Bereits seit dem Jahr 2014 wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bei Arbeitgeberprüfungen der Rentenversicherungsträger eingesetzt. Seit dem 1. Januar 2023 besteht nun die Verpflichtung, die für die Betriebsprüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Auf Antrag können sich Arbeitgeber aber bis zum 31. Dezember 2026 davon befreien lassen.
Im Rahmen des Verfahrens zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung werden Daten der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung im Vorfeld der Prüfung mit Datensätzen und Datenbausteinen, die in Grundsätzen der Rentenversicherung festgelegt sind, an die Rentenversicherung übermittelt. Dort werden sie ausgewertet.
Bei den Daten der Finanzbuchhaltung bleibt alles beim Alten: Die Übermittlung dieser Daten ist weiterhin freiwillig.
Entgeltunterlagen: Elektronische Führung der ergänzenden Unterlagen
In Zusammenhang mit der elektronischen Betriebsprüfung ist seit dem 1. Januar 2022 grundsätzlich auch die Führung der ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen elektronisch vorgeschrieben, da der Prüfer diese Entgeltunterlagen (zum Beispiel Immatrikulationsbescheinigungen, Bescheinigungen über Befreiungen von der Rentenversicherungspflicht für geringfügig Beschäftigte, Bescheinigungen für Kindergartenzuschüsse und Geburtsnachweise) auch bei der euBP benötigt. (Lesen Sie dazu unsere News "Elektronische Entgeltunterlagen: Das sollten Arbeitgeber beachten"). Auch hier besteht bis zum 31. Dezember 2026 die Möglichkeit der Befreiung von dieser Verpflichtung.
Tipp: In diesem Haufe-Erklärvideo erfahren Sie, welche Vorgaben Sie bei der elektronischen Datenführung beachten müssen:
Umfangreiche Datenschutzregelungen bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung
Die Daten werden ausschließlich für die Durchführung der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übermittelt und verwendet. Der Absender der Daten erhält von der Rentenversicherung eine elektronische Annahmebestätigung. Die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung speichert die Daten verschlüsselt. Nach Abschluss der Prüfung werden die Daten automatisch gelöscht und im System wird automatisch eine Quittung darüber generiert.
euBP bringt Arbeitserleichterung für alle Beteiligten
Mit der elektronischen Übermittlung der Daten gibt man dem Prüfer oder der Prüferin im Prinzip alles an die Hand, was er/sie zur Prüfung braucht. Umgekehrt stellt die Rentenversicherung dem Arbeitgeber Datensätze für die Meldekorrekturen sowie das Prüfergebnis elektronisch zur Verfügung. Dies bedeutet für beide Seiten eine Arbeitserleichterung.
Erstellung von Meldekorrekturen mit weniger Aufwand möglich
Die technischen Möglichkeiten der euBP bieten für Arbeitgeber und Steuerberater eine Reihe von Vorteilen: Für die erforderlichen Meldekorrekturen werden bereits in der euBP Grunddaten erstellt und dem Arbeitgeber als Datensatz zur Weiterverarbeitung angeboten. Sofern die Lohnabrechnung diesen Service für die Meldekorrekturen nach einer Betriebsprüfung nutzen will, müssen die Lohnabrechnungsprogramme die Meldekorrekturen erst noch vom Server der Deutschen Rentenversicherung abholen und entsprechend verarbeiten.
Die Meldungen müssen vom Arbeitgeber bestätigt und als eigene Meldung an die Rentenversicherung abgesetzt werden. Dieses Verfahren hat den rechtlichen Hintergrund, dass der Arbeitgeber für die Meldungen zur Sozialversicherung verantwortlich bleibt; es ist den Sozialversicherungsträgern nicht erlaubt, eine eigene Meldung anstelle des Arbeitgebers zu erstatten (§ 18 DEÜV). Dennoch bleibt der Vorteil eines minimalen Erstellungsaufwands für die Korrekturmeldungen erhalten.
Auch der Abschluss der Betriebsprüfung erfolgt elektronisch
Das geprüfte Unternehmen kann sich dafür entscheiden, dass ihm die Prüfmitteilung oder der Bescheid als PDF-Dokument auf dem Server der Deutschen Rentenversicherung zur Verfügung gestellt wird. Die "Abholung" des Dokuments geschieht über das euBP-Modul im Lohnabrechnungsprogramm des Arbeitgebers.
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