XRechnung Format als europäischer Standard

In einigen europäischen Ländern gibt es bereits verbindliche Vorgaben für Unternehmen, elektronische Rechnungen, möglichst als XRechnung, zu verwenden.

Klassisches PDF-Dokument gilt nicht als korrekte elektronische Rechnung

Wer glaubt, dass das Thema nur öffentliche Verwaltungen und Behörden betrifft, irrt. Denn Unternehmen, die künftig Rechnungen an Behörden in Deutschland oder Europa stellen, müssen in der Lage sein, korrekte elektronische Rechnungen zu erstellen und weiterzuleiten. Aktuell hat sich das klassische PDF-Format als „Quasi-Standard“ für elektronische Rechnungen durchgesetzt. Ein klassisches PDF-Dokument, wie es heute regelmäßig von Unternehmen verwendet wird, ist im Sinne der Behörden keine korrekte elektronische Rechnung, da das Dokument nicht automatisch in elektronischer Form weiterverarbeitet werden kann.

Heute ist es häufig noch so, dass eine PDF-Rechnung, die in einem Unternehmen ankommt, erfasst, ausgedruckt, gescannt und dann gegebenenfalls weiter manuell verarbeitet wird. Beispielsweise wird die Rechnung oft noch manuell zur Prüfung an den Verantwortlichen für etwa eine Bestellung gesendet. Dadurch steigt der Arbeitsaufwand und durch die Medienbrüche von elektronischer zu manueller Arbeit kann es zu Fehlern kommen. Zwar gibt es ERP-Systeme, die auch PDF-Rechnungen in elektronische Formate „umwandeln“ können; aber auch hier ist die Fehlerquote (noch) relativ hoch. Außerdem lassen sich in PDF-Rechnungen keine zusätzlichen Dokumente einbinden.

XRechnung: Erklärung

Als richtige elektronische Rechnung gilt künftig nur noch die sog. XRechnung, die die Möglichkeit des Austauschs eines strukturierten Datensatzes bietet. Damit ist es möglich, alle relevanten Rechnungsdaten automatisch, d.h. durch EDV ohne weitere manuelle Eingriffe, weiter zu verarbeiten und z.B. bei Bedarf weitere Unterlagen einzubinden.

XRechnung: Format soll bundeseinheitlicher Standard beim Austausch mit Behörden werden

Aufgrund der Vorgaben der EU-Behörden musste also ein neues Format entwickelt werden, mit dem in Zukunft alle Marktteilnehmer korrekte elektronische Rechnungen erstellen und übertragen können. Das Ergebnis ist die sogenannte XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell).

Dank des neuen XRechnungsstandards können mit der geplanten Einführung der elektronischen Rechnung künftig bundeseinheitlich elektronische Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber versendet werden. Ziel ist es, einen vollständig technologieneutralen, IT-gestützten Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung zu etablieren - auch europaweit.

XRechnung wird Pflicht: Fristen, zeitlicher Ablauf sowie betroffene Behörden und Unternehmen

Die Regelungen zur XRechnung gelten zunächst ausdrücklich nur für den Rechnungsversand bzw. -austausch mit Bundesbehörden. Diese müssen seit dem 27.11.2018 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Alle anderen Bundesbehörden müssen ab dem 27.11.2019 elektronische Rechnungen empfangen können. Die restlichen Behörden und Länder folgen dann bis April 2020.

Für Unternehmer gilt: Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden besteht erst ab dem 27.11.2020. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden dann nicht mehr akzeptiert. Danach soll es nur wenige Ausnahmen von der Verpflichtung geben, z.B.

  • Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 EUR netto;
  • Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich;
  • die Bundesländer können abweichende Regelungen treffen.

Bestimmungen und Einzelheiten hierzu finden sich in der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

B2B- und Endkundengeschäfte ebenfalls im Visier der EU-Richtlinie

Damit ergibt sich auf den ersten Blick, dass die Regelungen zumindest für diejenigen Unternehmen wenig interessant sind, die keine öffentlichen Auftraggeber haben oder akquirieren wollen. Allerdings zeigen zwei Sätze aus der Richtlinie, dass zumindest mittelfristig alle Unternehmen und Selbstständige betroffen sein werden: „Darüber hinaus sollte die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein. Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann.“ B2B- und Endkundengeschäfte sollen zukünftig also auch mit einbezogen werden.

Praxis-Tipp: In Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber könnte die XRechnung bald verpflichtend sein

Öffentliche Auftraggeber haben laut der EU-Richtlinie das Recht, in ihren Ausschreibungen die XRechnung für die Abrechnung der Leistungen vorzuschreiben. Es ist davon auszugehen, dass sie davon schon kurz nach den genannten Terminen Gebrauch machen werden.

Bestehen Alternativen zur XRechung?

Grundsätzlich erfüllt ZUGFeRD 2.0 alle Normen der XRechnung und kann damit auch für die Erstellung echter elektronischer Rechnungen verwendet werden. Mehr zum Thema ZUGFeRD findet sich auf der Webseite des Forum elektronische Rechnung Deutschland. Experten gehen aber derzeit davon aus, dass dieses Format neben der „reinen“ XRechnung eher eine untergeordnete Rolle spielen wird. Alle öffentlichen Einrichtungen wollen einheitlich den Standard der XRechnung verwenden.

Regelungen im europäischen Ausland beachten

Die XRechnung betrifft nicht nur Unternehmen und Selbstständige in Deutschland. Wer mit dem Ausland kooperiert, muss zum Teil schon jetzt in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden oder zu empfangen. Einige Beispiele: In Italien ist es bereits seit Anfang 2017 möglich, Rechnungen über eine zentrale Plattform an den jeweiligen Rechnungsempfänger zu schicken. Seit Januar 2019 sind Unternehmen sogar verpflichtet, Rechnungen elektronisch über das Austauschsystem „Sistema di Interscambio“ (SDI) zu verschicken. Auch in Spanien gibt es zumindest im steuerlichen Bereich schon die Pflicht für Unternehmen, bestimmte steuerlich relevante Daten elektronisch zu übermitteln. Auch in Frankreich verlangen Behörden von Firmen mit mehr als zehn Mitarbeitern seit diesem Jahr, dass sie Rechnungen elektronisch versenden. 2020 soll die Pflicht für alle Betriebe gelten. Wer Informationen zu weiteren Ländern oder genauere Hintergründe wünscht, kann sich z.B. an die Außenhandelskammern wenden.

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