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ZUGFeRD 2.0 erfüllt alle Anforderungen der EU-Richtlinie an die X-Rechnung. Bild: mauritius images / Stockbroker RF /

National und international werden, neben PDF, bereits viele Formate für elektronische Rechnungen genutzt. Das Problem ist, dass es keine allgemeinverbindliche Norm gibt, die von allen Marktteilnehmern genutzt werden kann. Das führt zu Fragen und Unsicherheiten. ZUGFeRD 2.0 erfüllt bereits alle Anforderungen der EU-Richtlinie  an die X-Rechnung und kann für die Rechnungsstellung mit Behörden, national und international, genutzt werden.

Kurze Übergangszeit für X-Rechnung für Bundesbehörden

Mit der Einführung der X-Rechnung voraussichtlich noch in diesem Jahr werden sich die Dinge wohl schnell ändern. Ab November werden die Bundesbehörden bevorzugt X-Rechnungen akzeptieren, ab 2019 gilt dies auch für andere Behörden. Zwar können die Behörden für einen Übergangszeitraum noch weitere Formate zulassen, etwa die genannten klassischen PDF-Dateien, müssen es aber nicht. Es steht zu erwarten, dass der Übergangszeitraum mit verschiedenen möglichen Formaten nicht zu lange ausgedehnt werden wird. Danach werden andere Formate als die X-Rechnung voraussichtlich nicht mehr akzeptiert und der „Formatwildwuchs“ wird sich mittelfristig auflösen.

Auch Auslandsgeschäfte sind betroffen: Frankreich und Italien machen es vor

Auch im (europäischen) Auslandsgeschäft steht zu erwarten, dass mittelfristig nur noch X-Rechnungen akzeptiert werden. Französische Behörden bspw. verlangen von Firmen ab 250 Mitarbeitern, dass sie ihre Rechnungen bereits 2018 elektronisch zusenden. Schon ab 2019 gelten die Bestimmungen für Betriebe ab 10 Beschäftigten, ab 2020 dann für alle Unternehmen. Die französische Verwaltung stellt hierfür eine eigene Softwarelösung (Chorus Portail Pro) zur Verfügung. Italien bietet sogar schon seit Januar 2017 die Möglichkeit, Rechnungen im XML elektronisch zu übermitteln. Verpflichtend wird dies für alle Unternehmen ab 2019 und die Verwaltung stellt dazu die Plattform „Sistema di Interscambio“ zur Verfügung. Rechnungen, die nicht über die Plattform verschickt werden, gelten künftig sogar als nicht gestellt. Auch ausländische Firmen sind von dieser Regelung betroffen, wenn sie Geschäftskontakte in diese und andere Länder (Spanien hat inzwischen ebenfalls ähnliche Regelungen) haben.

Impulsgeber ZUGFeRD

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD, www.ferd-net.de) hat unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) zusammen mit z.B. Verbänden, Unternehmen und Behörden ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt. Das ZUGFeRD-Format basiert auf dem durch das vom internationalen Normungsgremium (UN/CEFACT) entwickelten Standard „Cross Industry Invoice“ (CII) und dem „Message User Guides“ (MUG) des CEN. Damit ist die Voraussetzung für die Etablierung von ZUGFeRD als einheitliches europäisches Format schon heute gegeben.

ZUGFeRD 2.0 entspricht bereits den Vorgaben der EU

Das bisher vorherrschende deutsche E-Rechnungsformat ZUGFeRD 1.0 wurde zur Version ZUGFeRD 2.0 weiterentwickelt und entspricht vollständig der europäischen Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung. Damit erfüllt ZUGFeRD 2.0 bereits alle Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU an die X-Rechnung und kann für die Rechnungsstellung mit Behörden, national und international, genutzt werden. Auch ZUGFeRD nutzt das PDF-Format, allerdings basiert es auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine X-Rechnung in PDF einzubetten. Damit werden sowohl strukturierte Datensätze (X- bzw. XML-Format) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt. Optisch ist die Rechnung mit eingebundenen Datensätzen nicht von einer normalen PDF-Rechnung zu unterscheiden. PDF/A ist seit 2005 als ISO-Norm veröffentlicht, ist herstellerunabhängig und wurde vor allem im Hinblick auf die Möglichkeiten der Langzeitspeicherung (u.a. Archivierungserfordernisse von 10 und ggf. mehr Jahren) entwickelt.

Verschiedene Begriffe, gleiche Bedeutung: ZUGFeRD, X-Rechnung und Factur X

International ist der Begriff ZUGFeRD 2.0 bzw. X-Rechnung kaum bekannt, hier wird meist der Begriff „Factur X“ verwendet. Es kann sein, dass sich diese Bezeichnung auch in Deutschland etablieren wird.

Laufende Weiterentwicklung des Standards unerlässlich

Da sich die Bedingungen in Technik, Wirtschaft und Gesellschaft ständig verändern, ist es zudem erforderlich, auch die Standards für die X-Rechnung weiterzuentwickeln. In Deutschland ist hierfür die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zuständig. Die KoSIT soll u.a. sicherstellen, dass die X-Rechnung in der jeweils gültigen Fassung der europäischen Norm entspricht.

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Schlagworte zum Thema:  Elektronische Rechnung, ZUGFeRD

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