So führen Sie die elektronische Rechnung ein

Seit dem Jahr 2018 sind neue Regeln zum Rechnungsaustausch mit Behörden zu beachten. Die Nutzung elektronischer Rechnungen hat für Unternehmen allerdings unabhängig von der rechtlichen Pflicht viele Vorteile, etwa Kosten- und Zeitersparnis. Damit die Vorteile genutzt werden können und es keine Probleme bei der Einführung und mit dem Finanzamt gibt, müssen allerdings verschiedene Punkte beachtet werden.

In jedem Unternehmen muss ein – grundsätzlich frei gestaltbarer – Prozess zum Umgang mit elektronischen Rechnungen eingeführt werden. Die folgende Checkliste informiert über grundlegende Anforderungen und gibt Orientierung, wobei regelmäßig individuelle Bedingungen im einzelnen Betrieb berücksichtigt werden müssen.

Checkliste: Welche Aspekte bei der Einführung der elektronischen Rechnung beachtet werden müssen

1. Eingangsbearbeitung bei der elektronischen Rechnung

Es muss sichergestellt werden, dass eingehende Rechnungen zeitnah, möglichst täglich, gesichtet werden. Für den Rechnungseingang empfiehlt es sich, eine eigene E-Mail-Adresse einzurichten (z.B. rechnungseingang@musterfirma.de) oder die aktuell vorhandene täglich auf Rechnungseingänge zu prüfen. Alleine aus Übersichtlichkeitsgründen sollte man eine separate Adresse einrichten und dies auch an alle Kunden kommunizieren. Rechnungen sollten als „Eingegangen“ gekennzeichnet werden, etwa, indem sie in ein entsprechend benanntes Verzeichnis verschoben werden.

2. Rechnungsprüfung bei der elektronischen Rechnung

Auch bei digitalen Rechnungen müssen Zahlungspflicht und formelle Anforderungen geprüft werden. Zunächst ist sicherzustellen, dass die Herkunft der Rechnung korrekt ist, etwa durch einen Abgleich der Absenderdaten und der Bankverbindung. Die sachliche Richtigkeit kann wie bei Papierrechnungen durch einen Vergleich mit Lieferscheinen oder Aufträgen erfolgen. Bei der formellen Prüfung müssen mögliche Doppelzusendungen identifiziert und die notwendigen Angaben nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz geprüft werden.

Geprüfte, nicht beanstandete Rechnungen sollten als solche gekennzeichnet und z.B. in ein hierfür vorgesehenes Verzeichnis verschoben werden.

Außerdem muss festgelegt werden, wie mit fehlerhaften Rechnungen verfahren werden soll. Auch hier kann ein eigenes Verzeichnis angelegt werden und der Rechnungsaussteller muss um Korrektur gebeten werden; die fehlerhafte Rechnung darf bis zur Korrektur nicht gezahlt werden.

3. Rechnungsbuchung von elektronischen Rechnungen

Geprüfte und richtig ausgestellte Rechnungen sollten selbst oder vom Steuerberater zeitnah gebucht werden. An die Rechnung bzw. das elektronische Dokument sollte ein Kontierungsvermerk angeheftet werden.

4. Zahlung von elektronischen Rechnungen

Alle Rechnungen sollten unter Berücksichtigung der zugrunde liegenden Zahlfristen bezahlt werden (Skonto nicht vergessen). Dabei ist darauf zu achten, dass es keine Doppelzahlungen gibt. Wie bei Papierrechnungen sollte zwischen Ausgleich und Rechnung ein Bezug hergestellt werden, etwa indem bei der Überweisung Rechnungsdatum und Kundennummer angegeben werden. Ggf. sollte sichergestellt werden, dass das 4-Augen-Prinzip eingehalten wird, analog dem bisherigen „Papierprozess“.

5. Archivierung von elektronischen Rechnungen

Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und uneingeschränkt lesbar sein bzw. bleiben. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen nicht verändert werden können. Dazu sollten Rechnungen rechtssicher und unveränderbar in einem Verzeichnis abgelegt werden, wobei man auf ein einheitliches und langfristig gültiges Schema achten sollte. Das Verzeichnis sollte regelmäßig gesichert und ggf. auf andere Medien übertragen werden, wenn das Risiko besteht, dass elektronische Speichermedien veralten.

Für den gesamten Prozess sollte geprüft werden, ob man das einheitliche Format für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD, www.ferd.net) nutzen möchte. Damit werden einheitliche Standards für den Datenaustausch verwendet. Das neue Format Version 2.2 entspricht der internationalen Standardisierung und kann auch international verwendet werden.

Um den Arbeitsaufwand gering zu halten und die Prozesse möglichst einheitlich gestalten zu können, sollte man prüfen, ob man sich bei den aufgeführten Arbeitsschritten an die Vorgehensweise von Papierrechnungen anlehnen kann.

6. Grundsätzlich gilt bei elektronischen Rechnungen die DSGVO

Zusätzlich müssen die Bestimmungen der DSGVO ( Datenschutz-Grundverordnung) beachtet werden, etwa eine rechtssichere Archivierung von E-Mails. Ggf. ist es nötig, sich mit der für den Datenschutz zuständigen Person im Betrieb abzustimmen.

7. Zustimmung von Kunden

Kunden müssen dem Versand elektronischer Rechnungen zustimmen. Sie sollten daher vorab schriftlich darum gebeten werden, auch wenn das nicht zwingend vorgeschrieben ist; bei Geschäftskunden gilt die Zustimmung als erteilt, wenn diese eine elektronische Rechnung bezahlen.

8. Anfragen von Lieferanten

Bei Anfragen von Dritten, z.B. Lieferanten, sollte geprüft werden, in welchem Format diese Rechnungen zusenden und ob Änderungen in den eigenen Abläufen oder bei der EDV-Nutzung notwendig sind. Ggf. sollten die Lieferanten oder andere Dritte gebeten werden, bei der Umsetzung zu unterstützen.

9. XML-Rechnung

Wichtig: PDF-Rechnungen sind im Sinne des Gesetzes keine echten elektronischen Rechnungen. Dies ist nur bei sogenannten XRechnungen der Fall. Grundsätzlich unterstützen moderne Buchhaltungsprogramme den XML-Standard und auch bei ZUGFeRD erhält man Hilfe für die Umstellung.