Eigentümerversammlung richtig durchführen
Schritt 1: Vorbereitung der Eigentümerversammlung
- Einberufung: Der Verwalter muss die Versammlung ordnungsgemäß einberufen. Dazu gehört, dass die Einladung mit der Tagesordnung rechtzeitig an alle Eigentümer verschickt wird.
- Tagesordnung: Die Tagesordnung muss klar und präzise formuliert sein, damit sich die Eigentümer auf die Besprechungspunkte vorbereiten können.
- Vollmachten: Grundsätzlich kann sich jeder Wohnungseigentümer durch jede beliebige Person vertreten lassen. Jeder Wohnungseigentümer kann daher eine andere Person zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigen. Häufig beschränkt jedoch die Gemeinschaftsordnung den Kreis möglicher Vertreter. Üblicherweise sind danach der Ehegatte des Wohnungseigentümers, der Verwalter oder andere Wohnungseigentümer zulässige Vertreter.
Schritt 2: Durchführung der Eigentümerversammlung
- Eröffnung: Der Verwalter oder ein gewählter Versammlungsleiter eröffnet die Versammlung und dokumentiert die Anwesenheit der Teilnehmer.
- Abstimmungen: Jeder Tagesordnungspunkt wird diskutiert und anschließend abgestimmt. Die Abstimmungsmodalitäten (Kopf- oder Wertprinzip) müssen eingehalten werden.
Schritt 3: Abschluss der Eigentümerversammlung
Schließung der Eigentümerversammlung: Offizielle Beendigung durch den Versammlungsleiter und Dokumentation des Zeitpunkts.
Protokoll der Eigentümerversammlung: Anforderungen und Best Practices
Nach § 24 Abs. 6 WEG sind die in der Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse in ein Protokoll (das Gesetz spricht von „Niederschrift“) aufzunehmen. Dieses ist von dem Vorsitzenden bzw. Versammlungsleiter und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben. Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, das Protokoll einzusehen.
Aus ihrem Wesen als Informationsmedium über die Beschluss- und somit wesentliche Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft folgt, dass Versammlungsniederschriften (d.h. in diesem Fall das Protokoll) zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden müssen. Handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten nicht. Wegen des Unterschriftenerfordernisses des § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG ist es grundsätzlich im Original aufzubewahren. Zusätzlich empfiehlt sich die Digitalisierung auf einem Speichermedium.
Protokoll der Eigentümerversammlung: Muster/Vorlage
Ein Muster/eine Vorlage für ein Protokoll einer Eigentümerversammlung finden Sie auf Haufe VerwalterPraxis Gold:
Muster Protokoll einer Eigentümerversammlung
Nachbereitung der Eigentümerversammlung
Nach der Versammlung müssen die gefassten Beschlüsse umgesetzt werden. Eine Evaluation der Versammlung durch das Einholen von Feedback kann zudem wertvolle Einsichten bieten, die zur Verbesserung zukünftiger Versammlungen beitragen können.
