KI bringt uns auf die nächste Stufe der Automatisierung

Eine Bewerbung schreiben, eine Gliederung entwerfen, einen Text zusammenfassen – immer mehr Menschen holen sich bei solchen Aufgaben Hilfe von ChatGPT oder ähnlichen Tools, die auf sogenannter generativer künstlicher Intelligenz (KI) basieren. In Unternehmen ist die Nutzung dieser Anwendungen, die im Internet verfügbar sind, jedoch nicht unproblematisch.

Damit das KI-Tool nicht nur Wissen aus dem Netz wiedergibt und allgemeine Aussagen produziert, muss es auf die relevanten Daten des Unternehmens zugreifen. Sensible Geschäftsdaten in den Chatbot einzugeben, kommt für die Wohnungsunternehmen nicht infrage, solange die Chatverläufe von der KI gespeichert werden.

Die gute Nachricht: Künstliche Intelligenz gibt es jetzt als echte Business-Anwendung, die eine Compliance-gerechte Verarbeitung der eigenen Daten gewährleistet. Microsoft macht die Technologie unter dem Namen "Microsoft Copilot" für Unternehmen jeder Größe nutzbar.

Automatisierung Stufe 1: Effizienz durch Massen-Datenverarbeitung

Was Automatisierung bedeutet, ändert sich mit dieser Entwicklung radikal. Lange ging es vor allem darum, fachliche Aufgaben durch die Maschine erledigen zu lassen, wobei insbesondere die aufwändigen Massenroutinen im Fokus standen. Die starken Rechenleistungen, die Cloud-Lösungen wie das ERP-System Haufe axera bieten, waren hier gleichsam Katalysatoren.

Haufe axera ruft täglich selbständig die Kontoauszüge aus dem Bankenrechenzentrum ab und ordnet sie automatisch dem richtigen Personen- oder Objektkonto zu. Die Fachkräfte in der Buchhaltung müssen nur noch selten in den Prozess eingreifen. Hohe Zeitersparnis erzielen die Unternehmen auch durch die Automatisierung der Batch-Läufe für die monatlichen Sollstellungen und Inkassoläufe.

Das Potenzial nutzen wir auch in anderen Bereichen. Auswertungen und Reports werden für unsere Kundinnen und Kunden immer wichtiger. Die Business-Intelligence-Anwendung axera insights unterstützt die Unternehmen durch eine flexible Nutzung von ERP-Daten auch ohne Export zu Excel, liefert verständliche Visualisierungen oder schnelle Reportings. Auch beim Onboarding spielt Automatisierung eine Rolle. Wollen sich neue Fachkräfte schneller in unser Cloud-ERP-System einarbeiten, können sie den axera guide nutzen. Der Assistent schlägt Bedienungsabläufe vor, um unerfahrene Nutzer durch die Prozesse zu leiten.

Automatisierung Stufe 2: Vernetzung der Systeme und Daten

Ein weiteres Beispiel, wie die Cloud-Lösung die wohnungswirtschaftlichen Fachkräfte entlastet, ist der automatische Datentausch mit Messdienstleistern über die ARGE 3.10-Schnittstelle. Dadurch vereinfacht sich die Erstellung der Heizkostenabrechnung unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben, wie der CO2-Kostenaufteilung, ebenso die unterjährige Verbrauchsinformation.

Mit weiteren Partnerlösungen können die Wohnungsunternehmen Prozesse wie die Vermietung, Kundenkommunikation oder das Dokumentenmanagement digitalisieren und effizienter gestalten. Die Vernetzung mit Haufe axera garantiert, dass die Daten reibungslos fließen und für die nächste Aufgabe sofort zur Verfügung stehen. Die offene Schnittstelle des Cloud-ERPs erlaubt zudem die Kopplung an jede beliebige Lösung außerhalb des Partnernetzwerks.

Automatisierung Stufe 3: KI wertet Daten des Unternehmens aus

Als die Nutzung von KI-Technologien noch am Anfang stand, war sie aufgrund des hohen Entwicklungsaufwands nur für große Unternehmen erschwinglich. Heute ist sie die Basistechnologie für Start-ups und Unternehmen, die innovative Lösungen entwickeln, damit zum Beispiel Mülltrennung effizienter wird oder die Landwirtschaft ressourcenschonende Bewässerungssysteme nutzen kann. KI beschleunigt heute Innovationsprozesse, automatisiert die Softwareentwicklung oder löst in der Forschung experimentelle Methoden durch Deep Learning ab.

In der Wohnungswirtschaft wird KI-Technologie die nächste Optimierungswelle auslösen und für neue Freiräume in der Kundenbetreuung, im Objektmanagement oder in der Verwaltung sorgen. Voraussetzung für den Einsatz ist ein hoher Digitalisierungsgrad. Denn KI-Tools liefern nur dort gute Ergebnisse, wo große Mengen an brauchbaren Daten vorliegen.

Ein Beispiel: Während Informationen aus analogen Besprechungen gerne mal in Vergessenheit geraten, wird das digitale Meeting zur wertvollen Datenquelle. Hier teilen die User Dokumente, stellen Zusatzinfos in den Chatverlauf, stecken Notizen und Ideen an die elektronische Pinnwand; und noch dazu lässt sich das Meeting digital aufzeichnen. Die KI kann all diese Daten aufbereiten und bedarfsgerecht auswerten, etwa das Gespräch automatisch transkribieren und übersetzen, ein Besprechungsprotokoll erstellen oder Abwesende mit relevanten Informationen versorgen. Und dies innerhalb weniger Sekunden.

Persönliche KI-Assistenten unterstützen User individuell

Die Technologie dafür ist bereits verfügbar. Unser Partner Microsoft hat im Herbst 2023 den Copilot in Windows integriert. Konzipiert als persönlicher KI-Assistent, beruht der Copilot auf dem Sprachmodell GPT-4 von OpenAI. Das heißt, er kann eine sinnvolle, menschenähnliche Konversation mit dem User führen. Seit Kurzem ist der Copilot für Unternehmen jeder Größe verfügbar, die in der Microsoft 365-Welt arbeiten, was auch kleineren Genossenschaften und Wohnungsunternehmen neue Möglichkeiten erschließt, ihre Produktivität zu steigern.

Der große Vorteil liegt in der Integration in die Microsoft-Apps, wie Excel, Word, Teams, PowerPoint oder Outlook. Der Copilot hat Zugriff auf die vom Unternehmen erzeugten Inhalte (Microsoft Graph) und Arbeitskontexte. Die Nutzer können auf einer einfachen Chat-Oberfläche Fragen stellen oder Hilfe zu einer Aufgabe anfordern. Unzählige Anwendungsfälle sind denkbar: Mitarbeitende in der Kundenbetreuung erhalten Tipps zur Tonalität und Verständlichkeit ihrer E-Mails oder Chat-Antworten. Sie lassen Mieterschreiben auf Basis der Kundenhistorie erstellen. Projektverantwortliche nutzen das Tool, um sich eine schnelle Übersicht über den Stand zu verschaffen.

Der nächste Schritt: Integration in das ERP-System

Noch interessanter wird es, wenn der KI-Assistent mit unternehmenseigenen Systemen wie dem wohnungswirtschaftlichen ERP-System, einer CRM- oder auch CMS-Lösung verbunden wird. Für den Einbezug von wertvollen Daten bietet Haufe axera die besten Voraussetzungen, weil es in der Microsoft Azure-Cloud gehostet wird, wo wir Zugriff auf die Dienste von Microsoft haben und auch die technischen Voraussetzungen für eine Integration optimal sind. Dass sich mit integrierten Chatbots neue Mehrwerte für unsere Kunden schaffen lassen, hat eine Machbarkeitsstudie bereits gezeigt.

Was sich mit Sicherheit sagen lässt: Die Arbeit in den Wohnungsunternehmen wird sich durch den rasanten Fortschritt von KI-Technologien nochmals stark verändern. KI löst aber auch in der Softwareentwicklung eine enorme Dynamik aus. Es bleibt eine spannende Zeit.