Neue Antrags- und Bescheinigungsverfahren in der Entgeltabrechnung

BEA – dies ist die Abkürzung für "Bescheinigungen elektronisch annehmen". Bereits vor einigen Jahren wurde die Rechtsgrundlage dafür geschaffen, dass die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Rentenversicherung die für die Leistungsgewährung erforderlichen Entgeltdaten vom Arbeitgeber in elektronischer Form anfordern und erhalten können. Bislang haben Arbeitgeber eine Wahlmöglichkeit zwischen dem Papier- und dem elektronischen Verfahren. Künftig soll es nur noch den elektronischen Weg geben. Zudem fällt der Startschuss für einen elektronischen Dialog zwischen Versorgungswerk, Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) und Arbeitgeber.

Pflicht zur Nutzung des BA-BEA-Verfahrens 

Die Inhalte der klassischen Arbeitsbescheinigung für die Gewährung von Arbeitslosengeld sind der Bundesagentur für Arbeit künftig ausschließlich über das BA-BEA-Verfahren mit dem Abrechnungsprogramm elektronisch zu übermitteln. Dies gilt auch für die Inhalte der bisherigen Bescheinigungen bei Anwendung des überstaatlichen Rechts oder bei Nebeneinkommen (§§ 312a, 313 SGB III). Der verpflichtende Einsatz des BA-BEA-Verfahrens soll zum 1. August 2022 kommen.

Widerspruchsrecht für Arbeitnehmer im BA-BEA-Verfahren entfällt

Durch die verpflichtende Nutzung des Verfahrens entfällt die Pflicht, den Arbeitnehmer vor der elektronischen Übermittlung auf sein Widerspruchsrecht hinzuweisen, da das Widerspruchsrecht entfällt. Damit erkennbar wird, welche Daten der Arbeitgeber übermittelt hat, hat die Bundesagentur für Arbeit dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über die erhaltenen Daten zukommen zu lassen.

Pflicht zur Nutzung des rvBEA-Verfahrens 

Neben der Bundesagentur für Arbeit benötigen auch die 16 Rentenversicherungsträger Entgeltdaten bei der Gewährung von Geldleistungen. Wie im BA-BEA-Verfahren sollen auch diese Daten direkt aus dem Abrechnungsprogramm zur Rentenversicherung gesandt werden. Allerdings steckt das rvBEA-Verfahren nach wie vor in der Konzeptionsphase. Der Gesetzgeber möchte hier offenbar den Druck erhöhen und sieht eine Verpflichtung des Verfahrens bereits zum 1. Januar 2022 vor. 

Widerspruchsrecht für Arbeitnehmer im rvBEA-Verfahren entfällt

Wie im BA-BEA-Verfahren müssen Arbeitgeber bei der Nutzung des rvBEA-Verfahrens bislang den Arbeitnehmer dahingehend aufklären, dass er der Übertragung widersprechen kann. Dieses Widerspruchsrecht wird gestrichen.

Elektronisches Dialogverfahren zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht

Berufsständisch versorgte Arbeitnehmer müssen grundsätzlich bei jeder Beschäftigungsaufnahme die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht neu beantragen. Der Antrag wird oftmals über das Versorgungswerk gestellt, welches den Antrag um die Daten zur Mitgliedschaft ergänzt und der DRV Bund zusendet. Diese prüft den Antrag und sendet dem Arbeitnehmer den Befreiungsbescheid zu, der diesen Bescheid in der Entgeltabrechnung vorlegt. Dieser gesamte Prozess läuft heute weitestgehend in Papierform ab. 

Künftig stellen Arbeitnehmer beim Versorgungswerk einen elektronischen Antrag. Das Versorgungswerk meldet die Antragsdaten in elektronischer Form der DRV Bund. Das neue elektronische Verfahren tritt zum 1. Januar 2021 in Kraft.

Im weiteren Gesetzgebungsverfahren sollen dann auch der elektronische Weg von der DRV Bund zum Arbeitgeber und zum Versorgungswerk geregelt werden. Denkbar wäre, dass die DRV Bund dem Arbeitgeber die Befreiungsdaten über das Verfahren rvBEA zusendet.

Einsparpotenziale in der Entgeltabrechnung

Mit diesem neuen Verfahren müsste künftig nicht mehr auf Grundlage eines papiergebundenen Befreiungsbescheides eine rückwirkende Korrektur der Entgeltabrechnung angestoßen werden. Diese könnte in vielen Fällen systemseitig nach Eingang der Daten über rvEBA erfolgen.