29.05.2012 | Top-Thema Betriebsprüfung – die häufigsten Fallen

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Kapitel
Der Prüftermin sollte gut vorbereitet werden
Bild: Haufe Online Redaktion

Betriebsprüfungen finden nach vorheriger Ankündigung des Rentenversicherungsträgers (RVT) statt. Hiervon wird nur in gravierenden Sonderfällen abgewichen. Der Prüftermin soll möglichst einen Monat, spätestens jedoch 14 Tage vorher, schriftlich angekündigt werden.

Häufig wird an den im Unternehmen für die Betriebsprüfung Verantwortlichen lediglich der Termin weitergegeben. Aber: Mit der Prüfankündigung erhalten Arbeitgeber eine Vorbereitungshilfe, die alle bereitzuhaltenden Unterlagen auflistet. Dieses Schreiben gehört in jedem Fall in die Hände der Entgeltabrechner, damit alle erforderlichen Unterlagen zusammengestellt, vorbereitet und gesichtet werden können.

Der Arbeitgeber muss gewährleisten, dass jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung der Versicherungs- und Beitragspflicht vom Prüfer innerhalb angemessener Zeit prüfbar ist. Sowohl einzelne Geschäftsvorfälle (fallweise Prüfung) als auch das Abrechnungsverfahren (Verfahrensprüfung) müssen nachvollziehbar sein.

Falle: Prüftermin wird trotz Unzeit durchgezogen

Kommt der vom RVT gewünschte Prüftermin beim Arbeitgeber zur Unzeit, kann dieser verschoben werden. Falsch ist es, die Prüfung trotz erheblicher gleichzeitiger anderweitiger Belastungen „so nebenbei“ mitlaufen zu lassen. Die Prüfung erfordert zeitlichen Aufwand des sachkundigen Personals - daran führt kein Weg vorbei.

Tipp: Liegt ein längerfristiger Ausfall durch Krankheit vor oder stehen Urlaubspläne im Weg, ist gleichzeitig ein Umbau geplant oder droht saisonaler Hochbetrieb, sollte um einen anderen Termin gebeten werden. Als zeitsparend und effektiv hat sich in der Praxis auch erwiesen, Betriebsprüfung durch den RVT und die Lohnsteueraußenprüfung zeitgleich durchführen zu lassen (vgl. dazu auch 3.). Es wird zwar nicht inhaltlich gemeinsam geprüft, da die vom Gesetzgeber vorgegebene Trennung der Verwaltungszweige beibehalten werden muss. Dennoch ist ein gemeinsamer Prüftermin allein schon aus organisatorischen Gründen einfacher, weil die benötigten Unterlagen nur einmal bereitgestellt werden müssen.

Gemeinsamer Prüftermin gewünscht? Rechtzeitig Antrag stellen

Entsprechende Anträge müssen in jedem Einzelfall bei den Finanzämtern oder beim RVT gestellt werden. Eine Vorlaufzeit von etwa 4 Wochen muss eingeplant werden. Die Betriebsstättenfinanzämter stellen entsprechende Formulare bereit. Arbeitgeber haben so die Chance, beide Prüfungen auf einen Schlag und zu einer dem Unternehmen passenden Zeit abzuhaken. 

Falle: Einzugsstellen werden nicht eingeladen

Weil die Betriebsprüfungen von den RVT durchgeführt werden, ist gerade diejenige Institution nicht beteiligt, von der die meisten aktuellen Entscheidungen getroffen werden: die Einzugsstelle. Insbesondere wenn die Krankenkasse bei vielen Berührungspunkten eingebunden war – gleich ob beratend oder mit verbindlichen Bescheiden – kennt sie die Verhältnisse vor Ort und die Rahmenbedingungen, unter denen Entscheidungen getroffen wurden. Es wäre daher falsch, die Kasse außen vor zu lassen. Strittige Fragen lassen sich vor Ort häufig sofort ausräumen. Zwar besteht darauf kein rechtlicher Anspruch, doch wird in der Praxis regelmäßig akzeptiert, dass die Kasse beteiligt ist. Arbeitgeber können sich nach einer Prüfankündigung direkt an die jeweiligen Krankenkassen mit dem Wunsch nach einer Beteiligung wenden.

Falle: unvollständige Organisation

Vor der Prüfung sollte unbedingt geklärt werden, wer für den Prüfer erster Ansprechpartner ist und wer sonst beteiligt werden soll (externe Dienstleister z. B. Steuerberater, eigene Mitarbeiter im Lohnbüro, der Chef, …). Alle Beteiligten sollten sich entsprechend Zeit einplanen. Geprüft wird grundsätzlich in den Räumen des Arbeitgebers, alternativ auch beim abrechnenden Steuerberater, Rechenzentrum oder einer vergleichbaren Einrichtung. Generell gilt dabei: Auch Prüfer sind nur Menschen. Eine angenehme und ungestörte Arbeitsumgebung, die Bereitstellung aller erforderlichen Hilfsmittel und vor allem vollständige, chronologisch geordnete Unterlagen (s. Prüfankündigung!) machen den Prüferalltag leichter.

Schlagworte zum Thema:  Einzugsstelle, Lohnsteueraußenprüfung, Betriebsprüfung

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