Rn. 2105

Stand: EL 140 – ET: 12/2019

Aufzeichnen heißt, schriftlich festhalten, verbuchen; es gelten insoweit die allg Grundsätze bzgl der Aufzeichnungen. Das Ablegen von Belegen ist grundsätzlich kein Aufzeichnen (BFH BStBl II 1988, 613; BFH/NV 2004, 1402). Dies gilt auch dann, wenn die Belegsammlung geordnet ist (BFH BStBl II 1988, 611; BFH/NV 2004, 1402; BStBl II 2004, 1090). Die gesonderte und geordnete Erfassung der Belege, dh von anderen Belegen getrennte Ablage, genügt nur dann § 4 Abs 7 EStG, wenn zusätzlich die Summe der Aufwendungen periodisch und zeitnah auf einem besonderen Konto gebucht wird (BFH BStBl II 1988, 613; 1988, 535). Es reicht nicht aus, wenn die Aufwendungen erstmals nach Ablauf des Geschäftsjahres summenmäßig erfasst werden (BFH BStBl II 1988, 535).

Werden jedoch nur wenige Aufwendungen gesondert erfasst und die Summe dieser Aufwendungen direkt gesondert in der Einnahme-Überschussrechnung ausgewiesen, so ist uE ausnahmsweise eine daneben erstellte gesonderte Aufzeichnung der betreffenden Aufwendungen nicht zu fordern. Die Vorschrift des § 4 Abs 7 EStG dient nicht dem Selbstzweck, sondern soll dem FA eine schnelle Prüfung der Abgrenzung zu Privataufwendungen ermöglichen (ebenso FG Bln EFG 2003, 378).

 

Rn. 2106

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Getrennt von den sonstigen BA heißt zunächst nicht, außerhalb der Buchführung; vielmehr müssen die Aufzeichnungen iRd Buchführung verbucht werden (BFH BStBl II 1988, 611). Erfolgt die Buchführung im Wege des Bestandsvergleichs, bedeutet dies, dass gesonderte Konten für diese Aufwendungen angelegt werden müssen. Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs 3 EStG bedeutet die getrennte Erfassung eine gesonderte Erfassung iRd Ausgabenaufzeichnungen. Diese gesonderte Erfassung ist auch dann vorzunehmen, wenn nur wenige Geschäftsvorfälle zu verbuchen sind (BFH BStBl II 1988, 613; s auch FG BBg v 29.11.2011, 5 K 5045/07; FG BBg v 29.11.2011, 5 K 5244/09 zur Aufbewahrungspflicht für solche Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für den Gewinnermittler durch Überschussrechnung geltenden steuergesetzlichen Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind).

Es genügt nicht, wenn diese Aufwendungen auf einem Konto "Verschiedenes", "Sonstige Einzelkosten", "Pro Diverse" etc verbucht werden (FG Ha EFG 1980, 431). Dies gilt auch dann, wenn nur wenige Geschäftsvorfälle auf diesen Konten enthalten sind.

 

Rn. 2107

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Da es häufig schwierig ist, die einzelnen beschränkt abzugsfähigen Aufwendungen von den übrigen unbeschränkt abzugsfähigen Aufwendungen abzugrenzen, ist es buchtechnisch daher gestattet, beide Arten von Aufwendungen auf einem Konto oder einer Seite zu buchen/zu erfassen (BFH BStBl II 2000, 203; aA Rössler, DStZ 2000, 525). Auch dürfen die verschiedenen Arten von Aufwendungen iSv § 4 Abs 5 Nr 1–4, 6b7 EStG zusammen auf einem Konto oder einer Seite gebucht/erfasst werden (R 4.11 Abs 1 S 2 EStR 2012).

Werden getrennte Konten für die beschränkt und für die unbeschränkt abzugsfähigen Aufwendungen geführt, so ist es nicht zu beanstanden, wenn Fehlbuchungen berichtigt werden (BFH BStBl II 2000, 203; H 4.11 EStH 2018"Verstoß gegen die besondere Aufzeichnungspflicht"). Wichtig ist nur, dass keine sonstigen Aufwendungen auf diesem Konto verbucht werden (BFH BStBl II 1980, 745; FG D'dorf EFG 1985, 113; H 4.11 EStH 2018 "Besondere Aufzeichnung").

Allg ist die Korrektur von Buchungen stets erlaubt, wenn sie innerhalb des "zeitnahen" Zeitraums (s Rn 2109) erfolgen. Nach Ablauf dieses "zeitnahen" Zeitraums ist eine Korrektur einer Fehlbuchung auch dann unschädlich, wenn es sich um eine offenbare Unrichtigkeit iSv § 129 AO handelt (BFH BStBl II 2000, 203).

 

Rn. 2108

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Grds sind die Aufwendungen einzeln aufzuzeichnen. Dies bedeutet aber nicht, dass Sammelbuchungen nicht zulässig sind. Sie sind möglich, wenn die weiteren Einzelheiten aus den dazugehörigen Belegen mit genügender Deutlichkeit ersichtlich sind (BFH BStBl II 1968, 648). Bei Geschenken gleicher Art sieht auch R 4.11 Abs 2 EStR 2012 vor, dass diese durch Sammelbuchungen erfasst werden können.

 

Rn. 2109

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Die Verwaltung (H 4.11 EStH 2018 "Besondere Aufzeichnung") und Rspr (BFH BStBl II 1988, 535; BFH/NV 1989, 571; 2004, 1402) verlangen weiter, dass die Aufzeichnungen fortlaufend und damit zeitnah erfolgen. Der Hinweis des BFH BStBl II 1988, 535 auf § 146 Abs 1 AO ("zeitgerecht") bedeutet nicht, dass dieses Erfordernis nur für diejenigen gilt, bei denen § 146 AO anzuwenden ist. Auch in den Fällen der Einnahme-Überschussrechnung nach § 4 Abs 3 EStG erfordert der Zweck der Vorschrift, dass die Aufwendungen fortlaufend erfasst werden (BFH BStBl II 1968, 651).

Maßgeblich ist der Zeitabstand zwischen Geschäftsvorfall und Verbuchung (BFH BFH/NV 1989, 22). Eine Verbuchung, die erstmals nach Ablauf des Geschäftsjahres erfolgt, genügt nicht einer zeitnahen Aufzeichnung (BFH BFH/NV 1989, 22; FG Mchn v 06.05.2003, 6 K 3451/00).

Zeitnah bedeutet, dass die Aufz...

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