Umstellung auf XRechnung in der Praxis

Eine konkrete Beschreibung der einzelnen Schritte, die für eine Umstellung notwendig sind, ist an dieser Stelle sicher nicht möglich, da sich die Gegebenheiten von Betrieb zu Betrieb zum Teil deutlich unterscheiden. Welche Punkte in fast allen Fällen geprüft werden sollten, lesen Sie hier.

Vorschlag für die Umstellung auf XRechnung

Diese Punkte sind bei der Umstellung auf XRechnung zu beachten:

  1. Beschreibung und Analyse der bestehenden Prozesse: Welche zentralen Arbeitsschritte gibt es? Wie erfolgen Rechnungsstellung, und -bearbeitung heute? Wie erfolgt der Rechnungsversand? Wie sieht die Eingangsbearbeitung und –prüfung aus, inhaltlich (u.a.: Wurden die richtigen Leistungen mit richtigen Preisen angegeben?) und formell (u.a.: Erfüllen die Rechnungen die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts und sind sie rechnerisch richtig? Sind die Rechnungen lesbar und unveränderbar?)? Wie werden die Belege verbucht? Wie ist die Archivierung geregelt? Welche EDV-Systeme werden genutzt und lassen sich mit diesen bereits elektronische Rechnungen erstellen? Unterstützen die Systeme ZUGFeRD 2.0?
  2. Beschreibung und Analyse bestehender Vor- und Nachteile: Was läuft gut? Was weniger gut? Was sind die Ursachen hierfür?
  3. Beschreibung des Zustandes, den man erreichen möchte. Außerdem wichtig: Sollen weitere Prozesse automatisiert werden, z.B. im Einkauf oder Vertrieb?
  4. Einbindung der Mitarbeiter um Akzeptanz und Umsetzungsunterstützung zu erreichen: Wie und wann sollen die Mitarbeiter informiert werden? Wie sehen sie den aktuellen Prozess? Welche Verbesserungsmöglichkeiten haben die Beschäftigten? Wer kann welche Aufgaben übernehmen?
  5. Auswahl eines IT-Anbieters, der bei der Umsetzung unterstützen bzw. die benötigte Software liefern kann.

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bzw. auf die XRechnung sollte idealerweise als Projekt erfolgen, in das möglichst viele Mitarbeiter einbezogen werden, die mit Rechnungen in Berührung kommen, u.a. Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf. Zudem sollte geprüft werden, ob man den gesamten Prozess alleine durchführen kann oder ob es sinnvoll ist, einen IT-Berater hinzuzuziehen.

Orientierung am bestehenden Prozess für Papierrechnung ist empfehlenswert

Grundsätzlich gilt, dass man sich bei der Einführung der elektronischen Rechnung am bestehenden Prozess für Papierrechnungen orientieren sollte. Die Abläufe ähneln sich im Kern stark und müssen in vielen Punkten eigentlich „nur“ noch auf den elektronischen Prozess übertragen werden.

Praxis-Tipp: Nicht „den Kopf in den Sand stecken“!

Auch Unternehmen und Kunden, die elektronische Rechnungen nicht nutzen wollen, sollten sich dem Thema langfristig nicht verschließen: Immer mehr Firmen automatisieren ihre Geschäftsprozesse und verpflichten ihre Geschäftspartner ihrerseits, z.B. Rechnungen oder Dokumente in elektronischer Form zu übermitteln. Wer hier nicht „mitzieht“, riskiert mittelfristig sein wirtschaftliches Überleben. Mehr Informationen über die E- bzw. XRechnung stellt u.a. der Verband elektronische Rechnung oder das Informationsportal der Freien Hansestadt Bremen zur Verfügung.

Ausblick zur XRechnung: Die Umstellung kommt in jedem Fall

Seit Ende 2018 müssen die Bundesbehörden elektronische Rechnungen akzeptieren und diese setzen dabei auf die von der europäischen Kommission vorgeschriebene XRechnung. Allerdings steht zu erwarten, dass in der Folge die Nutzung von XRechnungen früher oder später auch für privatwirtschaftliche Unternehmen und Selbstständige notwendig wird.

Mit einer kurzfristigen Umstellung in allen Unternehmen ist zwar voraussichtlich nicht zu rechnen, aber da die Umstellung im Unternehmen auch Zeit braucht, empfiehlt es sich sowohl für Unternehmen als auch deren Geschäftspartner, sich kurzfristig mit dem Thema zu befassen und zunächst zu beobachten, wie schnell sich der Markt und die Anforderungen entwickeln und verändern.

Sicher gehen Unternehmen und andere Gewebetreibende, die das in Deutschland entwickelte ZUGFeRD-Format nutzen. Es erfüllt die Bedingungen der neuen XRechnung und ist in der Lage, sowohl PDF-Dateien als auch strukturierte XML-Datenformate gleichzeitig zu übertragen.

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