Die Ermittlung der steuerfrei erstattbaren Kosten bei Entsendungsfällen ist komplex und hängt stark vom Einzelfall ab. Aktuelle Verwaltungserlasse schaffen hier mehr Klarheit - insbesondere in Bezug auf die Übernachtungskosten und bei Mitnahme von Familienmitgliedern.
Häufig handelt es sich um vorübergehende Auswärtstätigkeiten, sodass steuerfreie Erstattungen nach Reisekostengrundsätzen möglich sind. Übernachtungskosten können dabei in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen gezahlt werden. Dazu zählen zum Beispiel die Hotelkosten - aber auch Mietaufwendungen für die Nutzung eines (möblierten) Zimmers oder einer Wohnung.
Doppelte Haushaltsführung prüfen
Die Verwaltung weist jedoch darauf hin, dass das nur gilt, solange der Mitarbeiter seine bisherige Wohnung nicht aufgibt. Liegt die einzige Wohnung am Beschäftigungsort, fallen keine steuerlich zu berücksichtigenden Mehraufwendungen an.
In Ausnahmefällen wird der entsandte Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin im Rahmen eines eigenständigen Arbeitsvertrags beim aufnehmenden Unternehmen tätig. Dort ist das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte wahrscheinlich. In diesen Fällen könnte die Voraussetzungen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung erfüllt sein. Dabei ist zu unterscheiden, ob eine Entsendung ins Ausland oder ins Inland vorliegt:
- Inboundfälle: Bei einer Entsendung ins Inland können die tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft am Ort der ersten Tätigkeitsstätte seit 2014 höchstens mit 1.000 Euro im Monat berücksichtigt werden
- Outboundfälle: Bei einer Entsendung ins Ausland können die Kosten der Unterkunft höchstens mit dem Betrag berücksichtigt werden, der bei Anmietung einer nach Lage und Ausstattung durchschnittlichen 60 Quadratmeter großen Wohnung am ausländischen Ort der ersten Tätigkeitsstätte angefallen wäre.
Übernachtungskosten bei Familienbegleitung
Darüber hinaus enthalten die neuen Verwaltungsvorschriften insbesondere Klarstellungen zur Begleitung durch (Ehe-)Partner und/oder Kinder. Soweit höhere Übernachtungskosten anfallen, weil der Mitarbeiter eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, zum Beispiel Familienangehörige, sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Mitarbeiter angefallen wären:
- Hotelübernachtung: Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers, zum Beispiel Doppelzimmer im Hotel, können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.
- Zweitwohnung bis 1.000 Euro bei Inboundfällen: Bei Nutzung einer Wohnung am auswärtigen Tätigkeitsort kann im Inland bei Aufwendungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro monatlich von einer ausschließlichen beruflichen Veranlassung ausgegangen werden. Das gilt nach Verwaltungsauffassung von Anfang an, also unabhängig von der Überschreitung der sogenannten 48-Monatsgrenze.
- Zweitwohnung über 1.000 Euro und Outboundfälle: Betragen die Aufwendungen im Inland hingegen mehr als 1.000 Euro monatlich oder handelt es sich um eine Wohnung im Ausland, können nur die Aufwendungen berücksichtigt werden, die durch die beruflich veranlasste, alleinige Nutzung des Mitarbeiters verursacht werden; dazu kann die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte mit einer Wohnfläche bis zu 60 Quadratmeter als Vergleichsmaßstab herangezogen werden.
Arbeitgebererstattung bei Zweitwohnungskosten bis 1.000 EuroBeispiel: Eine nach Deutschland oder innerhalb Deutschlands entsandte Mitarbeiterin wohnt mit ihrem Ehepartner in einer 70 qm großen Mietwohnung am auswärtigen Beschäftigungsort. Die Aufwendungen für die Wohnung betragen monatlich 700 Euro (zehn Euro/Quadratmeter). Ergebnis: Die Aufwendungen können in voller Höhe steuerfrei erstattet werden. |
Arbeitgebererstattung bei Zweitwohnungskosten von mehr als 1.000 EuroBeispiel: Ein nach Deutschland oder innerhalb Deutschlands entsandter Mitarbeiter wohnt mit seiner Ehefrau und zwei Kindern in einer 150 Quadratmeter großen Mietwohnung am auswärtigen Beschäftigungsort. Die Aufwendungen für die Wohnung betragen monatlich 1.050 Euro (sieben Euro/Quadratmeter). Der Durchschnittsmietzins für eine 60 Quadratmeter große Wohnung beträgt fünf Euro/Quadratmeter. Ergebnis: Da die monatlichen Unterkunftskosten 1.000 Euro übersteigen, können nur die Unterkunftskosten berücksichtigt werden, die ausschließlich durch die Nutzung des Mitarbeiters verursacht werden. Dabei können die anteiligen beruflich veranlassten Aufwendungen, die vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können, auf 300 Euro (fünf Euro x 60 Quadratmeter Wohnfläche als Vergleichsmaßstab) geschätzt werden. |
Quelle: Ergänztes Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1. Januar 2014 vom 24. Oktober 2014, Aktenzeichen IV C 5 - S 2353/14/10002, hier: insbesondere Rz. 117 und Kurzinformation der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen, ESt Nr. 47/2014 vom 8. Dezember 2014.