Erstattung der Entgeltfortzahlung bei Krankheit von Minijobbern

Damit Arbeitgeber von den Erstattungen profitieren können, ist die Teilnahme am "Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1)" für Arbeitgeber bis zu einer bestimmten Betriebsgröße verpflichtend. Die Höhe der U1 beträgt für Minijobs 1 % des Arbeitsentgelts. Maßgeblich ist das Entgelt, von dem auch die Rentenversicherungsbeiträge berechnet werden.
Arbeitgeber werden durch das Ausgleichsverfahren vor hohen Belastungen aufgrund des krankheitsbedingten Ausfalls von Arbeitnehmern geschützt.

Teilnahme am Umlageverfahren zwecks Finanzierung der Erstattung

Das Aufwendungsausgleichsgesetz regelt, wer am Umlageverfahren teilnimmt. Der Arbeitgeber stellt zu Beginn eines jeden Kalenderjahres fest, ob er für die Dauer des gesamten Kalenderjahres am U1-Verfahren teilnimmt. Die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See führt das Ausgleichsverfahren für Minijobs als Träger der knappschaftlichen Krankenversicherung durch. Sie muss die Teilnahme am U1-Verfahren nicht förmlich feststellen. Grundsätzlich gilt, dass ein Arbeitgeber dann am U1-Verfahren teilnimmt, wenn er im Vorjahr für mindestens acht Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigt hat. Die acht Kalendermonate müssen nicht zusammenhängend verlaufen. Für diese Berechnung sind Voll- und Teilzeitbeschäftigte unterschiedlich zu berücksichtigen. Auszubildende sowie schwerbehinderte Menschen sind beispielsweise gar nicht mit einzubeziehen.

Hinweis: Nur Teilnehmer am Umlageverfahren profitieren von der Erstattung der Aufwendungen für Entgeltfortzahlung.

Anspruch auf Entgeltfortzahlung für Minijobber

Auch der Minijob-Arbeitgeber ist nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz verpflichtet, seinen Minijobbern bei Arbeitsunfähigkeit infolge

• unverschuldeter Krankheit oder
• einer medizinischen Vorsorge- bzw. Rehabilitationsmaßnahme

das Arbeitsentgelt für mindestens 6 Wochen in ungeminderter Höhe fortzuzahlen.

Wichtig: Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht nicht für die ersten 4 Wochen der Beschäftigung. In dieser Zeit erhalten krankenversicherungsfreie Minijobber im Gegensatz zu mehr als geringfügig beschäftigten krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmern auch kein Krankengeld von der Krankenkasse.

Erstattungsfähige Aufwendungen des Arbeitgebers

Die Erstattung der Entgeltfortzahlung beträgt 80 Prozent des im Krankheitsfall an den Arbeitnehmer nach den Bestimmungen des EFZG fortgezahlten Bruttoarbeitsentgelts. Die auf das Arbeitsentgelt entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind hiermit pauschal abgegolten.
Eine Erstattung erfolgt insbesondere nicht

• für die ersten 28 Tage einer Beschäftigung,
• für die Zeit ab dem 43. Tag der Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit,
• für Entgelt bei krankheitsbedingter Einstellung der Arbeit während eines Arbeitstages oder einer Arbeitsschicht oder
• für einmalig gezahltes Arbeitsentgelt (z. B. Weihnachtsgeld).

Erstattung der Entgeltfortzahlung: Maschinelles Antragsverfahren

Erstattet wird auf Antrag. Der Erstattungsantrag ist durch gesicherte und verschlüsselte Datenfernübertragung aus systemgeprüften Programmen (Entgeltabrechnungsprogramme)
zu übermitteln. Arbeitgeber, die über ein solches Programm nicht verfügen, können die kostenfreie Ausfüllhilfe sv.net/classic nutzen. Informationen zu diesem Produkt sind auf den Internetseiten www.itsg.de oder www.gkv-datenaustausch.de zu finden.

Verrechnung des Erstattungsbetrages

Der Arbeitgeber kann den Erstattungsbetrag mit der nächsten Beitragszahlung verrechnen. In diesem Zusammenhang setzt er den Erstattungsbetrag von den zu zahlenden Beiträgen ab und kennzeichnet dies entsprechend im Beitragsnachweis-Verfahren (ERSTATTUNG AAG - ERSTAAG).

Wichtig: Bei einer Verrechnung muss der Erstattungsantrag rechtzeitig, also spätestens 4 Arbeitstage vor dem Tag der Fälligkeit der Beiträge, an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See übermittelt werden.

Arbeitgebern, die keine Verrechnung des Erstattungsbetrages im Rahmen der nächsten Beitragszahlung vornehmen, werden die erstattungsfähigen Aufwendungen ausgezahlt.

Weitere Informationen zu diesen Themen erhalten Sie auf unserer Themenseite "Arbeitsunfähigkeit" sowie auf der Themenseite "Minijob".