VDIV-Umfrage zur Digitalisierung in Immobilienverwaltungen

Zufriedenere Kunden, glücklichere Mitarbeiter und mehr Umsatz – die Erfolge der digitalen Transformation sind messbar in den Immobilienverwaltungen. Aber es geht nur langsam vorwärts, wie eine VDIV-Branchenumfrage zeigt: Es fehlt dafür an Personal und an Strategie.

Knapp die Hälfte (42 Prozent) der Immobilienverwaltungen sind der Auffassung, dass die Digitalisierung ihr Unternehmensergebnis positiv beeinflusst hat. Das ist ein Ergebnis einer aktuellen Umfrage des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) und der AG Digitalisierung unter rund 800 Verwaltern.

Das macht Mut für weitere Investitionen: Etwa zwei Drittel (61 Prozent) der Firmen wollen in diesem Jahr mehr als fünf Prozent des Jahresumsatzes für die Optimierung der IT ausgeben. Bei der Vorgängerumfrage im Jahr 2018 waren es nur 43 Prozent. Die für 2023 geplanten Ausgaben sollen zu 36 Prozent in Software, zu 24 Prozent in Hardware und zu 15 Prozent in eine Beratung fließen.

Digitalisierung von Verwaltungsunternehmen: ERP läuft gut

Der größte Teil der befragten Unternehmen (rund 73 Prozent) plant innerhalb der kommenden zwei Jahre maximal zehn Prozent vom Umsatz für IT ein. Allerdings nur eine kleine Minderheit (drei Prozent) will in diesen Bereich mehr als 30 Prozent des Jahresumsatzes investieren.

Weit verbreitet sind bereits Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme: Sie werden von 71 Prozent der Umfrageteilnehmer eingesetzt. Das ERP-System koste zwar anfangs Zeit, fasst der VDIV zusammen, sei dann aber die Basis für weitere Digitalisierungsschritte in den Unternehmen.

Dahinter liegen dem VDIV zufolge etwa gleichauf Customer Relationship Management (CRM)-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Onlineportale. Die bereits implementierten und integrierten Lösungen führten bei mehr als der Hälfte (rund 54 Prozent) der befragten Unternehmen zu zeitlichen Einspareffekten und einer Entlastung der Mitarbeiter. "Das ist eine Steigerung von fünf Prozentpunkten gegenüber den Antworten der Befragung im Jahr 2018", schreibt der VDIV.

Immobilienverwalter: Digitale Effekte und Homeoffice

Von den befragten Immobilienverwaltungen gab dem VDIV zufolge mehr als die Hälfte an, dass sich die Digitalisierung bereits jetzt positiv auf die Kundenzufriedenheit ausgewirkt habe, etwa weil die Antwortzeiten schneller ausfallen. Zudem gebe es weniger Telefonie und mehr Komfort für beide Seiten, auch Mitarbeiter seien entlastet worden.

Außerdem gaben 42 Prozent der Befragten an, dass die Digitalisierung ihr Unternehmensergebnis positiv beeinflusst hat. Zum Vergleich: Bei der Umfrage 2018 sagte nur jedes vierte (25 Prozent) Unternehmen, dass die Digitalisierung zur Reduzierung von Kosten beigetragen habe.

Aus der aktuellen Diskussion nicht mehr wegzudenken ist das Homeoffice: Bei der Auswertung der Umfrage habe sich gezeigt, dass Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern oder ab einer Größe von 3.000 verwalteten Einheiten mit der Aufteilung zwischen Büro und Homeoffice zufrieden sind. Kleinere Unternehmen hingegen tendierten eher dazu, Mitarbeiter wieder zurück ins Büro holen zu wollen. Insgesamt stehen 69 Prozent dem Homeoffice beziehungsweise mobilen Arbeiten offen bis sehr offenen gegenüber.

Verwalter: Digitale Transformation hängt an Personal und Strategie

Obwohl die Digitalisierung spürbare und nachweisbar positive Effekte hat und auch Budget da ist, um die Prozesse voranzutreiben, scheitert die Umsetzung laut VDIV-Umfrage an Personalmangel und an einer fehlenden Digitalstrategie. Nur jeder dritte (35 Prozent) Befragte sagte, dass ausreichend Personalkapazität da ist, um Digitalisierungsschritte umzusetzen – und lediglich neun Prozent schätzen den Faktor als gut ein.

Rund die Hälfte (55 Prozent) der Verwaltungsunternehmen gab fehlende Zeit als das größte Hindernis bei der Umsetzung der Digitalisierung an, gefolgt von hohen Kosten (45 Prozent) und fehlenden Sachkenntnissen (19 Prozent). Zwar haben große Unternehmen mit mehr als 6.000 verwalteten Einheiten zu 81 Prozent eine konkrete Digitalstrategie, bei den kleinen Immobilienverwaltungen mit weniger als 400 verwalteten Einheiten geben allerdings 49 Prozent an, bisher nur erste Ideen entwickelt zu haben.

"Die Zukunft der Branche hängt von der digitalen Transformation ab", erklärte Martin Kaßler, Geschäftsführer des VDIV Deutschland. Prozesse müssten optimiert und Investitionen getätigt werden, nur so seien Immobilienverwaltungen langfristig zukunftsfähig.


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