Keine Kombination von Dienstwagen und Fahrtkostenabzug

Darf ein Firmenwagen privat genutzt werden, so liegt für die jeweiligen Beschäftigten eine Bereicherung vor. Bei Anwendung der sogenannten Ein-Prozent-Regelung wird deshalb pauschal für jeden Kalendermonat ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen – einschließlich Umsatzsteuer – als Sachbezug (Arbeitslohn) angesetzt und lohnversteuert. 

Hinsichtlich Art und Umfang der dann zulässigen Privatnutzung gibt es steuerlich keine Vorgaben. Regelmäßig findet die Ein-Prozent-Regelung auch Anwendung bei Fahrzeugen, die nur wenig beruflich genutzt werden. Auch die Nutzung eines Firmenwagens durch Familienangehörige ist steuerlich zulässig – allerdings kommt es hier arbeitsrechtlich auf die Vereinbarung mit dem Arbeitgeber an.

Berufliche Fahrten mit dem Privatwagen

Nutzen Beschäftigte hingegen Privatfahrzeuge für berufliche Fahrten, sind dafür Reisekosten anzusetzen. Sie können entweder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden oder in der Steuererklärung als Werbungkosten angesetzt werden. Für Fahrten mit dem Pkw kann ein pauschaler Kilometersatz in Höhe von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt werden oder es können die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden.

Fahrt mit Privatwagen trotz Firmenwagen

Der Streitfall war der Versuch, die Vorteile der Dienstwagenversteuerung mit dem Fahrtkostenansatz für den privaten Pkw zu kombinieren. Dem Kläger wurde von seinem Arbeitgeber ein Dienstwagen überlassen, der auch privat genutzt werden durfte – im Streitfall ausschließlich von der Ehefrau. Zusätzlich besaß der Kläger ein weiteres (sportliches) Fahrzeug, das er privat angeschafft hatte. Die tatsächlichen Kosten für die berufliche Nutzung dieses privaten Pkws in Höhe von über 2 Euro je gefahrenem Kilometer wollte der Betroffene – neben dem Dienstwagen – als Fahrtkosten steuerlich geltend machen. Das Finanzamt lehnte das aber mit der Begründung ab, dass der Dienstwagen für berufliche Fahrten ausreiche.

Anders sah das jedoch das Finanzgericht (FG Niedersachsen, Urteil vom 18. September 2024 - 9 K 183/23). Erforderlich sei zwar der Nachweis, dass – neben dem Dienstwagen – ein privates Fahrzeug tatsächlich beruflich genutzt wurde. Gelinge dieser Nachweis, stehe die steuerliche Berücksichtigung (als Werbungskosten oder steuerfreier Arbeitgeberersatz) jedoch nicht im Widerspruch zur Überlassung eines Geschäftsfahrzeugs. Die Kosten von 2,28 Euro pro Kilometer sah das Finanzgericht noch als verhältnismäßig an, da sie weniger als 3 Prozent des Bruttoarbeitslohns des Klägers ausmachten.

Endgültige Entscheidung: Privatfahrten bei Dienstwagen nicht abzugsfähig

Dem interessanten Gestaltungsansatz hat inzwischen aber der Bundesfinanzhof als letzte Instanz einen Riegel vorgeschoben und die Kostenberücksichtigung für den Privatwagen in voller Höhe abgelehnt. Aufwendungen für Dienstreisen mit dem Privatwagen sind in der Regel unangemessen, wenn der Betroffene über einen Firmenwagen verfügt und ihm bei dessen Nutzung keine Fahrtkosten entstanden wären (BFH-Urteil vom 21. Januar 2026 - VI R 30/24). Die Aufwendungen können laut dem Urteil nicht als Werbungskosten abgezogen werden, da sie die Lebensführung des Klägers berühren und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind (§ 9 Abs. 5 Satz 1 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG). 

Zwar steht dem Kläger im Urteilsfall die Wahl des Beförderungsmittels für berufliche Fahrten frei. Wählt er aber für diese Fahrten sein Privatfahrzeug, obwohl ihm von seinem Arbeitgeber ein Firmenwagen zur dienstlichen Nutzung überlassen wird ("Über-Kreuz-Nutzung"), können die Fahrtkosten, die durch die berufliche Nutzung des Privatwagens anfallen, die Lebensführung berühren. Davon ist auszugehen, wenn die "Über-Kreuz-Nutzung", wie hier, nicht auf beruflichen, sondern auf privaten Gründen und Motiven beruht. Denn der Kläger hat vorliegend die Dienstreisen mit seinem Privatwagen durchgeführt, um seiner Ehefrau die Nutzung des Firmenwagens auch während seiner beruflichen Abwesenheit zu ermöglichen. Ein beruflicher Grund für die Nutzung seines Privatwagens auf den betroffenen Dienstreisen war für die Richter nicht ersichtlich.

Nutzung des Privatwagens: Es kommt nicht auf die Höhe der Kosten an

Für das Urteil waren nicht der Sportwagen oder die Höhe der Kilometerkosten das eigentliche Problem. Ausschlaggebend war allein die privat motivierte "Über-Kreuz-Nutzung" von Firmenwagen und Privatfahrzeug. Die Dienstreisen selbst waren unstreitig beruflich veranlasst. Trotzdem versagt der BFH die steuerliche Berücksichtigung vollständig, weil die Nutzung des Privatwagens letztlich privaten Zwecken diente. Auf die hohen Kilometerkosten von über 2 Euro kam es also im Urteilsfall nicht an. Entscheidend war allein, dass dem Kläger mit dem Firmenwagen bereits eine kostenfreie und dienstlich vorgesehene Nutzungsmöglichkeit zur Verfügung stand. 

Auch aus Arbeitgebersicht sollten bestehende Firmenwagenregelungen und deren Anwendungen vor dem Hintergrund des Urteils überprüft werden. Falls möglich und erforderlich, sollte genau dokumentiert werden, weshalb für Dienstreisen dennoch ein Privatfahrzeug eingesetzt wird. 

Zum Vergleich: Arbeitsvertragliche Vereinbarung im Urteilsfall 

Bezüglich der Nutzung des Firmenwagens durch die Ehefrau und die Nutzung eines Privatfahrzeugs für Dienstreisen galten im Streitfall folgende Vereinbarungen:

• "Die Berechtigten […] entscheiden in begründeten Einzelfällen in Abwägung dienstlicher und wirtschaftlicher Belange über die Fahrzeugnutzung durch Partnerin/ Ehefrau oder Partner/ Ehemann. Diese Nutzung darf die dienstliche Zweckbestimmung nicht beeinträchtigen. Die Nutzung durch sonstige im Haushalt lebende oder dritte Personen ist ausgeschlossen."
• Zur Reisekostenerstattung teilte die Arbeitgeberin auf Nachfrage des Gerichts mit, dass bei einer Nutzung des überlassenen Geschäftsfahrzeugs lediglich die entstandenen Tank- bzw. Ladekosten erstattet würden. Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs erhielten die Beschäftigten nur eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro. Dabei werde die Benutzung privater Fahrzeuge "jedoch nur in Ausnahmefällen genehmigt, da vorrangig Geschäftsfahrzeuge oder vom Fuhrpark bereitgestellte Fahrzeuge genutzt werden" sollten.

Die Reisekostenerstattung vom Arbeitgeber hatte der Kläger jedoch nicht beantragt und sich stattdessen am – letztlich erfolglosen – Werbungskostenabzug versucht.

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