Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Digitaler Datenzugriff
 

Rz. 1

Stand: EL 112 – ET: 05/2017

Sind betriebliche Unterlagen mit Hilfe der EDV erstellt worden, hat die FinBeh im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Sie kann verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Um eine missbräuchliche Verwendung der Daten zu vermeiden, dürfen sie nach Abschluss der Prüfung bis zur Rechtskraft der Bescheide nur in den Geschäftsräumen des Stpfl oder im FA, nicht aber auf dem Laptop des Prüfers gespeichert werden (BFH 250, 1 = BFH/NV 2015, 1455). Die Kosten trägt der Stpfl (vgl § 147 Abs 6 AO). Ergänzend > Außenprüfung Rz 48 ff. Diese Regelung ist verfassungsgemäß, wenn das FA sie unter Beachtung der für die Ausübung von > Ermessen geltenden Grenzen (vgl BMF vom 14.11.2014, BStBl 2014 I, 1450) anwendet (vgl Kühn/von Wedelstädt zu § 147 AO Rz 21 ff; T/K zu § 147 AO Rz 69 ff und EFG 2015, 262).

 

Rz. 2

Stand: EL 112 – ET: 05/2017

Im Rahmen einer >  Lohnsteuer-Nachschau darf nur mit seiner Zustimmung auf elektronische Daten des ArbG zugegriffen werden. Ohne Datenzugriff kann die FinVerw verlangen, ihr die erforderlichen Unterlagen in Papierform vorzulegen. Ggf muss der ArbG sie unverzüglich ausdrucken (vgl BMF vom 16.10.2014, BStBl 2014 I, 1408). Verweigert der ArbG die Mitwirkung, besteht auch die Möglichkeit, umgehend und ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer > Außenprüfung zu wechseln (§ 42g Abs 4 Satz 1 EStG).

 

Rz. 3

Stand: EL 112 – ET: 05/2017

Die Befugnisse aus § 147 Abs 6 AO gelten für Unterlagen, die der Stpfl nach § 147 Abs 1 AO aufzubewahren hat (> Aufbewahrung von Unterlagen). Dazu gehört auch eine > Einnahmen-Überschussrechnung sowie alle Konten der Finanzbuchhaltung. Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sein können (vgl § 147 Abs 1 Nr 5 AO). § 146 Abs 5 AO wird angewendet, wenn der Stpfl Aufzeichnungen sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form führt und wenn er die notwendigen Unterlagen in beiden Formen aufbewahrt. Das gilt aber nicht für Aufzeichnungen, zu denen der Stpfl gesetzlich verpflichtet ist (BFH 225, 302 = BStBl 2010 II. 452). Der Stpfl muss der > Außenprüfung im Original in Papierform erstellte und digitalisiert aufbewahrte Unterlagen über sein Computersystem per Bildschirm lesbar machen. Er kann diese Verpflichtung nicht durch das Ausdrucken auf Papier abwenden (BFH 219, 19 = BStBl 2008 II, 415; BFH/NV 2011, 193). Die FinVerw hat die Grundsätze zum digitalen Datenzugriff zusammen mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form veröffentlicht (vgl BMF vom 14.11.2014, BStBl 2014 I, 1450). Vgl Becker, Danielmeyer/Neubert/Unger zur Schnittstellen-Verprobung, DStR 2016, 2983.

Der ArbG ist ab 2018 gesetzlich verpflichtet, die in den Lohnkonten seiner ArbN aufzuzeichnenden Daten im Rahmen einer Lohnsteuer- > Außenprüfung oder einer > Lohnsteuer-Nachschau über eine einheitliche digitale Schnittstelle bereitzustellen (vgl § 41 Abs 1 EStG iVm § 4 LStDV idF des StModG vom 18.07.2016, BGBl 2016 I, 1679. Zu Einzelheiten vgl Eismann, Einheitliche Digitale Schnittstelle (DLS), DB 1216804, und Hilbert, NWB 2015, 3377.

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