GPS-Tracking von Firmenfahrzeugen nur in Ausnahmefällen zulässig

Können GPS-Daten einem Fahrer zugeordnet werden, sind sie personenbezogen

Im aktuellen Tätigkeitsbericht für das Jahr 2025 beschäftigt sich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) ausführlich mit GPS-Trackern in Firmenfahrzeugen. GPS-Tracker in Fahrzeugen speichern und senden standortbezogene Daten, sowie Zusatzinformationen wie Datum, Uhrzeit, Geschwindigkeit und gefahrene Strecke. Auch wenn es sich dabei primär um Fahrzeugdaten handelt, werden daraus personenbezogene Daten, sobald sie einem bestimmten Fahrer zugewiesen werden können. Da dies in aller Regel der Fall ist, greift Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist die Datenverarbeitung nur rechtmäßig, wenn eine der in Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a-f DSGVO aufgezählten Befugnisse vorliegt (Grundsatz der Rechtmäßigkeit, Art. 5 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). 

Einwilligungen sind grundsätzlich nicht freiwillig 

In den Augen des BayLDA ist eine schriftliche Einwilligung der betroffenen Fahrer in das GPS-Tracking, die viele Unternehmen als Rechtsgrundlage verwenden, so gut wie bedeutungslos: „Die mit der GPS-Ortung einhergehende Datenverarbeitung kann grundsätzlich nicht auf eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a, 7 DS-GVO, § 26 Abs. 2 BDSG gestützt werden, da es regelmäßig bereits an der Freiwilligkeit einer Einwilligung fehlt.“ Aufgrund des bestehenden Abhängigkeitsverhältnisses ist die Einwilligung nicht freiwillig und kann daher nicht als Rechtsgrundlage gelten. 

DSGVO-konforme Rechtsgrundlagen 

Als mögliche Rechtsgrundlagen können die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), die rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) und berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO) gelten. 

Die Vertragserfüllung ist dem BayLDA zufolge nur äußerst selten gültig, da die Ortung von Beschäftigten im Regelfall nicht „objektiv unerlässlich“ ist.  

Ist der Arbeitgeber rechtlich verpflichtet, bestimmte Nachweise wie etwa zu Fahr- und Ruhezeiten zu führen, kann die Verarbeitung der GPS-Daten zulässig sein. Es ist dann jedoch genau zu prüfen, ob nicht vorhandene Aufzeichnungssysteme wie etwa Fahrtenschreiber ausreichen, um der gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen. 

In den allermeisten Fällen können berechtigte Interessen als Rechtsgrundlage für die GPS-Ortung gelten. Die berechtigten Interessen müssen tatsächlich und aktuell bestehen, d. h. es muss eine konkrete Interessenlage nachgewiesen werden können und die betroffenen Personen sind hierüber zu informieren. Die Verhinderung bzw. Verfolgung abstrakter und hypothetischer Gefährdungen oder das Interesse, Daten auf Vorrat zu sammeln, stellen grundsätzlich kein berechtigtes Interesse dar. 

Ortung bei Privatnutzung ausgeschlossen 

Sollte es Beschäftigten erlaubt sein, Firmenfahrzeuge auch privat zu nutzen, ist eine Standortbestimmung während der privaten Nutzung grundsätzlich ausgeschlossen. Bei einer Mischnutzung muss es den Beschäftigten – falls eine Ortung während ihrer Tätigkeit überhaupt zulässig ist – möglich sein, die GPS-Ortung in der Freizeit zu deaktivieren. 

Transparenz ist Pflicht 

Das BayLDA weist ausdrücklich darauf hin, dass unabhängig von der gewählten Rechtsgrundlage nach Art. 13 DSGVO spätestens zum Zeitpunkt der erstmaligen Datenerhebung eine Informationspflicht gegenüber den betroffenen Beschäftigten besteht. Den Beschäftigten mitzuteilen sind insbesondere Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung sowie – falls diese als Rechtsgrundlage herangezogen werden  – die berechtigten Interessen und das Widerspruchsrecht. 

Quellen: 

15. Tätigkeitsbericht des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht für das Jahr 2025 (PDF-Dokument, S. 42 - 45)