Das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (bislang vom 14.11.2014) beschreibt abstrakt die Voraussetzungen an die Aufzeichnungspflichten bei Verwendung digitaler Buchhaltungs- und Archivierungssysteme. Aufgrund der Ermächtigung in § 146a Abs. 3 AO wurde die Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017, geändert durch Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung vom 30.7.2021[1] sowie AEAO zu § 146b erlassen, welche die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme beschreibt und die Durchführung einer Nachschau regelt. Als Aufzeichnungssysteme in diesem Sinne gelten ausweislich der Verordnung die elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen.

Nicht hierzu gehören[2]

  • Fahrscheinautomaten,
  • Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge,
  • Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge,
  • elektronische Buchhaltungsprogramme,
  • Waren- und Dienstleistungsautomaten,
  • Geldautomaten,
  • Taxameter und Wegstreckenzähler sowie
  • Geld- und Warenspielgeräte.

Durch die Änderung in der Kassensicherungsverordnung vom 30.7.2021 ändert sich § 1 durch die Einfügung eines neuen Abs. 2, der jedoch erst ab dem 1.1.2024 in Kraft tritt. Ab diesem Zeitpunkt gelten Taxameter und Wegstreckenzähler als elektronische Aufzeichnungsgeräte. Die Anforderungen an EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind in §§ 7 und 8 der KassenSichV enthalten. Eine Übergangsregelung für vor dem 1.1.2021 angeschafften EU-Taxameter mit INSIKA-Technik ist in den §§ 9, 10 KassenSichV enthalten.

Die digitale Lohnschnittstelle (DLS) ist ab dem 1.1.2018 zwingend zu verwenden (vgl. BMF-Schreiben v. 26.5.2017, IV C 5 – S 2386/07/0005:001, BStBl 2017I S. 789).

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