Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Digitaler Datenzugriff

Rz. 1

Stand: EL 112 – ET: 05/2017

Sind betriebliche Unterlagen mit Hilfe der EDV erstellt worden, hat die FinBeh im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Sie kann verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Um eine missbräuchliche Verwendung der Daten zu vermeiden, dürfen sie nach Abschluss der Prüfung bis zur Rechtskraft der Bescheide nur in den Geschäftsräumen des Stpfl oder im FA, nicht aber auf dem Laptop des Prüfers gespeichert werden (BFH 250, 1 = BFH/NV 2015, 1455). Die Kosten trägt der Stpfl (vgl § 147 Abs 6 AO). Ergänzend > Außenprüfung Rz 48 ff. Diese Regelung ist verfassungsgemäß, wenn das FA sie unter Beachtung der für die Ausübung von > Ermessen geltenden Grenzen (vgl BMF vom 14.11.2014, BStBl 2014 I, 1450) anwendet (vgl Kühn/von Wedelstädt zu § 147 AO Rz 21 ff; T/K zu § 147 AO Rz 69 ff und EFG 2015, 262).

Rz. 2

Stand: EL 112 – ET: 05/2017

Im Rahmen einer >  Lohnsteuer-Nachschau darf nur mit seiner Zustimmung auf elektronische Daten des ArbG zugegriffen werden. Ohne Datenzugriff kann die FinVerw verlangen, ihr die erforderlichen Unterlagen in Papierform vorzulegen. Ggf muss der ArbG sie unverzüglich ausdrucken (vgl BMF vom 16.10.2014, BStBl 2014 I, 1408). Verweigert der ArbG die Mitwirkung, besteht auch die Möglichkeit, umgehend und ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer > Außenprüfung zu wechseln (§ 42g Abs 4 Satz 1 EStG).

Rz. 3

Stand: EL 112 – ET: 05/2017

Die Befugnisse aus § 147 Abs 6 AO gelten für Unterlagen, die der Stpfl nach § 147 Abs 1 AO aufzubewahren hat (> Aufbewahrung von Unterlagen). Dazu gehört auch eine > Einnahmen-Überschussrechnung sowie alle Konten der Finanzbuchhaltung. Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sein können (vgl § 147 Abs 1 Nr 5 AO). § 146 Abs 5 AO wird angewendet, wenn der Stpfl Aufzeichnungen sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form führt und wenn er die notwendigen Unterlagen in beiden Formen aufbewahrt. Das gilt aber nicht für Aufzeichnungen, zu denen der Stpfl gesetzlich verpflichtet ist (BFH 225, 302 = BStBl 2010 II. 452). Der Stpfl muss der > Außenprüfung im Original in Papierform erstellte und digitalisiert aufbewahrte Unterlagen über sein Computersystem per Bildschirm lesbar machen. Er kann diese Verpflichtung nicht durch das Ausdrucken auf Papier abwenden (BFH 219, 19 = BStBl 2008 II, 415; BFH/NV 2011, 193).

Rz. 4

Stand: EL 131 – ET: 09/2022

Statt selbst unmittelbar auf die Daten des > Arbeitgeber zuzugreifen, kann die FinVerw auch verlangen, dass der ArbG oder eine von ihm beauftragte Person die Daten nach ihren Vorgaben auswertet (mittelbarer Datenzugriff). Dies gilt jedoch nur für maschinelle Auswertungen, die im Datenverarbeitungssystem des ArbG oder des von ihm beauftragten Dritten implementiert sind.

Rz. 5

Stand: EL 131 – ET: 09/2022

Die FinVerw kann darüber hinaus verlangen, dass ihr die Daten, die der ArbG aufzuzeichnen und aufzubewahren hat, auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden (Datenträgerüberlassung). Die FinBeh ist jedoch nicht berechtigt, im Rahmen eines direkten Datenzugriffs selbst Daten aus dem System des ArbG herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen anzufertigen.

Rz. 6

Stand: EL 131 – ET: 09/2022

Werden Daten auf einem Datenträger überlassen, dürfen diese vom LSt-Außenprüfer mitgenommen werden. Dies berührt Fragen des > Datenschutz und soll grundsätzlich nur in Abstimmung mit dem ArbG geschehen. Spätestens nach Bestandskraft der aufgrund einer > Außenprüfung ergangenen Bescheide sind die Daten zu löschen oder an den ArbG zurückzugeben. Ergänzend > Rz 1.

Rz. 7

Stand: EL 131 – ET: 09/2022

Werden der FinVerw iRd Datenträgerüberlassung (versehentlich) auch Daten übermittelt, die nicht aufgezeichnet und aufbewahrt werden müssen, besteht kein Verwertungsverbot.

Rz. 8

Stand: EL 131 – ET: 09/2022

Die FinVerw hat die Grundsätze zum digitalen Datenzugriff zusammen mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form veröffentlicht (vgl BMF vom 28.11.2019, BStBl 2019 I, 1269), ergänzt durch Informationen zur Datenträgerüberlassung (BMF vom 28.11.2019, IV A 4, HaufeIndex 13573525). Vgl Becker/Danielmeyer/Neubert/Unger zur Schnittstellen-Verprobung, DStR 2016, 2983.

Rz. 9

Stand: EL 131 – ET: 09/2022

Der ArbG ist seit 2018 gesetzlich verpflichtet, die in den Lohnkonten seiner ArbN aufzuzeichnenden Daten im Rahmen einer > Außenprüfung der Lohnsteuer oder einer > Lohnsteuer-Nachschau über eine einheitliche digitale Lohnschnittstelle (kurz DLS) bereitzustellen (vgl § 41 Abs 1 Satz 7 EStG iVm § 4 LStDV; zu Einzelhe...