Aufräumen bei der Payroll

Die Payroll entwickelt sich in den Zeiten von Fachkräftemangel und mobiler Arbeit zu einem zentralen Instrument für die strategische Gestaltung des Workforce Managements. "Integrierte Systeme helfen Unternehmen dabei, sich als attraktiver, moderner Arbeitgeber darzustellen", sagt Thomas Walther, Sales Director Deutschland bei SD Worx. Mitarbeitende hätten mittlerweile die Erwartung, sich von unterwegs über eine mobile Anwendung per Smartphone oder aus dem Homeoffice in die Systeme einzuloggen und dort nicht nur Gehaltsabrechnungen einzusehen, sondern beispielsweise auch Urlaubsanträge zu stellen. Viele HR-Abteilungen sähen integrierte Payroll-Systeme daher als Mittel, um die eigene Arbeitgeber-Marke zu stärken und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern. "Es geht um das Signal, dass der Mitarbeitende in den Mittelpunkt gestellt wird", sagt Walther.

Viele Payroll-Prozesse sind zu kompliziert

Es gibt keinen Zweifel: Die Payroll verändert sich. Sie unterliegt einem Wandel, der durch KI, schwache Wirtschaftszahlen, steigende regulatorische Anforderungen und die demografische Entwicklung geprägt ist. Noch immer verwaltet die Mehrheit der deutschen Unternehmen die Payroll inhouse. Die Firmen stehen inzwischen aber vor der Herausforderung, dass sich ihre Experten der Baby-Boomer-Generation mit ihrer langjährigen Expertise in den Ruhestand verabschieden und nicht ohne Weiteres durch jüngere Mitarbeitende ersetzt werden können.

Gleichzeitig macht die schlechte Wirtschaftslage vielen Unternehmen zu schaffen. So hatte das Institut der Deutschen Wirtschaft (IW) jüngst wegen des Iran-Kriegs die Wachstumsprognose für 2026 in Deutschland halbiert. Die Experten rechnen jetzt nur noch mit einem Wachstum von gut 0,4 Prozent – weniger als halb so viel wie im Dezember prognostiziert. Die Erholung, auf die viele Betriebe nach drei Jahren Rezession und Stagnation gehofft haben, wird damit wohl auch in diesem Jahr ausfallen.

Mit Einsparungen, unter anderem durch eine Verschlankung der HR-Abläufe und der Payroll, versuchen viele Unternehmen daher, sich krisensicher und zukunftsfähig aufzustellen. "Viele Firmen haben fragmentierte Lösungen und wollen aufräumen. Die Prozesse sind vielerorts zu kompliziert geworden", sagt Hendrik Antz, Executive Group Member beim Payroll-Anbieter Infoniqa.

Doch die schwache Konjunktur ist nicht das einige Thema, das die Payroll-Abteilungen umtreibt. In Sachen Regulierung etwa werfen die Vorbereitungen für die Umsetzung der EU-Entgeltransparenz-Richtlinie seit langer Zeit ihre Schatten voraus. Die Richtlinie sollte in Deutschland eigentlich bis zum Juni 2026 in deutsches Recht überführt werden. Für Januar 2026 war ein entsprechender Referentenentwurf zur Entgelttransparenz angekündigt worden, der zuletzt noch immer ausstand. Auch wenn die Umsetzung damit auf einen hinteren Platz der To-Do-Liste vieler Personalverantwortlicher gerutscht ist, scheint die Richtlinie das Thema Transparenz in vielen Personalabteilungen dennoch beflügelt zu haben – mit klaren Folgen für die Entgeltabrechnung. Hendrik Antz von Infoniqa  erwartet für die Zukunft mehr Transparenz bei der Entgeltabrechnung: "Die Entwicklung geht in die Richtung, dass jedermann im Unternehmen mehr Zugriff auf die Daten erhält." 

Die Bedeutung einer transparenten Payroll werde allein schon mit Blick auf die Mitarbeiterbindung und den Fachkräftemangel weiter zulegen, sagt auch ADP-Deutschland-Chef Thomas Zimmermann: "Ich denke nicht, dass ich Menschen motivieren kann, bei mir zu arbeiten, wenn ich keine transparente Gehaltsspanne für diese Rolle angeben kann." Das regulatorische Umfeld erfordere Daten, die vor allem die Payroll liefern könne. "Da wird man in den nächsten Jahren nicht dran vorbeikommen", sagt Zimmermann mit Blick auf die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie. Unternehmen, die das Thema Datenanalyse ignorierten, liefen Gefahr, als Arbeitgeber an Attraktivität zu verlieren. "Von daher denke ich, dass das Thema Daten und Payroll von enormer Bedeutung ist."  

Entgeltabrechnung: Komplexität der Aufgaben legt weiter zu

Lange Zeit hatte sich die Entgeltabrechnung in vielen Betrieben scheinbar unsichtbar und mehr oder weniger reibungslos vollzogen: Zahlen und Daten wurden übermittelt und anschließend wurden die Gehälter angewiesen und ausgezahlt. Dahinter verbargen sich zwar einige der rechtlich anspruchsvollsten und datenintensivsten Prozesse im HR-Bereich. Die Funktionsfähigkeit der Payroll wurde allerdings von Mitarbeitenden ebenso wie von Personalabteilungen als selbstverständlich und wenig entwicklungsbedürftig angesehen. 

Doch die Komplexität der Aufgaben hat inzwischen deutlich zugelegt: Mit hybriden Arbeitsmodellen und zunehmend internationalen Beschäftigungsformen steigen die Anforderungen weiter. Immer öfter sind auch individuelle Vergütungsmodelle gefragt, die es Unternehmen ermöglichen, Gehälter flexibel an Mitarbeiterbedürfnisse und Leistungen anzupassen, anstatt nur auf starre Fixgehälter zu setzen. Jobticket, Kinderbetreuungszuschuss oder Fitnessstudio – die Implementierung individueller Modelle erhöht die Komplexität der Lohnabrechnung erheblich.

Dabei setzt sich die Erkenntnis durch, dass eine gut aufgestellte Payroll nicht nur mehr Effizienz schafft. "Die Rolle der gesamten HR ändert sich sehr stark – und damit auch die Rolle der Payroll", sagt Marianne Gause, Payroll-Expertin und Director Sales & Account Management beim Outsourcing-Dienstleister SPS Germany GmbH. Es sei Zeit, die Lohnabrechnung ins Zentrum der Unternehmenssteuerung zu rücken: "Die strategische Bedeutung wird oft erst sichtbar, wenn sie nicht funktioniert – insbesondere im Hinblick auf die Mitarbeiterbindung", so Gause. 

Die Payroll ist Aushängeschild für Agilität und Performance

Eine weitere wichtige Rolle spielt die Payroll künftig auch beim Thema Compliance. Eine Herausforderung der Gehaltsabrechnung ist es von jeher, dass jedes Land seine eigenen Vorschriften schafft, die bei grenzüberschreitenden Geschäftsmodellen von den Unternehmen berücksichtigt werden müssen. Die regulatorischen Anforderungen werden gleichzeitig international immer komplexer und verschärfen das Haftungsrisiko. Aber auch betriebsinterne Regularien werden derzeit eher aufgebaut statt reduziert. Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge müssen beachtet werden, und die interne Bürokratie in Form von Audits und internen Compliance-Anforderungen wächst. "Das erhöht den Verwaltungsaufwand und stellt Unternehmen vor Herausforderungen", sagt Gause. 

Gleichzeitig verfügt kaum ein anderer Bereich im Unternehmen über so zahlreiche aktuelle und verlässliche Daten wie die Payroll. Diese Informationen bieten ein erhebliches Potenzial – etwa für die Kostenplanung, automatisierte Reportings, Workforce-Analysen oder digitale HR-Tools. 

Auf diese Weise hat die Lohnabrechnung maßgeblichen Einfluss auf die Performance und Agilität der Unternehmen gewonnen. Sie ist quasi zu einem Aushängeschild geworden, mit dem ein Unternehmen seine Qualität als Arbeitgeber und Marktteilnehmer unter Beweis stellen kann. In einer Zeit, die von zahlreichen geopolitischen Krisen und einer allgemein schwachen Wirtschaftslage geprägt ist, verlässt die Lohnabrechnung damit ihre administrative Nische. Sie wird in Bezug auf Personalplanung, Kostenreduzierung und Compliance zu einem Instrument der Unternehmenssteuerung, sagt ADP-Deutschland-Chef Zimmermann: "Für deutsche Unternehmen vor allem im Mittelstand geht es mehr und mehr darum, sich auf das Kerngeschäft zu fokussieren und nicht darum, Dinge zu tun, die nicht zum Kerngeschäft gehören." 

Dabei hat sich gezeigt, dass die individuelle Expertise einzelner Mitarbeitender nicht mehr ausreicht, um den komplexen Aufgaben gerecht zu werden. Payroll-Experten raten vielmehr dazu, Zuständigkeiten nicht mehr einzelnen Personen zuzuschreiben, sondern strukturell zu verankern, sodass die Expertise bei einem Personalwechsel oder beim Ausscheiden aus dem Berufsleben im Unternehmen bleibt. Wichtig ist demnach außerdem ein Vier-Augen-Prinzip, sodass die Person, die die Daten verwaltet, nicht identisch ist mit der Person, die Auszahlungen vornimmt. Die Entgeltabrechnung soll den Empfehlungen zufolge von einem stetigen Audit-Prozess begleitet werden, sodass untypische Zahlungen und Anomalien schneller bemerkt werden können. Automatisierte IT-Prozesse spielen bei der Standardisierung und Fehlervermeidung eine wichtige Rolle. 

In einer Case-Study für das Personalmagazin listet SD Worx beispielhaft auf, welche Kundenwünsche an die Anbieter herangetragen werden: So geht es darum, die Kommunikation zu bündeln und Schnittstellen zu vereinfachen. Gleichzeitig sollen Prozesse, die sich in der Vergangenheit bereits im Unternehmen bewährt haben, nicht unter den Tisch fallen, sondern gleichwertig abgebildet werden. Die Kunden wünschen sich ein System, das intuitiv und benutzerfreundlich aufgestellt ist und über einen zentralen Login und auch per App erreichbar ist. Manuelle Tätigkeiten und Fehlerquellen sollten minimiert werden. Es besteht der Wunsch nach einer All-in-One-Lösung, die Prozesse effizienter gestaltet und HR durch Mitarbeitenden-Self-Service und beim administrativen Aufwand entlastet. 

Zahlreiche Veränderungs-Faktoren prägen die Payroll

Integrierte Systeme: Viele Firmen verzichten inzwischen  auf isolierte HR-Einzelanwendungen und setzen stattdessen auf Komplettlösungen, die mehrere HR-Prozesse zentral bündeln – etwa Recruiting, Performance Management, Personalentwicklung oder Analytics. Auf diese Weise sollen HR-Prozesse effizienter und kostengünstiger gestaltet werden. 

Outsourcing: Laut einer aktuellen Studie von SD Worx haben hierzulande bereits zwölf Prozent der befragten Unternehmen ihre Payroll bereits vollständig ausgelagert. Bis zum Jahr 2029 wird ein Anstieg auf 15 Prozent erwartet. Outsourcing ist dabei eine Reaktion auf das zunehmend komplexe regulatorische Umfeld. Das gilt besonders für kleine und mittelständische Betriebe. Sie treibt die Sorge, dass gesetzliche Änderungen nicht erkannt oder falsch beachtet werden mit der Folge, dass Compliance-Risiken, finanzielle Sanktionen und Reputationsverluste drohen. 

Laut der Förderbank KfW betrug der Aufwand eines mittelständischen Unternehmens zur Erfüllung aller gesetzlicher Vorgaben zuletzt im Durchschnitt rund 32 Arbeitsstunden pro Monat. Bei Kleinstunternehmen schlug der Aufwand mit 18 Arbeitsstunden pro Monat zu Buche, bei größeren Mittelständlern waren es durchschnittlich schon 310 Arbeitsstunden. Besonders bei Betriebsprüfungen oder externen Audits wird es schnell teuer, wenn Prozesse nicht sauber dokumentiert oder Verantwortlichkeiten unklar sind. Die Unternehmen hoffen, sich mit dem Outsourcing zugleich auch die Sicherheit bei der Einhaltung von Compliance-Regeln und Schutz vor Regelverstößen einkaufen zu können. 

Die Anbieter: Die Payroll-Anbieter bringen vermehrt Software-Lösungen für kleinere Betriebe auf den Markt. SD Worx Buddy wurde speziell für das KMU-Segment entwickelt und folgt einem Payroll-first-Ansatz. Während viele HR-Plattformen mit einem HR- oder HCM-System starten und versuchen, die Entgeltabrechnung nachträglich zu integrieren, geht SD Worx den umgekehrten Weg. SD Worx Buddy ist rund um die zentrale Komplexität der Payroll aufgebaut. Dadurch wird sichergestellt, dass Entgeltabrechnungen jederzeit korrekt, regelkonform und robust sind, während HR-Administration und Workforce Management nahtlos in dieselbe Umgebung integriert werden. Historisch hat SD Worx einen starken Fokus auf größere private und öffentliche Organisationen. Mit SD Worx Buddy wird nun eine Präsenz im breiten KMU-Segment mit 11 bis 250 Mitarbeitenden aufgebaut – ein Markt mit mehr als einer Million Unternehmen in Deutschland.

Payroll-Anbieter: viele Angebote für den Mittelstand

Im Herbst 2026 will Infoniqa die aktualisierte Version der Infoniqa Suite 2026 auf dem Markt präsentieren. Das ist eine HR-Softwarelösung auf Cloud-Basis, die auf aktuelle gesetzliche Anforderungen, digitale Prozesse und Effizienzsteigerung ausgelegt ist. Die Cloud soll den Zugriff erleichtern und auf diese Weise die Vorteile der Payroll als Datenlieferant für Gehalt, Performance oder Weiterentwicklung untermauern. Infoniqa hat sich als Payroll-Anbieter für den Mittelstand in Deutschland, Österreich und in der Schweiz positioniert. 

Der Anbieter Sage zeigte im Frühjahr eine Weiterentwicklung der Cloud-Lösung Sage Active. Dabei handelt es sich um eine ganzheitliche Software-Lösung, die sich speziell auch an kleinere Unternehmen richtet. Das erweiterte Angebot entstand aus der Beobachtung heraus, dass kleine Unternehmen oft zwischen separaten Tools hin- und herwechseln. Das hat zur Folge, dass Rechnungsstellung, Buchhaltung oder Gehaltsabrechnung in voneinander getrennten Systemen abgewickelt werden, und nicht selten hat das einen höheren Verwaltungsaufwand und Mehrarbeit zur Folge. "Sage Active beseitigt die Hindernisse, die durch isolierte und nicht miteinander verbundene Tools entstehen", sagt Ralf Preusser, Produktmanager bei Sage.

ADP hat mit dem ADP Assist  einen KI-Chat-Bot im Angebot, der Fragen rund um die Payroll, beispielsweise zu Themen wie Kurzarbeitergeld oder Krankschreibung, beantwortet – von der praktischen Anwendung bis zu gesetzlichen Vorschriften, sagt ADP-Deutschland-Chef Thomas Zimmermann: "Da stecken unsere gesamte Wissensdatenbank und alle Informationen drin, die wir zu den Themen rund um die Entgeltabrechnung in Deutschland haben."  

KI ist ein Zukunftsthema für die Entgeltabrechnung

Künstliche Intelligenz: KI ist ein Zukunftsthema für die Entgeltabrechnung. Zukunftsfähige HR-Software unterstützt Arbeitgeber dabei, datenbasiert und vorausschauend zu agieren und durch intelligente Assistenzfunktionen zu beschleunigen. Gleichzeitig steckt der Einsatz von KI bei der Gehaltsabrechnung noch in den Kinderschuhen, sagt Payroll-Expertin Gause von SPS Germany: "Von dem notwendigen Know-how, um in unserer komplexen Arbeitswelt – insbesondere in Deutschland – eine echte Payroll mittels KI abzuwickeln, sind wir noch weit entfernt." 

Die Gründe sind vielfältig. So bestünden neben Risiken in Bezug auf Zuverlässigkeit, Auditierbarkeit und Reproduzierbarkeit vor allem Datenschutzbedenken, sagt Gause: "Wer möchte schon, dass die KI mit meinen sensiblen Gehaltsdaten trainiert wird." In der Praxis handle es sich zudem häufig eher um klassische Automatisierung als um echte KI.

Dennoch dürfte die technologische Weiterentwicklung nicht außer Acht gelassen werden. "KI in der Payroll ist Zukunftsmusik. Aber das heißt nicht, dass die Welt in fünf Jahren nicht ganz anders aussieht", betonte Gause. KI-Anwendungen sieht sie derzeit bei Themen im ­Umfeld der Payroll wie der Sichtung von Bewerbungsunterlagen, dem Talentmanagement oder der Reisekostenabrechnung: "Das sind Aufgaben, die KI bereits heute teilweise übernimmt." 

Dieser Beitrag ist erschienen in Personalmagazin 7/2026. Als Abonnent haben Sie Zugang zu diesem Beitrag und allen Artikeln dieser Ausgabe in unserem Digitalmagazin als Desktop-Applikation oder in der Personalmagazin-App.

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