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25.09.2012 | Top-Thema Künstlersozialabgabe - sie trifft mehr, als man denkt

Melde- und Aufzeichnungspflichten

Kapitel
Unternehmen müssen Melde- und Aufzeichnungspflichten erfüllen.
Bild: Haufe Online Redaktion

Nach den gesetzlichen Bestimmungen müssen sich abgabepflichtige Unternehmen selbst bei der Künstlersozialkasse (KSK) melden. Dies kann zunächst formlos schriftlich, per Fax oder E-Mail, aber auch telefonisch geschehen.

Die KSK prüft die grundsätzliche Abgabepflicht und stellt sie ggf. in einem gesonderten Bescheid fest. Daraus ergibt sich noch kein konkret zu zahlender Betrag, es wird lediglich die grundsätzliche Abgabepflicht  des Arbeitgebers festgestellt. Die Träger der Deutschen Rentenversicherung (DRV) überwachen die Meldepflicht bei allen in Betracht kommenden Arbeitgebern im Rahmen der Betriebsprüfungen.

Verfahren zur Überwachung

Die Unternehmen sind zur Selbstanzeige verpflichtet (§ 27 Abs. 1 KSVG). Darüber hinaus erfasst die KSK regelmäßig Unternehmen, die ihren Meldepflichten nicht nachgekommen sind. Hierzu werden Branchen- und Adressverzeichnisse ebenso wie Informationen der Künstler- und Unternehmerverbände ausgewertet. Die RV ermittelt aus diesen Adressabgleichen mit einem Erhebungsbogen diejenigen Unternehmen, die bislang noch keine Meldung zur KSK abgegeben haben. Angeschriebene Unternehmen müssen innerhalb eines Monats detaillierte Angaben machen, wonach dann über die grundsätzliche Abgabepflicht entschieden werden kann. Wird die Abgabepflicht rückwirkend festgestellt, drohen umfangreiche Nachzahlungen.

Jährliche Entgeltmeldung außerhalb des SV-Meldeverfahrens

Abgabepflichtige Unternehmen müssen jeweils bis zum 31. März des Folgejahres sämtliche an selbstständige Künstler/Publizisten geleisteten Entgelte des Vorjahres (Summe der beitragspflichtigen Entgelte) an die KSK melden. Die Meldung für das laufende Jahr 2012 muss also bis zum 31.3.2013 erfolgen.

Die KSK versendet zum Ende jedes Kalenderjahres einen Meldebogen. Aufgrund der Entgeltmeldung ermittelt die KSK den zu zahlenden Betrag und teilt diesen dem abgabepflichtigen Unternehmen mit. Meldungen im Rahmen des SV-Meldeverfahrens (DEÜV-Meldungen) sind für selbstständige Künstler/Publizisten nicht abzugeben.

Regelmäßige Vorauszahlungen auf den Jahresbeitrag

Auf die KSA sind monatliche Vorauszahlungen zu leisten. Basis für die Berechnung der Vorauszahlungen sind die Entgelte des Vorjahres. Multipliziert man 1/12 der Jahresentgelte mit den jeweils geltenden Abgabesätzen ergibt sich die monatliche Vorauszahlung. Sie gilt immer für die Zeit von März des laufenden Jahres  Februar des Folgejahres. Kommen Arbeitgeber ihren Meldepflichten nach dem KSVG nicht nach, wird die Höhe der gezahlten Entgelte von der KSK oder dem für die Betriebsprüfung zuständigen Rentenversicherungsträger geschätzt.

Umfangreiche Aufzeichnungspflichten

Die abgabepflichtigen Unternehmen sind verpflichtet, alle an selbstständige Künstler/Publizisten gezahlten Entgelte aufzuzeichnen und auf Verlangen der KSK oder bei einer Betriebsprüfung den Prüfern der DRV vorzulegen(§ 28 KSVG). Die Unterlagen müssen alle Zahlungen nach Tagen enthalten. Sie können innerhalb des Buchungssystems mit besonderen Konten geführt werden oder durch gesonderte Aufzeichnungen (Kladden, Hefte) erfolgen.

Einsichtnahme und Aufbewahrung der Unterlagen

Den Prüfern ist Einsicht in alle zum Rechnungswesen gehörenden Geschäftsbücher und sonstigen Unterlagen zu gewähren, soweit diese Eintragungen enthalten oder enthalten könnten, z. B. über vertragliche Beziehungen und gezahlte Entgelte. Die Prüfungen schließen damit auch Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen ein.

Die Aufzeichnungen sind mindestens 5 Jahre aufzubewahren, nachdem die gezahlten Entgelte fällig geworden sind. Werden die gesetzlichen Melde- und Aufzeichnungspflichten verletzt, kann diese Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld bis zu 50.000 EUR geahndet werden.

Haufe Online Redaktion

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