29.05.2012 | Top-Thema Betriebsprüfung – die häufigsten Fallen

Nach der Prüfung kommt der Prüfbescheid – und dann?

Kapitel
Nach erfolgter Prüfung kommt der Bescheid. Und was dann?
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Wenn die Prüfer mit ihrer Prüftätigkeit soweit abgeschlossen haben, findet ein Abschlussgespräch statt. Darin werden die wesentlichen Ergebnisse erörtert.

Abschlussgespräch nicht ungenutzt lassen

Die Prüfer nutzen das Gespräch auch, um zu beraten und gut gemeinte Hinweise zur künftigen Arbeit zu geben. Wichtig dabei zu wissen: Kommt es tatsächlich zu Nachberechnungen, gilt dieses Gespräch bereits als Anhörung im formellen Verwaltungsverfahren. Deshalb ist es ratsam, an diesem Termin alle Verantwortungsträger des Unternehmens teilnehmen zu lassen. Denn bei der Anhörung wird dem Arbeitgeber Gelegenheit gegeben, sich vor Erlass des Beitragsbescheides zu äußern. Danach erhält der Arbeitgeber innerhalb von 2 Monaten nach der Prüfung vom Rentenversicherungsträger den Beitragsbescheid.

Widerspruch – Was ist zu beachten?

Konnten im Rahmen der Prüfung bzw. des Abschlussgesprächs bestehende unterschiedliche Auffassungen über die Rechtmäßigkeit einer Forderung nicht ausgeräumt werden, kann innerhalb eines Monats von Zugang des Bescheides an Widerspruch eingelegt werden. Wichtig: Der Widerspruch ist nicht an die Krankenkasse, sondern an den Rentenversicherungsträger zu richten. Damit behält sich der Arbeitgeber vor, die Forderung rechtliche zu prüfen. Aber der Widerspruch – und das wird häufig übersehen – hat keine aufschiebende Wirkung. Das heißt, die  Forderung muss unabhängig vom Widerspruch beglichen werden. Davon kann nur in ganz besonderen Ausnahmefällen abgewichen werden, etwa wenn die Zahlung eine unbillige Härte darstellt. Die aufschiebende Wirkung des Widerspruchs muss beim Rentenversicherungsträger beantragt werden.

Die Krankenkasse erhält gleichzeitig mit dem Beitragsbescheid des Arbeitgebers ebenfalls die Beitragsforderung. Im Beitragsbescheid an den Arbeitgeber ist auch der Fälligkeitstag genannt. Die Zahlungsfrist läuft dabei bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats, der dem Datum des Bescheids folgt. Die Zahlung geht allerdings nicht an den Rentenversicherungsträger, sondern wie auch sonst alle Beiträge an die Einzugsstelle. Die zuständige Krankenkasse überwacht die Zahlungsfrist. Wird die Frist nicht eingehalten, muss die Einzugsstelle wie bei regulär laufend fälligen Beiträgen Säumniszuschläge berechnen.

Unterlagen nicht vorzeitig vernichten

Den Prüfbescheid müssen Arbeitgeber bis zur nächsten Betriebsprüfung aufbewahren. Für die Betriebsprüfungsberichte der Lohnsteueraußenprüfung gilt sogar generell eine Aufbewahrungsfrist von10 Jahren. Die bereits geprüften Entgeltunterlagen selbst dürfen nicht, wie häufig vermutet wird, unverzüglich nach Abschluss der Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger vernichtet werden. Die geprüften Unterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Findet also 2012 eine Prüfung statt, sind die Unterlagen bis Ende 2013 noch vorzuhalten. Es empfiehlt sich aber im Übrigen, wegen der im Sozialversicherungsrecht vom Steuerrecht abweichenden Aufbewahrungsvorschriften generell eine einheitliche Aktenvernichtung anzustreben. Diese sollte sich nach den im Regelfall länger laufenden Aufbewahrungsfristen des Steuerrechts richtet. Über den Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist im Steuerrecht (Abgabenordnung) hinaus müssen nur Unterlagen aufbewahrt werden, die

  • für eine begonnene steuerliche Betriebsprüfung,

  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung,

  • für anhängige straf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder

  • für ein schwebendes Verfahren relevant sind.

Ansonsten können nach 10 Jahren alle Unterlagen zu einem einheitlichen Termin vernichtet werden.

Schlagworte zum Thema:  Fälligkeit, Aufbewahrungsfrist, Säumniszuschlag, Verwaltungsverfahren, Betriebsprüfung

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