XRechnung: Chancen der Umsetzung

Die Umstellung auf ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen bringt entsprechende Fragestellungen mit sich. Was kostet das? Welche Vorteile bringt die Nutzung des Standards und ist eine Umstellung denn schon sinnvoll?

Geringe Investitionskosten

Selbstverständlich erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine revisionssichere (Langzeit-)Archivierung und wird interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt. Fast alle namhaften Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software unterstützen ZUGFeRD, sodass es für Bilanzbuchhalter und Mandanten grundsätzlich kein Problem sein sollte, mit dem Verfahren zu arbeiten. Damit entstehen regelmäßig keine oder nur geringe Investitionskosten; ggf. fallen Kosten im Rahmen eines Software-Updates an. Eine Übersicht über Anbieter, die ZUGFeRD unterstützen, findet sich z.B. auf der Webseite von Ferd oder rechnungsaustausch.org. Außerdem kann ZUGFeRD in bereits bestehende, individuelle Umgebungen integriert werden.

Praxis-Tipp: Machen Sie sich frühzeitig mit der XRechnung vertraut

Unternehmer, Gewerbetreibende und Selbstständige sollten das Thema elektronische Rechnungen mit Blick auf die XRechnung „auf dem Schirm“ haben, auch wenn sie aktuell keine unmittelbaren Geschäftsbeziehungen zu Behörden haben. Zwar greift die Versendungspflicht erst Ende 2020, doch in Expertenkreisen gilt es als sicher, dass sich das neue Format Schritt für Schritt in der gesamten privaten Wirtschaft etablieren wird, sowohl national als auch international. Das bedeutet, dass man sich als Unternehmer zumindest mittelfristig am ZUGFeRD-Standard orientieren bzw. ihn nutzen sollte, da nur so auf vergleichsweise einfachem Weg sichergestellt ist, dass alle Anforderungen an die neue XRechnung erfüllt sind.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Unternehmer und andere Gewerbetreibende müssen Kunden, die heute noch „klassische“ PDF-Dokumente als elektronische Rechnungen nutzen, von einem Umstieg z.B. auf ZUGFeRD überzeugen. Kunden, die noch überhaupt keine elektronischen Rechnungen nutzen, müssen bei der zeitnahen Einführung begleitet werden.

Zunächst sollte man sich noch einmal die Vorteile elektronischer Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen) vor Augen führen. Im Kern sind das u.a. folgende Punkte:

  • Kostenersparnis, z.B. für Papier, Drucker/Toner, Porto;
  • Zeitersparnis, z.B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen, bessere Recherchemöglichkeiten;
  • schnelle Zustellung innerhalb von Minuten oder Sekunden, daher Beschleunigung des Zahlungseingangs unter sonst gleichen Voraussetzungen sowie Verbesserung der Liquidität;
  • geringerer Lager- und Archivierungsplatz;
  • Reduzierung der Medienbrüche (insbesondere bei Nutzung XRechnung);
  • Möglichkeit in den Einstieg zur Nutzung elektronischer Geschäftsprozesse.

Nach Untersuchungen und Erhebungen, u.a. von FeRD, sinken die Kosten für die Rechnungsstellung von rund 23 EUR je Papierrechnung auf knapp 6 EUR je elektronischer Rechnung. Unternehmen, die pro Jahr nur 200 Rechnungen verschicken, können so unter sonst gleichen Voraussetzungen also rund 3.400 EUR jährlich sparen.

Vorteile vor allem beim Versender elektronischer Rechnungen

In der Praxis zeigt sich, dass sich die vollständigen Kostenvorteile mit dem heute noch üblichen „klassischen“ PDF-Format vor allem für das die Rechnung versendende, nicht das empfangende Unternehmen realisieren lassen. Denn das empfangende Unternehmen muss regelmäßig Nacharbeiten vornehmen, z.B. die Rechnungen scannen oder manuell erfassen. Das gilt auch, wenn der Empfänger z.B. OCR-Software (Optical-Character Recognition, Texterkennungssoftware) einsetzt, mit deren Hilfe sich Papier- oder PDF-Rechnungen bzw. Dokumente grundsätzlich automatisch weiterverarbeiten lassen. Allerdings arbeiten die Programme nicht immer fehlerfrei und es sind regelmäßig Nacharbeiten erforderlich. Daher gehen vor allem größere Firmen in der jüngeren Vergangenheit verstärkt dazu über, von ihren liefernden Geschäftspartnern zu verlangen, dass sie ihnen strukturierte Datensätze liefern, die sich automatisch und vollständig ohne Medienbrüche weiterverarbeiten lassen. Um hier gerade für kleine Firmen Nachteile zu vermeiden (z.B. Abbilden einer Vielzahl von Prozessen mit unterschiedlichen Rechnungsformaten für mehrere Kunden), sollten sich diese Betriebe verstärkt darum bemühen, schnell Zugang zum neuen XRechnungsformat zu bekommen, um künftig mögliche Nachteile zu vermeiden.

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Schlagworte zum Thema:  Elektronische Rechnung, ZUGFeRD