Nach der Prüfung kommt der Prüfbescheid – und dann?

Die Prüfer nutzen das Gespräch auch, um zu beraten und gut gemeinte Hinweise zur künftigen Arbeit zu geben. Wichtig dabei zu wissen: Kommt es tatsächlich zu Nachberechnungen, gilt dieses Gespräch bereits als Anhörung im formellen Verwaltungsverfahren. Deshalb ist es ratsam, an diesem Termin alle Verantwortungsträger des Unternehmens teilnehmen zu lassen. Denn bei der Anhörung wird dem Arbeitgeber Gelegenheit gegeben, sich vor Erlass des Beitragsbescheides zu äußern. Danach erhält der Arbeitgeber innerhalb von zwei Monaten nach der Prüfung vom Rentenversicherungsträger den Beitragsbescheid.

Vorteile der euBP

Die technischen Möglichkeiten der euBP bieten für Arbeitgeber und Steuerberater in diesem Zusammenhang eine Reihe von Vorteilen: Für die erforderlichen Meldekorrekturen werden bereits in der euBP Grunddaten erstellt und als Datensatz zur Weiterverarbeitung dem Arbeitgeber angeboten. Sofern die Lohnabrechnung diesen Service für die Meldekorrekturen nach einer Betriebsprüfung nutzen will, müssen die Lohnabrechnungsprogramme die Meldekorrekturen erst noch vom Server der Deutschen Rentenversicherung abholen und entsprechend verarbeiten.

Die Meldungen müssen vom Arbeitgeber bestätigt und als eigene Meldung an die Rentenversicherung abgesetzt werden. Dieses Verfahren hat den rechtlichen Hintergrund, dass der Arbeitgeber für die Meldungen zur Sozialversicherung verantwortlich bleibt; es ist den Sozialversicherungsträgern nicht erlaubt, eine eigene Meldung anstelle des Arbeitgebers zu erstatten. Dennoch bleibt der Vorteil minimalen Erstellungsaufwands für die Korrekturmeldungen erhalten. 

Das geprüfte Unternehmen kann sich auch dafür entscheiden, dass ihm die Prüfmitteilung oder der Bescheid als PDF-Dokument auf dem Server der Deutschen Rentenversicherung zur Verfügung gestellt wird. Die "Abholung" des Dokuments geschieht über das euBP-Modul im Lohnabrechnungsprogramm des Arbeitgebers.

Was ist bei einem Widerspruch zu beachten?

Konnten im Rahmen der Prüfung bzw. des Abschlussgesprächs bestehende unterschiedliche Auffassungen über die Rechtmäßigkeit einer Forderung nicht ausgeräumt werden, kann innerhalb eines Monats von Zugang des Bescheides an Widerspruch eingelegt werden.

Wichtig: Der Widerspruch ist nicht an die Krankenkasse, sondern an den Rentenversicherungsträger zu richten. Damit behält sich der Arbeitgeber vor, die Forderung rechtlich zu prüfen. Aber der Widerspruch – und das wird häufig übersehen – hat keine aufschiebende Wirkung. Das heißt, die Forderung muss unabhängig vom Widerspruch beglichen werden. Davon kann nur in ganz besonderen Ausnahmefällen abgewichen werden, etwa wenn die Zahlung eine unbillige Härte darstellt. Die aufschiebende Wirkung des Widerspruchs muss beim Rentenversicherungsträger beantragt werden.

Die Krankenkasse erhält gleichzeitig mit dem Beitragsbescheid des Arbeitgebers ebenfalls die Beitragsforderung. Im Beitragsbescheid an den Arbeitgeber ist auch der Fälligkeitstag genannt. Die Zahlungsfrist läuft dabei bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats, der dem Datum des Bescheids folgt. Die Zahlung geht allerdings nicht an den Rentenversicherungsträger, sondern wie auch sonst alle Beiträge an die Einzugsstelle. Die zuständige Krankenkasse überwacht die Zahlungsfrist. Wird die Frist nicht eingehalten, muss die Einzugsstelle wie bei regulär laufend fälligen Beiträgen Säumniszuschläge berechnen.