So führen Sie die elektronische Rechnung ein

Die elektronische Rechnung wird immer mehr genutzt, aber gerade in kleinen Betrieben gibt es noch viele Vorbehalte bzw. sind die Vorteile noch nicht wirklich bekannt. Bei der Einführung sollten verschiedene Aspekte berücksichtigt werden. Welche das sind, zeigt diese Checkliste.

Seit die Finanzbehörden elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signatur anerkennen, sind die Diskussionen über diese kostensparende Art der Rechnungserteilung lauter geworden. Die Nutzung elektronischer Rechnungen hat für Unternehmen vor allem Vorteile, etwa Kosten- und Zeitersparnis. Damit die Vorteile genutzt werden können und es keine Probleme bei der Einführung und mit dem Finanzamt gibt, müssen allerdings verschiedene Punkte beachtet werden.

In jedem Unternehmen muss ein – grundsätzlich frei gestaltbarer – Prozess zum Umgang mit elektronischen Rechnungen eingeführt werden. Die folgende Checkliste informiert über grundlegende Anforderungen und gibt Orientierung, wobei regelmäßig individuelle Bedingungen im einzelnen Betrieb berücksichtigt werden müssen:

Checkliste: Welche Aspekte bei der Einführung der elektronischen Rechnung beachtet werden müssen

1. Eingangsbearbeitung bei der elektronischen Rechnung

Es muss sichergestellt werden, dass eingehende Rechnungen zeitnah, möglichst täglich, gesichtet werden. Für den Rechnungseingang empfiehlt es sich, eine eigene E-Mail-Adresse einzurichten (z.B. rechnungseingang@musterfirma.de) oder die aktuell vorhandene täglich auf Rechnungseingänge zu prüfen. Alleine aus Übersichtlichkeitsgründen sollte man eine separate Adresse einrichten und dies auch an alle Kunden kommunizieren.

Eingegangene Rechnungen müssen dann zuerst auf Lesbarkeit geprüft werden. Es sollte gegenüber Kunden darauf bestanden werden, dass die Rechnungen im PDF-Format zugestellt werden. Rechnungen sollten als „Eingegangen“ gekennzeichnet werden, etwa, indem sie in ein entsprechend benanntes Verzeichnis verschoben werden.

2. Rechnungsprüfung bei der elektronischen Rechnung

Auch bei digitalen Rechnungen müssen Zahlungspflicht und formelle Anforderungen geprüft werden. Zunächst ist sicherzustellen, dass die Herkunft der Rechnung korrekt ist, etwa durch einen Abgleich der Absenderdaten und der Bankverbindung. Die sachliche Richtigkeit kann wie bei Papierrechnungen durch einen Vergleich mit Lieferscheinen oder Aufträgen erfolgen. Bei der formellen Prüfung müssen mögliche Doppelzusendungen identifiziert und die notwendigen Angaben nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz geprüft werden.

Geprüfte, nicht beanstandete Rechnungen sollten als solche gekennzeichnet und z.B. in ein hierfür vorgesehenes Verzeichnis verschoben werden.

Außerdem muss festgelegt werden, wie mit fehlerhaften Rechnungen verfahren werden soll. Auch hier kann ein eigenes Verzeichnis angelegt werden und der Rechnungsaussteller muss um Korrektur gebeten werden; die fehlerhafte Rechnung darf bis zur Korrektur nicht gezahlt werden.

3. Rechnungsbuchung von elektronischen Rechnungen

Geprüfte und richtig ausgestellte Rechnungen sollten selbst oder vom Steuerberater zeitnah gebucht werden. An die Rechnung bzw. das elektronische Dokument sollte ein Kontierungsvermerk angeheftet werden.

4. Zahlung von elektronischen Rechnungen

Alle Rechnungen sollten unter Berücksichtigung der zugrunde liegenden Zahlfristen bezahlt werden (Skonto nicht vergessen). Dabei ist darauf zu achten, dass es keine Doppelzahlungen gibt. Wie bei Papierrechnungen sollte zwischen Ausgleich und Rechnung ein Bezug hergestellt werden, etwa indem bei der Überweisung Rechnungsdatum und Kundennummer angegeben werden. Ggf. sollte sichergestellt werden, dass das 4-Augen-Prinzip eingehalten wird, analog dem bisherigen „Papierprozess“.

5. Archivierung von elektronischen Rechnungen

Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und uneingeschränkt lesbar sein bzw. bleiben. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen nicht verändert werden können. Dazu sollten Rechnungen möglichst im PDF-Format rechtssicher und unveränderbar in einem Verzeichnis abgelegt werden, wobei man auf ein einheitliches und langfristig gültiges Schema achten sollte. Das Verzeichnis sollte regelmäßig gesichert und ggf. auf andere Medien übertragen werden, wenn das Risiko besteht, dass elektronische Speichermedien veralten.

Für den gesamten Prozess sollte geprüft werden, ob man das einheitliche Format für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD, www.ferd.net) nutzen möchte. Damit werden einheitliche Standards für den Datenaustausch verwendet. Das neue Format Version 2 entspricht der internationalen Standardisierung und kann auch international verwendet werden.

6. Grundsätzlich gilt bei elektronischen Rechnungen:

Um den Arbeitsaufwand gering zu halten und die Prozesse möglichst einheitlich gestalten zu können, sollte man prüfen ob man sich bei den aufgeführten Arbeitsschritten an die Vorgehensweise von Papierrechnungen anlehnen kann. Zusätzlich müssen die Bestimmungen der DSGVO ( Datenschutz-Grundverordnung) beachtet werden, etwa eine rechtssichere Archivierung von E-Mails. Ggf. ist es nötig, sich mit der für den Datenschutz zuständigen Person im Betrieb abzustimmen.

7. Zustimmung von Kunden

Kunden müssen dem Versand elektronischer Rechnungen zustimmen. Sie sollten daher vorab schriftlich darum gebeten werden, auch wenn das nicht zwingend vorgeschrieben ist; bei Geschäftskunden gilt die Zustimmung als erteilt, wenn diese eine elektronische Rechnung bezahlen.

8. Anfragen von Lieferanten

Bei Anfragen von Dritten, z.B. Lieferanten, sollte geprüft werden, ob diese Rechnungen im PDF-Format zusenden und ob Änderungen in den eigenen Abläufen oder bei der EDV-Nutzung notwendig sind. Ggf. sollten die Lieferanten oder andere Dritte gebeten werden, bei der Umsetzung zu unterstützen.

9. XML-Rechnung

PDF-Rechnungen sind im Sinne des Gesetzes keine echten elektronischen Rechnungen. Dies ist nur bei so genannten XRechnungen der Fall. Da Behörden und große Unternehmen immer mehr auf XRechnungen bestehen, sollte im Anschluss an die Umstellung auf PDF-Rechnungen geprüft werden, wie man auf Sicht von 2–3 Jahren auf XRechnungen umstellen kann. Grundsätzlich unterstützen moderne Buchhaltungsprogramme den XML-Standard und auch bei ZUGFeRD erhält man Hilfe für die Umstellung.

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