So gelingt die nahtlose Digitalisierung von Mietverträgen

Die Digitalisierung schreitet auch in der Immobilienverwaltung und -bestandshaltung mit großen Schritten voran. Es gibt jedoch einen Schritt im Vermietungsprozess, der sich stur an Papier und Tinte zu klammern scheint: das rechtsgültige Unterschreiben von Mietverträgen.

Hierbei verlassen sich viele Immobilienprofis weiterhin auf altbewährte analoge Prozesse: ausdrucken, händisch unterschreiben, verschicken. Das Resultat: hoher Zeitaufwand, verzögerte Vertragsabschlüsse, Leerstand, Ineffizienz bei Folgeprozessen wie der Archivierung und unnötige Kosten für Papier und Porto. Hinzu kommt die Pandemie, die die Umsetzung eines solchen Prozesses noch aufwendiger macht.

E-Signatur für nahtlos digitale Vermietung

Dem muss nicht so sein: Die elektronische Signatur, die seit Jahren gesetzlich erlaubt ist, kann die handschriftliche Unterschrift rechtsgültig ersetzen.

Mit dem E-Signatur-Anbieter Skribble lassen sich Mietverträge sowie weitere wohnungswirtschaftliche Dokumente einfach und sicher rechtsgültig digital unterschreiben – selbst dann, wenn das Gesetz die schriftliche Form verlangt.

Ganz einfach Dokument wählen, Signierende via E-Mail einladen, selbst unterzeichnen und abschicken. In nur wenigen Minuten können Dokumente so von mehreren Parteien unterzeichnet werden – egal, wo sich die einzelnen Signierenden befinden und welches Gerät sie zur Hand haben. Was vorher Tage dauerte, ist heute in Minuten erledigt – auch, wenn drei, vier oder mehr Parteien unterschreiben.

Damit können Immobilienprofis zeitaufwändige Papierprozesse hinter sich lassen und den Vermietungsprozess schneller und effizienter gestalten.

Wann ist eine E-Signatur rechtsgültig?

Um diese Frage zu beantworten, ist ein kurzer Abstecher in das Signaturgesetz der EU hilfreich. Dieses definiert drei E-Signatur-Standards:

• die einfache elektronische Signatur (EES)
• die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und
• die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Wann welche E-Signatur zum Einsatz kommt, entscheiden gesetzliche Anforderungen sowie firmeninterne Richtlinien.

Allgemein gilt: Eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur ist immer dann rechtsgültig, wenn für einen Vertrag die Formfreiheit gilt.

Wenn das Gesetz die Schriftform für einen Vertrag vorschreibt, ist nur die qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig. Wichtig zu wissen: Nur die qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Skribble bietet alle E-Signatur-Standards aus einer Hand. So können Immobilienfirmen jede Art Dokument rechtsgültig digital signieren.

Welche E-Signatur ist für Mietverträge rechtsgültig?

Bei der Entscheidung, welcher E-Signatur-Standard sich für einen Mietvertrag eignet, sind folgende Überlegungen hilfreich:

Mietverträge können grundsätzlich formlos abgeschlossen werden, d.h. in den allermeisten Fällen reicht eine einfache elektronische Signatur (EES) oder eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) aus.

Bei einem befristeten Mietvertrag, sofern dieser länger als ein Jahr dauern soll, und bei befristeten Mietverträgen über Wohnraum, ist die Schriftform zwingend vorgeschrieben (§ 550 BGB bzw. § 575 Abs. 1 BGB). In beiden Fällen kann die qualifizierte elektronische Signatur eingesetzt werden.

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