Reich werden als Verwalter

Haus- und Wohnungsverwaltung war noch vor fünf Jahren eine Leistung, die nicht hoch im Kurs stand. Zu viele Anbieter buhlten um verwöhnte WEGs. Um den Zuschlag zu erhalten und die Konkurrenz auszubooten, schnürte so mancher All-in-Pakete zu Dumping-Preisen.

Heute hat sich das Blatt gewendet. Die Nachfrage nach qualifizierten Verwalterleistungen ist gestiegen. Immobilienverwaltungen können sich neue Kundinnen und Kunden mittlerweile aussuchen. Gerade habe ich mit einem ausgebuchten Verwalter gesprochen, der in einem Angebot 100 Euro pro Einheit aufrief, in der Hoffnung, den Anfragenden damit nachhaltig abzuschrecken.

Doch trotz der guten Marktlage hat sich die Ertragssituation nicht wesentlich geändert.

Sind Verwalter schlechte Verhandler? Auf Ursachensuche

Grund dafür sind zum einen die Altverträge aus der Dumping-Zeit, deren niedrige Tarife pro Einheit immer noch nicht nachverhandelt sind, obwohl es eigentlich dringend nötig wäre. Sind Verwalterinnen und Verwalter also grottenschlechte Verhandler? Kaum, denn schließlich ist gutes Verhandeln ihr tägliches Brot, wenn es zum Beispiel um den Einkauf von Fremdleistungen – wie etwa von Handwerkerinnen und Handwerkern oder Sachverständigen – geht.

Wahrscheinlicher ist ein anderer Hintergrund: Vielleicht sind sie es ja gar nicht gewohnt, leistungsadäquat bezahlt zu werden. Die Historie spricht für diese Theorie. Das Selbstverständnis vom All-in-Verwalter, der nicht zwischen Standard- und Sonderleistungen unterschied und seinen Kunden ein Rundum-Sorglos-Paket bot, herrscht bei vielen immer noch vor, obwohl es – aufgrund der günstigen Marktsituation, aber auch angesichts der permanent umfangreicher werdenden gesetzlichen Verpflichtungen der Verwalter – nicht mehr zeitgemäß ist.

Auch heute noch denken viele gar nicht darüber nach, ob eine Leistung mit der Pauschalvergütung abgegolten ist oder ob dafür doch eher die vereinbarte Sondervergütung anfallen müsste. Andere sind durch ungünstige Altverträge derart eingeschränkt, dass sie Sondervergütungen gar nicht erst verlangen dürften. Und so manche ziehen gar nicht erst in Erwägung, dass sie unrentable Verträge doch auch einfach kündigen oder zumindest auslaufen lassen könnten, um Zeit zu gewinnen für lukrativere Aufträge.

Wieder andere lassen sich auch beim Abschluss neuer Verwalterverträge immer noch im Preis drücken, vor allem, wenn ein Eigentümer mit großen Objekten beziehungsweise vielen Einheiten lockt. Oft fehlt es zudem an verlässlichen Kalkulationsgrundlagen und Daten, um zu analysieren, welcher neue Auftrag sich als rentabel herausstellen und welcher sich eher als Pro-Bono-Fall entpuppen wird.

Besseres Einkommen: Eine Sackgasse, drei Lösungswege

Möglichkeiten, das eigene Einkommen aufzubessern, gibt es durchaus – auch solche, die eher im Verborgenen existieren. Ich habe von Verwaltern gehört, die sich eine Art zweite Vergütung über Kick-Back-Zahlungen generieren. Manche Verwalter treiben es so weit, dass "Nebenerlöse" zum Beispiel über Provisionsbeteiligungen des Versicherungsmaklers, Heizkostendienstleisters oder anteiligen Rückvergütungen der Handwerker ihre eigentliche Vergütung übersteigen. Eine rechtliche Grauzone?

Meine Meinung dazu? Es gibt erheblich effizientere Ansatzpunkte, ein höheres Einkommen zu erzielen, die einen nachts auch wesentlich besser schlafen lassen.

Hebel 1: Ein neues Preis-Selbstbewusstsein  

Gute Verwalter leisten hochqualifizierte Arbeit und halten ihren Kunden eine Menge Sorgen vom Leib. Vor allem geschäftsführende Verwalter, die Jahrzehnte an Praxiserfahrung auf dem Buckel und diverse Fortbildungen absolviert haben, können rechtliche Risiken oft besser einschätzen als Wald & Wiesen-Anwälte. Dieses Know-how ist wesentlich mehr wert als 50 bis 60 Euro die Stunde.

Nur sind sich viele Verwalter des wahren Werts ihrer Arbeit gar nicht bewusst. Der erste Schritt ist deshalb, sich selbst und seinem Team vor Augen zu führen, wie wertvoll die eigene Leistung ist. Eine Dienstleistung, die sonst nur ein Fachanwalt oder Sachverständiger lösen könnte, sollte meines Erachtens mit einem adäquaten Lohn für weit mehr als 100 Euro die Stunde berechnet werden, wobei die Geschäftsführerstunde durchschnittlich mit 83,69 Euro berechnet wird. Warum nur?

Hebel 2: Mehr Daten, mehr Analysen, mehr Transparenz   

Wissen Sie, wie viele Stunden Sie und Ihr Team pro Monat für die Liegenschaften im Portfolio aufwenden? Nicht exakt, sondern eher so zirka? Dann geht es Ihnen vielleicht wie manch anderem Ihrer Kolleginnen und Kollegen im Tagesgeschäft: Da ruft Eigentümer "Giovanni Tonno" an und braucht noch "schnell mal" etwas für seine Steuererklärung, gefolgt von Eigentümerin "Maria Alforno", die "nur" einen Tipp benötigt, wie viel sie für den Stellplatz an Miete berechnen kann. Leistungen wie diese mögen sich anfühlen wie eine Kleinigkeit, kosten in Summe aber eine Menge Zeit und können deswegen zu einer erheblichen Schieflage im Preis-Leistungs-Verhältnis führen.

Abhilfe schaffen konsequente Erfassungsprozesse, die Transparenz in die tatsächlich pro Objekt aufgewendeten Leistungen bringen. Wer seine Aufwände genau dokumentiert und einzelnen Liegenschaften zuordnet, kann die Rentabilität seiner Einzelaufträge besser kalkulieren und auch gegenüber WEGs Nachweise für den Anspruch auf etwaige Sondervergütungen oder Nachverhandlungen erbringen.

Mit digitalen Tools, die mit den Aufwänden für die jeweiligen Objekte befüllt werden, geht das sogar auf Knopfdruck. Einige ERP-Lösungen bieten neben aussagekräftigen Reports zu erbrachten Leistungen zudem übersichtliche Dashboards, die auf einen Blick erkennen lassen, welche Objekte besonders aufwändig und nur wenig rentabel sind.

Hebel 3: Smarte Vertragsgestaltung

Verwaltungen sind keine gemeinnützigen Organisationen. Die Sache muss sich also lohnen. Dass sie es langfristig tut, lässt sich auch mit vorausschauender Vertragsgestaltung sicherstellen.

Hierzu gehört die Vereinbarung einer ordentlichen Grundvergütung. Sätze pro Einheit und Monat unter 30 Euro rechnen sich meines Erachtens nur noch in ganz wenigen Fällen, so zum Beispiel in großen Liegenschaften. Auch bei der Ermittlung einer lohnenden Grundvergütung profitieren Verwalter von sorgfältiger digitaler Dokumentation der Aufwände. Je mehr Daten und Erfahrungswerte aus vergleichbaren Objekten vorliegen, desto leichter und schneller funktioniert die Kalkulation für neue Aufträge.  

Zum anderen sollte Wert auf einen klar formulierten Katalog an Sondervergütungen gelegt werden. Zulässig sind sie zum Beispiel, wenn Verwalter die Bauüberwachung und Baubetreuung, die Digitalisierung der Unterlagen einer neu übernommenen WEG-Verwaltung oder die Bearbeitung gerichtlicher Verfahren übernehmen.

Die Vereinbarung im Vertrag reicht jedoch nicht aus. Im laufenden Betrieb müssen die Sonderleistungen auch konsequent abgerechnet werden. Hier helfen wiederum digitale Lösungen, in denen die jeweiligen Abrechnungssätze hinterlegt werden und per Mausklick in die Abrechnungen einfließen, wenn die Leistungen abgerufen wurden.

Ob man durch das Ziehen all dieser Hebel reich wird als Verwalter? Wer weiß. Eines ist jedoch sicher: Zufriedener allemal, und das ist doch auch schon mal viel wert.