0

| Schritt-für-Schritt-Anleitung

So führen Sie die elektronische Rechnung ein

Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Die elektronische Rechnung hat noch längst nicht überall Einzug gehalten. Seit das Finanzamt eine elektronische Rechnung auch ohne digitale Signatur anerkennt, sind die Diskussionen über diese kostensparende Art der Rechnungserteilung lauter geworden. Allerdings müssen bei der Einführung einige Aspekte berücksichtigt werden. Welche das sind, zeigt eine Checkliste.

Die Nutzung elektronischer Rechnungen hat für Unternehmen vor allem Vorteile, etwa Kosten- und Zeitersparnis. Damit die Vorteile genutzt werden können und es keine Probleme bei der Einführung und mit dem Finanzamt gibt, müssen verschiedene Punkte beachtet werden.

Wer künftig mit elektronischen Rechnungen arbeiten möchte, sollte bei der Einführung verschiedene Aspekte beachten. In jedem Unternehmen muss ein – grundsätzlich frei gestaltbarer – Prozess zum Umgang mit elektronischen Rechnungen eingeführt werden. Die folgende Checkliste informiert über grundlegende Anforderungen und gibt Orientierung; wobei regelmäßig individuelle Bedingungen im einzelnen Betrieb berücksichtigt werden müssen:

  1. Eingangsbearbeitung: Es muss sichergestellt werden, dass eingehende Rechnungen zeitnah  – möglichst täglich – gesichtet werden. Für den Rechnungseingang sollte entweder eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet oder die aktuell vorhandene täglich auf Rechnungseingänge geprüft werden. Eingegangene Rechnungen müssen dann zuerst auf Lesbarkeit geprüft werden. Es sollte gegenüber Kunden darauf bestanden werden, dass die Rechnungen im PDF-Format zugestellt werden. Rechnungen sollten als „Eingegangen“ gekennzeichnet werden, etwa, indem sie in ein entsprechend benanntes Verzeichnis verschoben werden.
  2. Rechnungsprüfung: Dabei müssen Zahlungspflicht und formelle Anforderungen geprüft werden. Zunächst ist sicherzustellen, dass die Herkunft der Rechnung korrekt ist, etwa durch einen Abgleich der Absenderdaten und der Bankverbindung. Die sachliche Richtigkeit kann wie bei Papierrechnungen durch einen Vergleich mit Lieferscheinen oder Aufträgen erfolgen. Bei der formellen Prüfung müssen mögliche Doppelzusendungen identifiziert und die notwendigen Angaben nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetzt geprüft werden. Geprüfte Rechnungen sollten als solche gekennzeichnet und z.B. in einen hierfür vorgesehenes Verzeichnis verschoben werden. Außerdem muss festgelegt werden, wie mit fehlerhaften Rechnungen verfahren werden soll. Auch hier kann ein eigenes Verzeichnis angelegt werden und der Rechnungsaussteller um Korrektur gebeten werden.
  3. Rechnungsbuchung: Geprüfte und richtig ausgestellte Rechnungen sollten zeitnah selbst oder vom Steuerberater gebucht werden. An die Rechnung bzw. das elektronische Dokument sollte ein Kontierungsvermerk angeheftet werden.
  4. Zahlung: Alle Rechnungen sollten unter Berücksichtigung der zu Grunde liegenden Zahlfristen (Skonto nicht vergessen) bezahlt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass es keine Doppelzahlungen gibt. Wie bei Papierrechnungen sollte zwischen Ausgleich und Rechnung ein Bezug hergestellt werden, etwa, indem bei der Überweisung Rechnungsdatum und Kundennummer angegeben werden.
  5. Archivierung: Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und uneingeschränkt lesbar sein bzw. bleiben. Dazu sollten Rechnungen möglichst im PDF-Format unverändert in einem oder mehreren Verzeichnissen abgelegt werden, wobei man auf ein einheitliches und langfristig gültiges Schema achten sollte. Es ist z.B. möglich, Verzeichnisse für einzelne Geschäftsjahre und innerhalb der Jahre Verzeichnisse für einzelne Kunden oder Kundengruppen einzurichten. Die Verzeichnisse sollten regelmäßig gesichert und ggf. auf andere Medien übertragen werden, wenn das Risiko besteht, dass elektronische Speichermedien veralten. Für den gesamten Prozess sollte geprüft werden, ob man das einheitliche Format für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD, www.ferd-net.de/front_content.php?idcat=231) nutzen möchte. Damit werden einheitliche Standards für den Datenaustausch verwendet. Das Format entspricht der internationalen Standardisierung und kann auch international verwendet werden.
  6. Grundsätzlich gilt: Um den Arbeitsaufwand gering zu halten und die Prozesse möglichst einheitlich gestalten zu können, sollte man prüfen ob man sich bei den aufgeführten Arbeitsschritten an die Vorgehensweise von Papierrechnungen anlehnen kann.
  7. Zustimmung von Kunden: Kunden müssen dem Versand elektronischer Rechnungen zustimmen. Sie sollten daher vorab schriftlich darum gebeten werden, auch wenn das nicht zwingend vorgeschrieben ist.
  8. Anfragen von Lieferanten: Bei Anfragen von Dritten, z.B. Lieferanten, sollte geprüft werden, ob diese Rechnungen im PDF-Format zusenden und ob Änderungen in den eigenen Abläufen oder bei der EDV-Nutzung notwendig sind. Ggf. sollten die Lieferanten oder andere Dritte gebeten werden, bei der Umsetzung zu unterstützen.

In den kommenden Tagen lesen Sie bei uns, welche Vor- und welche Nachteile die elektronischen Rechnung bietet.

Ergänzend bieten wir Ihnen ein Online-Seminar, in dem unser Referent Dipl. Betriebswirt Jörgen Erichsen unter anderem folgende Fragen beantwortet:

  • Elektronische Rechnungen – rechtliche Grundlagen
  • Vorteile und Potenziale elektronischer Rechnungen
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung (Vorbereitung, Authentifizierung, Rechnungseingangsbearbeitung, Rechnungsprüfung, Archivierung etc.)

Hier können Sie sich zum Online-Seminar anmelden!

Jörgen Erichsen, Leverkusen/Haufe Online Redaktion

Rechnungsprüfung, Archivierung, Aufbewahrung, Rechnung, Elektronische Rechnung, Digitale Rechnung, ZUGFeRD

Aktuell

Meistgelesen