Viele Unternehmen haben inzwischen eigene E-Mail-Postfächer für den Eingang elektronischer Rechnungen eingerichtet. Und im Normalfall werden die Rechnungen auch korrekt mit der Postfach-Adresse zugestellt. Doch was passiert, wenn sich der Absender vertut und die Rechnung z.B. an einen Mitarbeiter schickt? Wann gilt die Rechnung dann als eingegangen?
Die Beantwortung dieser Frage kann z.B. wichtig sein, wenn es um die Einhaltung von Zahlungszielen oder die Erstellung von Mahnungen geht. In der Regel beginnt die Zahlfrist mit dem Rechnungsdatum oder dem Zugang beim Empfänger.
Rechnungseingang ist entscheidend
Ist der elektronische Rechnungsversand zwischen Geschäftspartnern vereinbart, gilt die E-Rechnung als zugegangen, sobald diese in der Mailbox des Empfängers oder der seines Providers abrufbar gespeichert ist. Wenn also der Empfänger die Möglichkeit hat, von der E-Mail Kenntnis zu nehmen, und er unter normalen Umständen damit rechnen kann, gilt sie als zugegangen (§ 130 BGB, Machtbereichstheorie). Ein „persönliches“ Postfach ist dem Unternehmen nur zuzuordnen, wenn es für geschäftliche Korrespondenz verwendet wird, es sich also nicht um ein privates Postfach eines Mitarbeiters handelt. Da eine E-Mail – soweit es keine technischen Probleme gibt – im Normalfall am Absendetag auch im Unternehmen eingeht, ist das grds. auch der Empfangstag.
Rechnungseingangsprozess zur Problemvermeidung definieren
Um diese und andere Probleme mit dem Rechnungseingang zu vermeiden, sollte es einen klar geregelten Prozess geben, der auch auf das Problem „Irrläufer“ eingeht. Mit Vertragspartnern sollte es einen Vertrag, eine Vereinbarung oder einen Auftrag geben, in der auch eindeutig erkennbar steht, an welche E-Mail-Adresse elektronische Rechnungen zu schicken sind, z.B. eingangsrechnungen@musterunternehmen.de. Zudem sollten die Mitarbeiter geschult oder darauf aufmerksam gemacht werden, dass sie Rechnungen, die fälschlicherweise bei ihnen eingehen, sofort an die Buchhaltung oder das zentrale Rechnungseingangspostfach weitergeleitet werden. Auch mögliche Vertreter müssen entsprechend angewiesen werden.
Kommt es zu längeren Verzögerungen, etwa weil ein Mitarbeiter in Urlaub oder krank war und der Sachverhalt erst dann klar wird, sollte man mit dem Rechnungssteller sprechen, ihn über die Hintergründe informieren und ihm eine schnellstmögliche Zahlung zusichern.
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