Auch als langjähriger Interim-Manager stößt Robert Knemeyer auf grobe Fehler in der Praxis der Entgeltabrechnung, die ihn mehr als verblüffen. Heute schildert er drei Fälle in seiner Kolumne und Wirtschaftspsychologe Uwe P. Kanning erläutert, warum Menschen sich so verhalten.

Immer wieder kommt es auch in größeren Unternehmen vor, dass bei einem Audit gravierende Fehler oder Versäumnisse auffliegen, die möglicherweise sogar jahrelang passierten. Meist stellt dies ein Prüfer vom Finanzamt oder von den Sozialversicherungsträgern fest, weil dort schwierige Fälle oder Ausnahmefälle aufgezeigt werden.

Bei den folgenden Beispielen sind Versäumnisse, die eigentlich zur normalen Tätigkeit gehören, aufgefallen - auch wenn diese Beispiele aus dem Bereich Entgelt stammen, können sich ähnliche Sachverhalte in jedem anderen Unternehmensbereich ebenso ereignen:

  • Bei einem Konzern aus Köln hatten die Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung fünf Jahren lang keinen Antrag auf die Erstattung nach dem Umlageverfahren 2 (Erstattung des Mutterschaftszuschusses) gestellt, obwohl dies seit 2011 extrem einfach elektronisch über das Abrechnungsprogramm vorgenommen werden kann. Der Schaden betrug etwa 182.000 Euro.
  • Bei einem Konzern aus Rheinland-Pfalz wurde der Vorstand acht Jahre lang falsch abgerechnet, weil Beiträge für Umlageverfahren abgeführt wurden. 
  • Bei einem Konzern aus dem Nordosten Westfalens wurde drei Monate lang darauf verzichtet, die Lohnsteuermeldung abzugeben.

Diese Fehler ließen sich weder bestreiten noch ließen sich Rechtfertigungen suchen. Umso erstaunlicher war dann jedoch die jeweiligen Reaktion der verantwortlichen Mitarbeiter. Man würde wahrscheinlich erwarten, dass die Mitarbeiter den Fehler einsehen oder eingestehen, sich dafür entschuldigen und für die Zukunft Besserung versprechen würden. Aber stattdessen nahmen die Mitarbeiter diese Ergebnisse eher unberührt zur Kenntnis. Es war überhaupt nicht festzustellen, dass sie ein Unrechtsbewusstsein empfunden haben.

Kann dieses Verhalten wissenschaftlich erklärt werden?

Das Phänomen lässt sich aus Sicht der Psychologie gut über die Forschung zum Selbstwertmanagement erklären. Menschen haben in der Regel positive Selbstkonzepte und setzen verschiedene Strategien ein, um ihren positiven Selbstwert zu schützen. Eine berufliche Fehlleistung ist potentiell selbstwertbedrohlich und kann auf unterschiedliche Weise abgewehrt werden. 

Eine besonders einfache Möglichkeit besteht darin, dass wir die Verantwortung für den Fehler bei anderen Menschen oder in den Strukturen und Prozessen des Arbeitgebers suchen: „Ich wurde nicht ausreichend informiert.“, „Mein Arbeitgeber hat mich nicht hinreichend geschult.“, „Mein Arbeitgeber lässt mir nicht genügend Zeit, um sorgfältig zu arbeiten.“.

Ist es nicht möglich die Verantwortung vollständig auf andere abzuschieben, wählt man Erklärungen, die eine starke situative Komponente in sich tragen: „In dem Moment war ich unaufmerksam, das kann ja mal vorkommen.“. Eine momentane Unaufmerksamkeit ist weniger selbstwertbedrohlich als eine persönlichkeitsbezogene Erklärung, wie zum Beispiel „Ich bin nicht gewissenhaft.“. 

Tritt der Fehler häufig auf und lässt sich daher nicht mehr aus Ausrutscher kleinreden erfolgt ein selbstwertdienlicher Vergleich mit anderen Menschen: „Alle Kollegen machen Fehler.“ oder „Die Führungskräfte machen noch viel schlimmere Fehler“. 

Alternativ oder ergänzend wird die Fehleistung an den eigenen positiven Leistungen relativiert: „Seit Jahren arbeite ich fehlerfrei und jetzt regen die sich so auf.“ Dies und ähnliche Strategien tragen dazu bei, dass Menschen aus Fehlern oft nicht lernen und dabei auch noch gut fühlen.

Bedauerlicherweise kann man in solchen Fällen nicht so richtig eine spezifische Handlungsempfehlung ableiten. Im Grunde bleibt da nichts anderes übrig, als aus der Perspektive des Arbeitgebers die Verantwortung des Einzelnen für seine Arbeit explizit zu betonen.


Über die Kolumnisten:

Robert Knemeyer ist Interim-Manager und Personalberater. Er ist Inhaber der KPI Personalberatung.

Prof. Dr. phil. habil. Uwe P. Kanning ist Professor für Wirtschaftspsychologie an der Hochschule Osnabrück. In seiner Kolumne auf haufe.de/personal klärt er über Mythen in der HR-Welt auf.