Datenschutz in der Personalarbeit, Schnelleinstieg

Kurzbeschreibung

Dieser Schnelleinstieg gibt einen Überblick über die wichtigsten datenschutzrechtlichen Vorgaben, die in der Personalarbeit von der Bewerbung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu beachten sind.

Vorbemerkung:

Datenschutzrechtliche Vorgaben werden in der Personalarbeit in vielen Situationen relevant. Beim Umgang mit personenbezogenen Daten sind insbesondere die Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des konkretisierenden Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu beachten. Arbeitgeber haben stets für den Einzelfall zu prüfen, ob das Grundrecht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung ausnahmsweise gegenüber dem eigenen Informationsinteresse zurücktritt. Als Leitsatz gilt: Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist im Arbeitsverhältnis nur dann zulässig, wenn sie mit Bezug auf das Arbeitsverhältnis erforderlich ist oder wenn der Betroffene in die Verarbeitung eingewilligt hat (Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG). Neben der Prüfung, ob dies der Fall ist, obliegen dem Arbeitgeber insbesondere Informations- und Dokumentationspflichten.

Datenschutz in der Personalarbeit – Von der Bewerbung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

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Bewerbung

Situation/Anwendungsfall	Was ist zu beachten?	Weiterführende und vertiefende Inhalte
Information über Datenverarbeitung	Der Bewerber muss transparent über die Datenverarbeitung und die damit verfolgten Zwecke informiert werden.[1] Dies ermöglicht ihm, seine Datenschutz-Rechte[2] wahrzunehmen. Praxis-Tipp: Die Informationen können dem Bewerber z.B. mit der Eingangsbestätigung der Bewerbung oder im Falle einer Online-Bewerbung in den Datenschutzhinweisen zur Verfügung gestellt werden.	Fragerechte – Datenerhebung direkt beim Bewerber, Online-Bewerbungen – Einwilligung und Aufklärung Mustertext: Datenschutz, Information von Bewerbern zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Bewerbung Mustertext: Datenschutz, Auskunftsrecht der betroffenen Person, Art. 15 DSGVO FAQ: Datenschutz im Arbeitsverhältnis
Weitergehende Fragen an den Bewerber; Eignungstests	Sollen weitergehende personenbezogene Daten gespeichert werden, die sich nicht bereits aus den Bewerbungsunterlagen ergeben, dürfen diese nur verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses erforderlich ist.[3] Praxis-Tipp: Achten Sie hier auch in besonderem Maße auf das AGG.	Fragerechte – Datenerhebung direkt beim Bewerber, Eignungstests Bewerbungsverfahren: Fragerecht des Arbeitgebers und Pflichten beider Seiten Übersicht: Bewerbungsgespräch, Fragerecht im Einzelfall
Background Checks/ Pre-Employment-Screenings	Recherchen im Internet bzw. in Social-Media-Accounts: Erhebt der Arbeitgeber Informationen über den Bewerber nicht bei diesem selbst, muss er seinen dahingehenden Informationspflichten aus Art. 14 DSGVO nachkommen. Etwas anderes gilt nur für soziale Netzwerke, die extra der beruflichen Vernetzung und Selbstdarstellung dienen. Das Einholen einer Referenz beim früheren Arbeitgeber stellt einen Datenschutzverstoß dar. Der ehemalige Arbeitgeber würde dabei zudem regelmäßig gegen seine dem Arbeitsvertrag nachwirkende Treuepflicht verstoßen. Die Erhebung ist nur zulässig, wenn der Bewerber seine ausdrückliche Zustimmung erteilt.	Datenschutz bei Bewerbungen Compliance im Personalwesen: Wichtiger Erfolgsfaktor mit eigenen Risiken Beschäftigtendatenschutz bei Social Media und E-Mail-Nutzung Mustertext: Datenschutz, Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten, die nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, Art. 14 DSGVO
Umgang mit Daten aus dem Bewerbungsprozess	Die Löschung der Daten aus dem Bewerbungsprozess hat zu erfolgen, wenn: sie zur Verfolgung des Zwecks, zu dem sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind oder die dazu erteilte Einwilligung widerrufen wird.[4] Sollen die Daten des Bewerbers länger gespeichert werden, um sie z.B. für künftige Stellen heranziehen zu können (Talentpool), bedarf es einer Einwilligungserklärung.[5] Besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung oder Aufbewahrung der Daten, so geht diese gesetzliche Verpflichtung – solange sie besteht – dem Interesse des Betroffenen an der Löschung vor. Praxistipp: Die Daten eines abgelehnten Bewerbers sollten grds. 6 Monate lang aufbewahrt werden. Denn dieser hat 6 Monate Zeit[6], einen Anspruch wegen einer Diskriminierung nach dem AGG geltend zu machen. Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass keine Diskriminierung stattgefunden hat, wozu er die Daten des Bewerbers benötigen wird.	Datenschutz bei Bewerbungen Mustertext: Bewerberportal, Einwilligung in die Datenerhebung

Während des Arbeitsverhältnisses

Situation/Anwendungsfall	Was ist zu beachten?	Weiterführende und vertiefende Inhalte
Information über Datenverarbeitung	Auch während des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitnehmer transparent über die Datenverarbeitung und die damit verfolgten Zwecke zu informieren.[7]	Mustertext: Datenschutz, Information von Arbeitnehmern zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis Mustertext:...