Bestimmte staatliche Leistungen hat der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer als Lohnersatzleistungen (Bezüge) auszuzahlen. Sie sind zwar steuerfrei[1], unterliegen aber dem sog. Progressionsvorbehalt im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung. Deshalb hat der Arbeitgeber solche Leistungen im Lohnkonto aufzuzeichnen:
- Kurzarbeitergeld, einschließlich des Saison-Kurzarbeitergeldes (Schlechtwettergeld), Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge nach dem Altersteilzeitgesetz, Verdienstausfallentschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz und Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld sowie entsprechende Zahlungen im öffentlichen Dienst mit dem tatsächlichen Zahlbetrag im Kalenderjahr.
- Andere steuerfreie Bezüge, z. B. Reisekostenerstattungen, Auslösungen.
- Bezüge, die nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung (DBA) oder dem Auslandstätigkeitserlass in Deutschland steuerfrei sind.[2]
Eine Befreiung von der Aufzeichnungspflicht besteht für bestimmte steuerfreie Bezüge.[3]Freiwillige Trinkgelder sowie Vorteile aus der Privatnutzung betrieblicher Telefone und Internetzugang bzw. -nutzung müssen nicht in das Lohnkonto eingetragen werden. Seit 2020 ebenfalls ausgenommen von der Eintragungspflicht sind steuerfreie geldwerte Vorteile aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrrads oder E-Bikes[4] sowie für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn[5] gewährte steuerfreie Vorteile, die für das elektrische Aufladen eines Elektrofahrzeugs und für die zur privaten Nutzung überlassene betriebliche Ladevorrichtung gelten.[6]
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