Ab dem 1. August 2022 gelten die neuen Regelungen des Nachweisgesetzes. Müssen Arbeitsvertrag, Kündigung oder Befristungsabreden damit immer schriftlich abgefasst sein? Was ändert sich? Wann ist die Schriftform vorgeschrieben und welche Auswirkungen hat es, wenn diese nicht eingehalten wird?
Fehler bei Formalien können Arbeitgeber teuer zu stehen kommen - erst recht mit Inkrafttreten des neuen Nachweisgesetzes (NachweisG). Das sieht vor, dass Mitarbeitende über die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich informiert werden müssen. Verstöße können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro geahndet werden.
Dass die elektronische Form gemäß § 2 Abs. 1 Satz 3 NachweisG ausgeschlossen ist, erscheint im digitalen Zeitalter völlig überholt. Doch bereits zuvor waren Arbeitgeber in vielen arbeitsrechtlichen Angelegenheiten dazu angehalten, diese schriftlich auf Papier zu erledigen. Mit einem abfotografierten und per Whatsapp versandten Schreiben zu kündigen oder bei der Befristung von Arbeitsverträgen auf digitale Scans der Unterschrift zurückzugreifen, ist bequem, aber rechtlich unzulässig. Wann aber wird arbeitsrechtlich überhaupt ein schriftliches Dokument gefordert und was sind die Konsequenzen, wenn hier Fehler gemacht werden?
Arbeitsvertrag durch das Nachweisgesetz nur schriftlich?
Arbeitsverträge müssen grundsätzlich nicht schriftlich geschlossen werden. Nur in Ausnahmefällen ist die Schriftform erforderlich. Daran ändert sich auch durch das neue Nachweisgesetz nichts. Für den Nachweis der Arbeitsbedingungen gilt allerdings zwingend die Schriftform gemäß § 126 BGB. Schon bisher war es daher zweckmäßig, die im Nachweisgesetz geforderten Angaben in einen schriftlichen Arbeitsvertrag aufzunehmen, da dies der Nachweispflicht genügt.
Ab dem 1. August 2022 haben Arbeitgeber aufgrund der Neufassung des Nachweisgesetzes erweiterte Dokumentationspflichten. Arbeitgeber können nun entweder alle durch das Nachweisgesetz geforderten Angaben zu Arbeitsbedingungen in schriftliche Arbeitsverträge aufnehmen - was sich nur für Neuverträge anbietet - oder sich diese auf einem separaten Infoblatt unterschreiben lassen.
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Schriftform bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen
Die Schriftform muss unabhängig von den Nachweispflichten zwingend bei allen Rechtsgeschäften eingehalten werden, die auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzielen, also
- bei einem Aufhebungsvertrag,
- bei der Abrede einer automatischen Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei befristeten Arbeitsverträgen,
- bei Kündigungserklärungen.
Fehler bei der Schriftform: Was sind die Konsequenzen?
Bei Fehlern geht es hier ans Eingemachte. Nicht nur auf das "Ob", sondern auch auf das "Wie" der Schriftform muss sorgfältig geachtet werden. Die Schriftform, so bestimmt es das BGB in § 126, ist nur bei einer "eigenhändigen Unterzeichnung" gewahrt.
Für Kündigungsschreiben bedeutet das: Der Zugang der Kündigung wird nur durch die Übergabe der Originalfassung bewirkt. Die Unterschriften unter einem Aufhebungsvertrag müssen auf derselben Urkunde erscheinen. Diese Anforderung ist jedoch auch gewahrt, wenn der Aufhebungsvertrag in mehreren "gleichlautenden Exemplaren ausgefertigt wird und jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet". (Lesen Sie dazu: Was Arbeitgeber beim Abschluss eines Aufhebungsvertrags beachten müssen). Wird die Schriftform, die das Nachweisgesetz bestimmt, nicht eingehalten, drohen nunmehr Geldbußen.
Elektronische Signatur: Schriftform im Internet-Zeitalter?
Das "Papier-Zeitalter" ist eigentlich vorbei. Vorschriften über die zwingende Verwendung von Papier und Füller scheinen im digitalen Zeitalter nicht mehr ganz zeitgemäß. Daher hat der Gesetzgeber schon seit geraumer Zeit die grundsätzliche Möglichkeit geschaffen, die Schriftform papierlos und durch eine elektronische Signatur zu ersetzen. Auch für Gerichtsverfahren wurde das elektronische Verfahren eingeführt, bei dem mittlerweile auch rechtsverbindliche Erklärungen per elektronischer Signatur abgegeben werden können. Die elektronische Textform ist für den Nachweis der Arbeitsbedingungen jedoch unzulässig.
Schriftform digital: Wann genügt die elektronische Fassung?
Auch für Kündigungen und Aufhebungsverträge ist eine solche Digitalisierung ausdrücklich ausgeschlossen. Insbesondere im Hinblick auf fristwahrende Kündigungserklärungen, deren Zugang nur in der "körperlichen" Originalfassung und weder als Fax noch als Scan wirken kann, ist dies eine Einschränkung, die genau zu beachten ist.
In anderen Fällen kann dagegen die elektronische Fassung wirksam sein. So beispielsweise bei der Befristungsabrede, die zwar schriftlich abgeschlossen werden muss, bei der aber ein Ausschluss der elektronischen Signatur im Gesetz nicht vorgesehen ist. Wichtig ist: Es muss sich um eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des § 126a BGB handeln, um die gesetzlich vorgesehene Schriftform zu ersetzen. Die nach Art. 26 eIDAS-VO erforderliche Zertifizierung muss also eingehalten werden.
Schriftlich einwilligen: Wann reicht die Textform?
Des Weiteren gibt es eine Vielzahl von arbeitsrechtlichen Vorschriften, in denen auf unterschiedliche Weise von "schriftlich" die Rede ist. In einigen Fällen wird auch die Textform explizit genannt: Nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz muss der Arbeitgeber Beschäftigten, die einen Teilzeitwunsch äußern, spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn der Verringerung eine begründete Antwort "in Textform mitteilen". Die Beschäftigten wiederum müssen nach § 8 Abs. 2 TzBfG die Verringerung ihrer Arbeitszeit spätestens drei Monate vor deren Beginn in Textform geltend machen.
Wenn also nicht per Gesetz ausdrücklich Schriftform gefordert wird oder vertraglich vereinbart wird oder die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen ist, genügt in der Regel die einfache Textform.
Im Zweifel besser die gesetzliche Schriftform wahren
Um die Textform einzuhalten, genügt es gemäß § 126b BGB, dass die lesbare Erklärung auf einem Datenträger abgegeben wird und sich erkennen lässt, wer die Erklärung verfasst hat. Grundsätzlich reicht damit eine E-Mail oder ein Fax aus, um die Form zu wahren. Die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform kann sie nicht ersetzen.
Das Problem: Es ist nicht immer auf den ersten Blick zu erkennen, ob der Gesetzgeber, wenn er eine "schriftliche Erklärung" fordert, damit die Schriftformerfordernis von § 126 BGB im Sinn hatte. Manchmal kann daher erst eine arbeitsgerichtliche Auslegung nach dem Sinn und Zweck der Formvorschrift Aufschluss über die Konsequenz eines Schriftformfehlers ergeben. Zudem ist zu bedenken, dass eine E-Mail allein kein ausreichender Beweis für den Zugang der Erklärung ist. (Mehr dazu lesen Sie in unserer News: Arbeitgeber muss den Zugang einer E-Mail beweisen). Damit gilt weiterhin, dass Arbeitgeber im Zweifel alles richtig machen, wenn sie die gesetzliche Schriftform wahren.
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