Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

Zusammenfassung

 

Begriff

Arbeitgeber und Steuerberater erhalten im Rahmen des Verfahrens "elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" die Möglichkeit, die meisten für die Prüfung relevanten Daten elektronisch im Online-Verfahren an die Deutsche Rentenversicherung zu übermitteln. Die vom Arbeitgeber übermittelten Daten werden dann vom Betriebsprüfer mithilfe einer Prüfsoftware analysiert. Die gewonnenen Ergebnisse werden als Hinweise für die weitere Durchführung der Betriebsprüfung genutzt. Nach Abschluss der Betriebsprüfung können Ergebnisdaten von der Rentenversicherung elektronisch abgerufen werden.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: In § 28p Abs. 6a SGB IV ist der rechtliche Rahmen für die Anforderung und Übermittlung der prüfrelevanten Abrechnungsdaten geregelt. Darüber hinaus bildet die Regelung die Grundlage für die Grundsätze zur Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung.

Entsprechend § 9 Abs. 5 BVV können Arbeitgeber Entgeltunterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern führen. Es erfolgt der Verweis auf § 147 Abs. 5 und 6 AO und damit auf das Recht der Finanzverwaltung, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und diese maschinell auszuwerten. Insoweit ergeben sich nunmehr auch für die Rentenversicherungsträger im Rahmen einer Betriebsprüfung die Möglichkeit und das Recht zur Prüfung digitaler Abrechnungen. § 7 Abs. 4 Satz 1 BVV bildet – soweit der Arbeitgeber dies wünscht – die Grundlage für eine Bereitstellung der Prüfmitteilung in elektronischer Form.

Sozialversicherung

1 Verfahren

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung vereinfacht dem Arbeitgeber die Vorbereitung und Durchführung der Betriebsprüfung. Dem Betriebsprüfer vor Ort müssen weniger oder keine Unterlagen mehr vorgelegt werden. Das spart Zeit und Geld.

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist ein für Arbeitgeber und Steuerberater freiwilliges und optionales Verfahren. Nimmt ein Arbeitgeber am Verfahren teil, sind die für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten in der durch die Verfahrensgrundsätze vorgegebenen Struktur zu übermitteln.

Auch bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung bleiben der persönliche Kontakt zu den Arbeitgebern und die Beratung erhalten.

2 Technische Grundlagen und Rahmenbedingungen

2.1 Einheitliche Schnittstelle (Datensatzbeschreibung)

Vor dem Hintergrund der Vielzahl an Abrechnungsprogrammen und der damit verbundenen heterogenen Datenstruktur ist eine einheitliche Datensatzbeschreibung (Schnittstelle) für die Datenanlieferung vorgesehen. Durch die Schaffung einer einheitlichen und verbindlichen Schnittstelle wird ein für alle Beteiligten nachvollziehbarer Export der prüfrelevanten Daten aus den Abrechnungssystemen ermöglicht. Die konkrete Angabe der für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten inklusive der Vorgabe zu Struktur und Feldformaten sind dabei berücksichtigt.

Die Datensatzbeschreibung ist insbesondere im Bereich der Entgeltabrechnung sehr komplex. Letztlich stellt sie aber ein Abbild der betrieblichen Entgeltabrechnung mit allen Fallgestaltungen dar.

Zur Erzeugung und Übermittlung der prüfrelevanten Daten muss der jeweilige Softwareersteller die Funktionen zum Export der Daten in das Abrechnungsprogramm integrieren.

 

Hinweis

Nur strukturierte Abrechnungsdaten

Das Verfahren sieht in der derzeitigen Fassung nur eine Übermittlung von strukturierten Daten (Datensätze, -bausteine) vor. In einer späteren Ausbaustufe soll auch die zusätzliche Übermittlung von Belegen und Nachweisen (z. B. als PDF-Dateien) ermöglicht werden.

2.2 Datenübermittlung

Die Übersendung der Daten erfolgt medienbruchfrei und im online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Standards (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren). Dieser Standard wurde unter Federführung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) entwickelt und richtet sich insbesondere an Datenübermittlungsverfahren zwischen Wirtschaft und Verwaltung.

Für das Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung wird ausschließlich die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) als Datenannahmestelle tätig. Die Dateiübertragung erfolgt über gesicherte und verschlüsselte Übertragungswege und aus systemgeprüften Abrechnungsprogrammen. Die Anbindung maschineller Ausfüllhilfen (z. B. SV-net) ist nicht vorgesehen. Arbeitgeber und Steuerberater können für die Datenübermittlung das vorhandene ITSG-Zertifikat nutzen, sofern das Entgeltabrechnungssystem von der ITSG für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung zugelassen wurde.

 

Hinweis

Keine Annahme von Datenträgern

Datenträger (CD, DVD, USB-Sticks) können nicht angenommen werden. Ein Einspielen externer Datenträger ist aus Gründen der Datensicherheit nicht möglich. Die Datenannahme erfolgt ausschließlich im gesicherten online-Verfahren.

2.3 Datenschutz und Datensicherheit

Die Daten werden vom Arbeitgeber bzw. Steuerberater ausschließlich zum konkreten Zweck der Durchführung der einzelnen Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übermittelt. Eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung oder eine Bevorratung der Arbeitgeberdaten erfolgt nicht.

Die Speicherung erfolgt für die Dauer der Betriebsprüfung...

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