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X-Rechnung: Machen Sie sich frühzeitig mit dem Format vertraut Bild: mauritius images / Blend Images / Colin Anderson

Die Umstellung auf ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen bringt entsprechende Fragestellungen mit sich. Was kostet das? Welche Vorteile bringt die Nutzung des Standards und ist eine Umstellung denn schon sinnvoll? Lesen Sie dazu mehr hier.

Geringe Investitionskosten

Selbstverständlich erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine revisionssichere (Langzeit-)Archivierung und wird allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt. Fast alle namhaften Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software unterstützen ZUGFeRD bereits, sodass es für Bilanzbuchhalter und Mandanten grundsätzlich kein Problem sein sollte, mit dem Verfahren zu arbeiten. Damit entstehen regelmäßig keine oder nur geringe Investitionskosten; es fallen ggf. lediglich Kosten im Rahmen eines Software-Updates an. Eine Übersicht über Anbieter, die ZUGFeRD unterstützen findet sich z.B. unter http://www.ferd-net.de/zugferd/anbieter/index.html oder http://rechnungsaustausch.org/zugferd-software-anbieter.htm. Außerdem kann ZUGFeRD in bereits bestehende, individuelle Umgebungen integriert werden.

Praxis-Empfehlung: Machen Sie sich frühzeitig mit dem Format vertraut

Bilanzbuchhalter und Unternehmer sollten das Thema elektronische Rechnungen mit Blick auf die X-Rechnung schon heute „auf dem Schirm“ haben, auch wenn sie aktuell keine unmittelbaren Geschäftsbeziehungen zu Behörden haben. Zwar greift die Versendungspflicht erst Ende 2020, doch in Expertenkreisen gilt es als sicher, dass sich das neue Format Schritt für Schritt in der gesamten privaten Wirtschaft etablieren wird, sowohl national als auch international. Das bedeutet, dass man sich sowohl als Bilanzbuchhalter als Unternehmer zumindest mittelfristig am ZUGFeRD-Standard orientieren bzw. ihn nutzen sollte, da nur so auf vergleichsweise einfachem Weg sichergestellt ist, dass alle Anforderungen an die neue X-Rechnung erfüllt sind.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Bilanzbuchhalter müssen Mandanten, die heute noch „klassische“ PDF-Dokumente als elektronische Rechnungen nutzen, von einem Umstieg auf ZUGFeRD überzeugen. Mandanten, die noch überhaupt keine elektronischen Rechnungen nutzen, müssen bei der zeitnahen Einführung begleitet werden.

Zunächst sollte man sich noch einmal die Vorteile elektronischer Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen) vor Augen führen. Im Kern sind das u.a. folgende Punkte:

·         Kostenersparnis, z.B. für Papier, Drucker/Toner, Porto;

·         Zeitersparnis, z.B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen, bessere Recherchemöglichkeiten;

·         Schnelle Zustellung innerhalb von Minuten oder Sekunden, daher Beschleunigung des Zahlungseingangs unter sonst gleichen Voraussetzungen sowie Verbesserung der Liquidität;

·         Geringerer Lager- und Archivierungsplatz;

·         Reduzierung der Medienbrüche (erst richtig bei Nutzung X-Rechnung);

·         Möglichkeit in den Einstieg zur Nutzung elektronischer Geschäftsprozesse.

Nach Untersuchungen und Erhebungen, u.a. von FeRD, sinken die Kosten für die Rechnungsstellung von rund 23 EUR je Papierrechnung auf knapp 6 EUR je elektronischer Rechnung. Unternehmen, die pro Jahr nur 200 Rechnungen verschicken, können so unter sonst gleichen Voraussetzungen also rund 3.400 EUR jährlich sparen.

Vorteile vor allem beim Versender elektronischer Rechnungen

In der Praxis zeigt sich, dass sich die vollständigen Kostenvorteile mit dem heute noch üblichen „klassischen“ PDF-Format vor allem für das die Rechnung versendende, nicht für das empfangende Unternehmen realisieren lassen. Denn das empfangende Unternehmen muss regelmäßig Nacharbeiten vornehmen, z.B. die Rechnungen scannen oder manuell erfassen. Daher gehen vor allem größere Firmen in der jüngeren Vergangenheit verstärkt dazu über, von ihren liefernden Geschäftspartnern zu verlangen, dass sie ihnen strukturierte Datensätze liefern, die sich automatisch ohne Medienbrüche weiterverarbeiten lassen. Um hier gerade für kleine Firmen Nachteile zu vermeiden (z.B. Abbilden einer Vielzahl von Prozessen mit unterschiedlichen Rechnungsformaten für mehrere Kunden), sollten sich diese Betriebe verstärkt darum bemühen, schnell Zugang zum neuen X-Rechnungsformat zu bekommen, um künftig mögliche Nachteile zu vermeiden.

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Schlagworte zum Thema:  Elektronische Rechnung, ZUGFeRD

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