Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Aufbewahrung von Unterlagen

Rz. 1

Stand: EL 128 – ET: 11/2021

Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (§ 41 Abs 1 Satz 9 EStG; > Lohnkonto Rz 54). Etwas anderes gilt für Abrechnungsunterlagen, die ein Unternehmer mit seinen Geschäftsbüchern aufbewahren muss. Hier bestimmt sich die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs 3 AO (vgl auch AEAO zu § 147). Zum sachlichen Umfang der aufzubewahrenden Unterlagen vgl BFH 225, 302 = BStBl 2010 II, 452. Die Ablaufhemmung nach § 147 Abs 3 Satz 5 AO gilt auch für die Aufbewahrung von Lohnkonten. Die FinVerw hat von der in § 148 AO enthaltenen Ermächtigung zur Erleichterung der Aufbewahrung Gebrauch gemacht (BMF vom 25.10.1977, BStBl 1977 I, 487 – formal aufgehoben seit dem 01.01.2020, vgl BMF vom 18.03.2021, BStBl 2021 I, 390). Zur Verwertung der Unterlagen durch die FinVerw > Außenprüfung Rz 43 ff, zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form vgl BMF vom 28.11.2019, Rz 113 ff, BStBl 2019 I, 1269 sowie > Digitaler Datenzugriff.

Rz. 2

Stand: EL 128 – ET: 11/2021

Für Unterlagen aus dem Privatbereich (> Belege), die dem Nachweis von WK, SA, AgB usw dienen, besteht nach ihrer Rückgabe durch das FA auch bei einer Steuerfestsetzung unter dem > Vorbehalt der Nachprüfung grundsätzlich keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, da § 147 AO nur für den betrieblichen Bereich gilt. Etwas anderes gilt aber bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit und den übrigen Überschusseinkünften, wenn deren Summe ohne Berücksichtigung etwaiger > Verluste mehr als 500 000 EUR beträgt; dann sind die den > Einnahmen und > Werbungskosten zugrunde liegenden Belege (und Aufzeichnungen) 6 Jahre aufzubewahren. Zu Einzelheiten vgl § 147a AO. Außerdem müssen Privatpersonen Unterlagen über Arbeiten an einem Grundstück, zB an einem > Arbeitszimmer, zwei Jahre aufbewahren (vgl § 14b Abs 1 iVm § 14 Abs 2 Satz 1 Nr 1 UStG).