Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4.4.2017 wurden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union vom 16.4.2014 in nationales Recht umgesetzt. In Kraft treten die neuen Regeln zum Rechnungsaustausch mit Bundesbehörden ab Ende November 2018 (alle weiteren Behörden ein Jahr später). Das E-Rechnungsgesetz schafft damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber in Deutschland und Europa.

Klassisches PDF-Dokument gilt nicht als korrekte elektronische Rechnung

Wer glaubt, dass das Thema nur öffentliche Verwaltungen und Behörden betrifft, irrt. Denn Unternehmen, die künftig Rechnungen an Behörden in Deutschland oder Europa stellen, müssen in der Lage sein, korrekte elektronische Rechnungen zu erstellen und weiterzuleiten. Und ein klassisches PDF-Dokument, wie es heute regelmäßig von Unternehmen verwendet wird, ist im Sinne der Behörden keine korrekte elektronische Rechnung, da das Dokument nicht automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Außerdem lassen sich keine zusätzlichen Dokumente einbinden. Meist müssen daher zum Teil manuelle Nacharbeiten vorgenommen werden – damit kommt es häufig zu ungewünschten und teuren Medienbrüchen. Als richtige elektronische Rechnung gilt künftig nur noch die sog. X-Rechnung, die die Möglichkeit des Austauschs eines strukturierten Datensatzes bietet. Damit ist es möglich, alle relevanten Rechnungsdaten automatisch weiter zu verarbeiten.

X-Rechnung vermutlich mittelfristig Standard bei allen Unternehmen

Auch Bilanzbuchhalter müssen sich aktuell mit diesem Thema befassen – und zwar nicht nur, wenn ihre Mandanten öffentliche Auftraggeber haben, sondern auch, weil zu erwarten steht, dass sich der Standard mittelfristig bei allen Wirtschaftsunternehmen durchsetzen wird. Dieses Top-Thema zeigt den aktuellen Stand und gibt einen Ausblick auf Zukunft und Potenziale des neuen Standards.

Eine korrekte elektronische Rechnung ist nur ein strukturierter Datensatz

Aktuell hat sich das klassische PDF-Format als „Quasi-Standard“ für elektronische Rechnungen durchgesetzt. Allerdings ist es mit dieser Form der PDF-Rechnung nicht möglich, Rechnungsdaten automatisch weiterzuverarbeiten oder rechnungsbegründende Unterlagen in das Dokument einzubinden. Die normale PDF gilt nicht als „echte“ elektronische Rechnung im Sinne der Regierungen und Behörden in der Europäischen Union bzw. der Europäischen Kommission. Eine korrekte elektronische Rechnung ist demnach ein strukturierter Datensatz, der automatisch weiterverarbeitet werden kann und in den z.B. bei Bedarf weitere Unterlagen eingebunden werden können.

X-Rechnung soll bundeseinheitlicher Standard beim Austausch mit Behörden werden

Aufgrund der Vorgaben der EU-Behörden musste also ein neues Format entwickelt werden, mit dem in Zukunft alle Marktteilnehmer korrekte elektronische Rechnungen erstellen und übertragen können. Das Ergebnis ist die sog. X-Rechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell), mit der Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (Comité Européen de Normalisation (CEN)) umsetzt.

Dank des neuen X-Rechnungsstandards können mit der geplanten Einführung der elektronischen Rechnung künftig bundeseinheitlich elektronische Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber versendet werden. Ziel ist es, einen vollständig technologieneutralen, IT-gestützten Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu etablieren. Außerdem ist es mit dem Format bzw. Standard möglich, Rechnungen europaweit zu versenden und zu verarbeiten.

Die Regelungen zur X-Rechnung gelten zunächst ausdrücklich nur für den Rechnungsversand bzw. –austausch mit Bundesbehörden. Diese müssen ab dem 27.11.2018 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Alle anderen Behörden müssen ab dem 27.11.2019 elektronische Rechnungen empfangen können.

Auswirkungen für alle Unternehmen denkbar, nicht nur für solche mit öffentlichen Auftraggebern

Für Unternehmer gilt: Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden besteht für sie erst ab dem 27.11.2020. Danach soll es nur wenige Ausnahmen von der Verpflichtung geben, z.B. für Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 Euro netto oder für Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich. Zudem gelten die Regelungen (noch) nicht für das klassische B2B-Geschäft zwischen Unternehmen oder für Geschäftsbeziehungen mit Privatpersonen. Bestimmungen und Einzelheiten hierzu finden sich in der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Damit ergibt sich auf den ersten Blick, dass die Regelungen zumindest für diejenigen Unternehmen wenig interessant sind, die keine öffentlichen Auftraggeber haben oder akquirieren wollen. Allerdings zeigen zwei Sätze aus der Richtlinie, dass zumindest mittelfristig alle Unternehmen und auch Selbstständige betroffen sein werden: „Darüber hinaus sollte die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein. Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann.“

Praxis-Tipp: In Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber könnte die X-Rechnung bald verpflichtend sein

Öffentliche Auftraggeber haben laut der EU-Richtlinie das Recht, in ihren Ausschreibungen die X-Rechnung für die Abrechnung der Leistungen vorzuschreiben. Es ist davon auszugehen, dass sie davon schon kurz nach den genannten Terminen Gebrauch machen werden.

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