Betriebsprüfungen finden nach vorheriger Ankündigung des Rentenversicherungsträgers statt. Hiervon wird nur in gravierenden Sonderfällen abgewichen. Der Prüftermin soll möglichst einen Monat, spätestens jedoch 14 Tage vorher, schriftlich angekündigt werden.
Im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung (euBP) werden Daten der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung im Vorfeld der Prüfung mit Datensätzen und Datenbausteinen, die in Grundsätzen der Rentenversicherung festgelegt sind, an die Rentenversicherung übermittelt. Dort werden sie ausgewertet. Das Verfahren ist bisher freiwillig, es nimmt bereits über die Hälfte der Arbeitgeber und Steuerberater an dem Verfahren teil. Dabei bleibt die Übermittlung der Daten der Finanzbuchhaltung weiterhin freiwillig.
Datenschutz bei der euBP
Es existieren im Zusammenhang mit der euBP umfangreiche Datenschutzregelungen. Die Daten werden ausschließlich für die Durchführung der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übermittelt und verwendet. Der Absender der Daten erhält von der Rentenversicherung eine elektronische Annahmebestätigung. Die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung speichert die Daten verschlüsselt. Nach Abschluss der Prüfung werden die Daten automatisch gelöscht und es wird im System automatisch eine Quittung darüber generiert.
euBP: Prüfergebnis wir ebenfalls elektronisch zur Verfügung gestellt
Mit der elektronischen Übermittlung der Daten gibt man dem Prüfenden im Prinzip alles an die Hand, was er oder sie zur Prüfung braucht. Umgekehrt stellt die Rentenversicherung dem Arbeitgeber Datensätze für die Meldekorrekturen sowie das Prüfergebnis elektronisch zur Verfügung. Dies bedeutet für beide Seiten eine Arbeitserleichterung.
Betriebsprüfung rechtzeitig planen
Soll die Prüfung zu einem für den Arbeitgeber ungünstigen Zeitpunkt stattfinden, kann dieser verschoben werden. Falsch ist es, die Prüfung trotz erheblicher gleichzeitiger anderweitiger Belastungen "so nebenbei" mitlaufen zu lassen. Die Prüfung erfordert zeitlichen Aufwand des sachkundigen Personals - daran führt kein Weg vorbei.
Tipp: Liegt ein längerfristiger Ausfall durch Krankheit vor oder stehen Urlaubspläne im Weg, ist gleichzeitig ein Umbau geplant oder droht saisonaler Hochbetrieb, sollte um einen anderen Termin gebeten werden. Als zeitsparend und effektiv hat sich in der Praxis auch erwiesen, Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger und die Lohnsteueraußenprüfung zeitgleich durchführen zu lassen. Allein schon aus organisatorischen Gründen ist dies einfacher, weil die benötigten Unterlagen nur einmal bereitgestellt werden müssen.
Entsprechende Anträge müssen in jedem Einzelfall bei den Finanzämtern oder beim Rentenversicherungsträger gestellt werden. Eine Vorlaufzeit von etwa 4 Wochen muss eingeplant werden. Arbeitgeber haben so die Chance, beide Prüfungen auf einen Schlag und zu einer dem Unternehmen passenden Zeit abzuhaken.
Interne und externe Ansprechpartner definieren
Vor der Prüfung sollte unbedingt geklärt werden, wer für den Prüfer oder die Prüferin erster Ansprechpartner ist und wer sonst beteiligt werden soll (externe Dienstleister, z. B. Steuerberater, eigene Mitarbeitende im Lohnbüro, die Führungskraft, …). Alle Beteiligten sollten sich entsprechend Zeit einplanen. Geprüft wird grundsätzlich in den Räumen des Arbeitgebers, alternativ auch beim abrechnenden Steuerberater, Rechenzentrum oder einer vergleichbaren Einrichtung. Eine angenehme und ungestörte Arbeitsumgebung, die Bereitstellung aller erforderlichen Hilfsmittel und vor allem vollständige, chronologisch geordnete Unterlagen (siehe Prüfankündigung) machen den Prüferalltag leichter. Bei einer euBP kann gegebenenfalls die Prüfung in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers überflüssig werden.