Die gesetzlichen Reisekostenbestimmungen verzichten auf unterschiedliche Reisekostenarten. Sämtliche reisekostenrechtlich relevanten Auswärtssachverhalte (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit) werden unter dem gemeinsamen Reisekostenbegriff "berufliche Auswärtstätigkeit" zusammengefasst. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
Der Reisekostenbegriff umfasst auch Arbeitnehmer, die bei ihrer individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise auf einem Fahrzeug tätig sind. Hauptsächlich davon betroffen sind Berufskraftfahrer, aber auch Zug- oder Lokführer sowie das jeweilige Begleitpersonal. Die Reisekosten, die einem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Fahrtätigkeit entstehen, kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten.
Arbeitsrecht: Arbeitsrechtliche Rechtsquellen sind die Verordnung (EG) Nr. 561/2006 v. 15.3.2006 (ABl. L 102/1 v. 11.4.2006), die Verordnung (EG) Nr. 1073/2009 v. 21.10.2009, die Verordnung (EU) 165/2014, das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Fahrpersonalgesetz, die Fahrpersonalverordnung v. 27.6.2005 (BGBl. I S. 1882) und das Europäische Übereinkommen über die Arbeit des im internationalen Straßenverkehr beschäftigten Fahrpersonals (AETR) v. 1.7.1970 (BGBl. 1974 II S. 1473).
Lohnsteuer: § 3 Nr. 13 EStG (öffentlicher Dienst) und § 3 Nr. 16 EStG (Privatwirtschaft) regeln den Umfang des steuerfreien Arbeitgeberersatzes. Das BMF-Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228, gibt Antworten und Hilfestellung für die in der Lohnsteuerpraxis bedeutsamen Reisekostenfragen.
Sozialversicherung: § 14 Abs. 1 SGB IV definiert das zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung heranzuziehende Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung. In § 1 Abs. 1 Satz 1 SvEV ist normiert, unter welchen Bedingungen bestimmte Entgeltbestandteile kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen. § 23a Abs. 1 SGB IV legt fest, unter welchen Voraussetzungen und mit welchen Auswirkungen Arbeitsentgelt als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt zu betrachten ist.
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