO)

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig, wie beispielsweise zur Meldung Ihrer personenbezogenen Daten an Sozialversicherungsträger, darüber hinaus zur verwaltungstechnischen Umsetzung des Arbeitsverhältnisses einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, wobei hier eine Weitergabe an Auftragsdatenverarbeiter (z. B. Rechenzentrum) bzw. Dienstleister für die Lohnabrechnung sowie zur besonderen Verschwiegenheit verpflichtete Personen wie beispielsweise Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte erfolgen kann.

5) Dauer der Speicherung

(Art. 13 Abs. 2 Buchst. a DSGVO)

Die Speicherung Ihrer Daten findet für die Dauer des Arbeitsverhältnisses statt, darüber hinaus so lange bis feststeht, dass keine Rechtsfolgen mehr entstehen können, die einen Nachweis zu Darlegungs- und Beweisgründen für uns erforderlich machen.

Durch Rechtsanhängigkeit und/oder Verjährungsfristen kann sich der Zeitraum auch über Jahre hinweg erstrecken.

Darüber hinaus ergeben sich bei den Daten, die im Zusammenhang mit Arbeitsverhältnissen erhoben werden, aus einer Reihe von gesetzlichen Vorschriften langjährige Aufbewahrungsfristen.

6) Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerruf und Datenübertragbarkeit

(Art. 13 Abs. 2 Buchst. b und c DSGVO)

Ihnen steht das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrec...