ERP in Immobilienverwaltungen: Diese Modelle gewinnen

ERP-Systeme dominieren mit einem durchschnittlichen Anteil von 55 Prozent die IT-Budgets in Immobilienverwaltungen. Das ist ein zentrales Ergebnis einer Branchenumfrage des Verbands der Immobilienverwalter (VDIV) Deutschland. Bei kleineren Verwaltungen liegt der Kostenblock mittlerweile sogar bei 62,4 Prozent.

Gleichzeitig steigen die Aufwendungen dynamisch: Mehr als zwei Drittel (70,6 Prozent) der befragten Verwaltungen berichten von im Schnitt um 27,6 Prozent höheren ERP-Kosten als im Vorjahr. Zusätzliche Module für CRM (Customer Relationship Management), Kundenportale oder automatisierte Workflows verursachen außerdem bis zu 40 Prozent Mehrkosten pro verwalteter Einheit.

ERP-Anbieter: Jeder fünfte Verwalter will wechseln

Trotz der Investitionen genügen derzeit laut VDIV-Umfrage viele ERP-Systeme den gestiegenen Anforderungen in den Unternehmen nicht. Fehlende Schnittstellen, geringe Anpassungsfähigkeit und mangelnde Innovationskraft hemmen demnach die digitale Transformation. Die Integration neuer Technologien wie Künstlicher Intelligenz oder automatisierter Prozesse ist in vielen Systemen nur bedingt möglich.

In der Konsequenz stellen einige Verwaltungen die Innovationsfähigkeit ihrer derzeitigen ERP-Systeme in Frage. 21 Prozent der Unternehmen planen oder erwägen einen Anbieterwechsel, auch wenn dieser Schritt mit durchschnittlich 27 Prozent höheren IT-Ausgaben verbunden ist.

Vor allem kleinere und mittlere Verwaltungen tragen den Angaben zufolge überdurchschnittlich hohe IT-Kosten pro Einheit, profitieren jedoch kaum von Skaleneffekten von größeren Unternehmen. Insgesamt liegen die IT-Anschaffungskosten bei kleineren Unternehmen um das 2,3-Fache über denen großer Verwaltungen, so ein weiteres Ergebnis der Umfrage. 

VDIV fordert höhere Vergütung für Verwaltungen

"Die Digitalisierung ist in der Branche angekommen", sagt VDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler. "Trotz der hohen Kosten investieren die Unternehmen weiter in ihre IT-Struktur. Um wettbewerbsfähig zu sein, ist dies unabdingbar."

Dabei sollten Prozessoptimierung und Skalierbarkeit sowie cloudbasierte Lösungen entscheidende Faktoren bei der Auswahl neuer Systeme sein. "Der Wandel kostet Zeit und Geld. Dabei kommt dieser nicht unbeträchtlich Wohnungseigentümergemeinschaften in der Optimierung ihres Eigentums zugute. Folgerichtig muss sich daher die Vergütung für die Verwaltung erhöhen", so Kaßler.

IT-Kosten in der Immobilienverwaltung: Key Facts

Der VDIV-Verwalter-Monitor "IT-Kosten in der Immobilienverwaltung" fand vom 5.5.2025 bis 12.5.2025 als Onlineumfrage statt. Teilgenommen haben 342 Unternehmen, davon 85,5 Prozent mit bis zu 2.999 Verwaltungen. Die Mehrheit (64,5 Prozent) zählt zu den Kleinstunternehmen (gemessen an der Mitarbeiterzahl) und hat maximal neun Beschäftigte. 

Das sind die zehn Key Facts der Umfrage im Überblick:

1. Digitalisierung als strategische Herausforderung: Mit einer Bewertung von 4,8 von 6,0 Punkten erkennen Immobilienverwalter die zentrale Rolle der IT für den Unternehmenserfolg an. 63,7 Prozent bewerten den IT-Beitrag als hoch oder sehr hoch.
2. ERP-Systeme sind größte Posten im IT-Gesamtbudget: Mit durchschnittlich 55 Prozent Anteil an den gesamten IT-Kosten ist das ERP- System der kostspieligste IT-Bereich in Immobilienverwaltungen, bei kleinen Verwaltungen liegt dieser Anteil sogar bei 62,4 Prozent.
3. On-Premises-Systeme verlieren, Cloud- und Hybrid-Modelle gewinnen: Nur noch 24,5 Prozent der Unternehmen hosten ihre Software vollständig lokal, gegenüber 31,4 Prozent im Vorjahr. Cloud- und Hybrid-Modelle setzen sich zunehmend durch.
4. ERP-Kosten steigen bei Funktionsausbau stark: Verwaltungen, die ihr ERP-System um CRM- und DMS-Module erweitern, zahlen im Schnitt 15,51 Euro pro verwalteter Einheit jährlich, während der Basisumfang bei 11,06 Euro pro verwalteter Einheit liegt, ein Kostenanstieg von mehr als 40 Prozent.
5. ERP-Wechsel erhöht die Kosten erheblich: Ein Systemwechsel führt im Schnitt zu einem 27,1 Prozent höheren IT-Budget im Folgejahr, ein wohlüberlegter Wirtschaftsfaktor.
6. IT-Ausgaben steigen flächendeckend: Insgesamt planen 72,7 Prozent der Verwaltungen für 2026 höhere IT-Kosten ein, im Mittel steigen die um 15,3 Prozent pro verwalteter Einheit.
7. Kleine Verwaltungen zahlen überproportional viel: Verwaltungen mit weniger als 400 Einheiten geben durchschnittlich 31,18 Euro pro verwalteter Einheit für IT aus, mehr als doppelt so viel wie große Unternehmen (mehr als 3.000 Einheiten) mit 13,84 Euro pro verwalteter Einheit.
8. Viele ERP-Systeme in einem diversen Markt und kaum Standards: Insgesamt wurden 41 verschiedene ERP-Lösungen genannt. Nur 75,1 Prozent der Unternehmen nutzen eines der zehn am häufigsten genannten Programme.
9. Kostenexplosion: 27,6 Prozent Preisanstieg innerhalb eines Jahres: Bei 70,6 Prozent der Verwaltungen sind die ERP-Kosten im Vergleich zum Vorjahr gestiegen. Besonders betroffen sind kleinere und sehr große Verwaltungen.
10. Nur fünf Prozent haben festen Wechselplan: Derzeit planen fünf Prozent der Unternehmen definitiv einen Wechsel, weitere 15,8 Prozent denken darüber nach. Vor einem Jahr waren es noch 26,6 Prozent.

Zum aktuellen Verwalter-Monitor: IT-Kosten in der Immobilienverwaltung (Download)

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