Auch im Internetzeitalter ist eine schriftliche Kündigung erforderlich. Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Müssen Kündigung, Aufhebungsvertrag oder die Vereinbarung zur Mehrarbeit schriftlich abgefasst sein? Fehler bei Formalien können Arbeitgeber teuer zu stehen kommen. In welchen Fällen das Arbeitsrecht die Schriftform vorschreibt und welche Auswirkungen es hat, wenn sie nicht eingehalten wird. 

Folgender Rat mag auf den ersten Blick ein guter sein: "Wenn Sie in Ihren arbeitsrechtlichen Angelegenheiten alles schriftlich machen, sind Sie auf der sicheren Seite." Würden Personaler dies allerdings konsequent befolgen, würde die Personalarbeit schnell zum Bürokratenjob werden und so manche Personalakte zur Großablage mutieren. Wann aber wird arbeitsrechtlich überhaupt ein schriftliches Dokument gefordert und was sind die Konsequenzen, wenn hier Fehler gemacht werden? 

Schriftform bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen

Unbedingte Schriftformeinhaltung sollte bei allen Rechtsgeschäften eingehalten werden, die auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzielen, also

• bei einem Aufhebungsvertrag,

• bei der Abrede einer automatischen Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei befristeten      Arbeitsverträgen,

• bei Kündigungserklärungen.

Fehler bei der Schriftform: Was sind die Konsequenzen?

Bei Fehlern geht es hier ans Eingemachte. Nicht nur auf das "Ob", sondern auch auf das "Wie" der Schriftform muss daher sorgfältig geachtet werden. Die Schriftform, so bestimmt es hier das BGB in § 126 ist nur bei einer "eigenhändigen Unterzeichnung" gewahrt.

Für Kündigungsschreiben bedeutet das: Der Zugang der Kündigung wird nur durch die Übergabe der Originalfassung bewirkt. Die Unterschriften unter einem Aufhebungsvertrag müssen auf derselben Urkunde erscheinen. Diese Anforderung ist jedoch auch gewahrt, wenn der Aufhebungsvertrag in mehreren "gleichlautenden Exemplaren ausgefertigt wird und jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet" (Was Arbeitgeber beim Aufhebungsvertrag noch beachten müssen, lesen Sie hier).

Schriftform: Sind die Vorschriften im Internet-Zeitalter noch zeitgemäß?

Vorschriften über die zwingende Verwendung von Papier und Tinte sind jedoch in Zeiten des Internets nicht mehr ganz zeitgemäß (vom Laster der Schriftform in Zeiten der Digitalisierung lesen Sie auch mehr in unserer Kolumne). Daher hat der Gesetzgeber schon seit geraumer Zeit die grundsätzliche Möglichkeit geschaffen, die Schriftform papierlos und durch eine elektronische Signatur zu ersetzen. Dies wird derzeit sogar für Gerichtsverfahren eingeführt, bei denen mittlerweile papierlos rechtsverbindliche Erklärungen abgegeben werden können.

Für Kündigungen und Aufhebungsverträge ist eine solche Digitalisierung jedoch ausdrücklich ausgeschlossen. Insbesondere im Hinblick auf fristwahrende Kündigungserklärungen, deren Zugang nur in der "körperlichen" Originalfassung und weder als Fax noch als Scan wirken kann, ist dies eine penibel zu beachtende Einschränkung.

Schriftform digital: Manchmal genügt die elektronische Fassung

Außer bei Kündigungen (Wer eine Kündigung unterschreiben muss, lesen Sie hier) und Aufhebungsverträgen kann dagegen die elektronische Fassung wirksam sein. So beispielsweise bei der Befristungsabrede, die zwar schriftlich abgeschlossen werden muss, bei der aber ein Ausschluss einer elektronischen Signatur im Gesetz nicht vorgesehen ist.

Schriftlich einwilligen: Unabdingbare Formvorschriften

Es gibt eine Vielzahl von arbeitsrechtlichen Vorschriften, in denen auf unterschiedliche Weise von "schriftlich" die Rede ist. So kann beispielsweise nach dem Arbeitszeitgesetz unter bestimmten Voraussetzungen auch auf Dauer Mehrarbeit vereinbart werden, wenn der Arbeitnehmer "schriftlich eingewilligt" hat. Oder: Nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, der einen Teilzeitwunsch äußert, spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn der Verringerung eine Entscheidung "schriftlich mitteilen".

Der Unterschied zu den unbedingten Formvorschriften besteht darin, dass ein Unterlassen der Schriftform in den Fällen der unabdingbaren Schriftform nicht zur Nichtigkeit führt. Gleichwohl: Werden die Formvorgaben missachtet, hat dies in der Praxis oft eine ebenso verheerende Wirkung, wie es auch bei Kündigungen oder Aufhebungsverträgen der Fall sein kann – zumindest, wenn sich die angeordnete Schriftform als unverzichtbare Voraussetzung darstellt, also als sogenanntes unabdingbares Recht.

Auswirkungen bei Unterlassen der Schriftform

In diesen Fällen kann es sich der Arbeitnehmer gewissermaßen aussuchen, ob er einen Fehler bei der Schriftform akzeptiert oder ob er sich an eine Vereinbarung auch ohne Schriftform hält. Das gilt selbst dann, wenn sich die Parteien einig waren, dass man "auf den Schriftkram" verzichten kann.

Das Problem: Es ist nicht immer auf den ersten Blick zu erkennen, ob eine solche unabdingbare Schriftform im Einzelfall vorliegt. Manchmal kann daher erst eine arbeitsgerichtliche Auslegung nach dem Sinn und Zweck der Formvorschrift Aufschluss über die Konsequenz eines Schriftformfehlers ergeben. 

Mehr zur Schriftform als Beweislastregel oder dazu, wann eine gewillkürte Schriftform sinnvoll ist, können Sie im kompletten Artikel "Reden ist Silber, Schreiben ist Gold" im Personalmagazin Heft 06/2017 lesen. Hier geht es zur Personalmagazin-App.

 

Schlagworte zum Thema:  Schriftform, Elektronische Signatur, Fehler

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