Langweilt Sie das ewige Gerede über Digitalisierung manchmal? Finden Sie, es ist allmählich alles darüber gesagt und geschrieben? Ich denke selbst oft: Das hört nie auf. Aber wahrscheinlich muss das so sein ...
"Digitalisierung? Ich kann nichts mehr darüber hören. Alle in der Branche wissen doch jetzt wohl, wie wichtig das ist und wie es funktioniert", flüsterte mir der Geschäftsführer einer großen Immobilienverwaltung genervt auf einer Tagung zu.
Wie die Geschichte der digitalen Transformation endet? Nie
Ich konnte meinem Sitznachbarn nicht zustimmen, so gerne ich es auch getan hätte. Wie schön wäre es, wenn die Geschichte der Digitalisierung bereits zu Ende erzählt wäre. Natürlich als Erfolgsgeschichte mit den Verwalterinnen und Verwaltern als siegreichen Heldinnen und Helden und einem Happy End. Dem ist aber nicht so.
Die Crux ist: Digitalisierung ist eine Never-ending-Story, die immer neue Wendungen und Herausforderungen bereit hält, über die es zu berichten gilt. Sie ist eine Abenteuergeschichte, die für jedes Verwaltungsunternehmen ein unterschiedliches Drehbuch mit anderen Startpunkten, Zwischenetappen, Tief- und Höhepunkten vorsieht. Auch die Schwierigkeiten, die Verwalter in ihrer Geschichte der digitalen Transformation überwinden müssen, sind niemals exakt die gleichen.
Zu unterschiedlich sind die Firmen: Zwar wird prophezeit, dass in den nächsten Jahren immer mehr kleine Verwaltungsunternehmen vom Markt verschwinden werden und eine große Konsolidierung stattfinden wird, derzeit beobachten wir jedoch noch viele Neugründungen von Kleinstverwaltungen. Diese Startups stehen naturgemäß am Anfang ihrer Digitalisierungsstory. Sie tasten sich Schritt für Schritt an die passenden Tools, etc. heran.
Ein bisschen weiter ist vielleicht die kleine, etablierte Immobilienverwaltung, die bereits einige der analogen Arbeitsweisen in digitale Tools übersetzt und jetzt erkannt hat, dass es für eine erfolgreiche digitale Transformation mehr braucht als die Einführung von Insellösungen. Am anderen Ende der Skala finden sich die großen Unternehmen mit mehreren tausend Einheiten, in denen die digitale Transformation bereits weit fortgeschritten und strategisch ausgebaut wird.
Mächtige Gegenspieler: Zeit- und Personalmangel
Die Unternehmensgröße scheint einer der wesentlichen Faktoren zu sein, die den digitalen Fortschritt hemmen oder fördern: Nach der aktuellen Digitalisierungsumfrage des VDIV aus dem Jahr 2022 haben 81 Prozent der Unternehmen mit mehr als 6.000 verwalteten Einheiten eine konkrete Digitalstrategie. Bei kleinen Immobilienverwaltungen mit weniger als 400 verwalteten Einheiten sieht es ganz anders aus: Hier sind es nur 49 Prozent, die zumindest schon mal erste Ideen dazu entwickelt haben.
Die Unterschiede liegen nicht etwa darin, dass kleine Verwaltungen die Vorteile der Digitalisierung verkennen. Die Hürden, warum entsprechende Vorhaben stocken oder gar nicht erst angegangen werden, liegen woanders. Auch hier liefert die VDIV-Umfrage wieder aussagekräftige Ergebnisse: Die größten Feinde der Digitalisierung sind Zeit- und Personalmangel, gefolgt von den meist hohen Investitionen, die damit verknüpft sind. Wer sich davon in die Flucht schlagen lässt, hat verloren.
Der Weg zu neuen digitalen Ufern: ein Tal der Tränen
Egal ob David oder Goliath – nicht zu digitalisieren, ist heutzutage keine Option mehr. Wie bei einer echten Heldengeschichte hilft also nur eines: sich der Herausforderung zu stellen und durch das Tal der Tränen zu gehen.
Insbesondere die Auswahl und Einführung eines passenden ERP-Systems kostet zunächst viel Zeit und beansprucht die ohnehin meist knappen Personalressourcen zusätzlich. Ist es jedoch einmal implementiert und sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausreichend geschult, sind die positiven Effekte auf Zeit- und Personalkapazitäten sehr schnell spürbar – in Zeiten chronischen Personalmangels ein entscheidender Vorteil, der hohe Anfangsinvestitionen allemal wettmacht.
Hinzu kommt ein weiterer positiver Effekt, der auf die nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit von Verwaltungsunternehmen einzahlt: Kundenzentrierung. Insbesondere die jüngeren Generationen, aber zunehmend auch die älteren Semester erledigen heute private und berufliche To-dos ganz selbstverständlich digital. Gleiches erwarten sie auch von ihrer Immobilienverwaltung. Wer diese Erwartungen enttäuscht, wird eher früher als später vom digital fitteren Gegenspieler abgehängt.
Eines steht fest: Langweilig wird es angesichts solcher Herausforderungen nie. Und bestimmt wartet schon das nächste Abenteuer auf die Branche. Die als außerirdisches Wesen anmutende Künstliche Intelligenz ChatGPT lässt grüßen. Meine Kolleginnen und Kollegen und ich jedenfalls bleiben weiter dran an der unendlichen Geschichte Digitalisierung und tun unser Bestes, dass Ihre ganz persönliche Digitalisierungsstory zum Heldenepos wird.