Selbstverständlich erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine revisionssichere (Langzeit-)Archivierung. Es wird interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt. Alle namhaften Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software unterstützen ZUGFeRD, sodass es für Bilanzbuchhalter und Mandanten grundsätzlich kein Problem sein sollte, mit dem Verfahren zu arbeiten.
Elektronisches Rechnungsformat: geringe Investitionskosten
Damit entstehen regelmäßig keine oder nur geringe Investitionskosten; ggf. fallen Kosten im Rahmen eines Software-Updates an. Auf der Website von ZUGFeRD kann die aktuelle Version heruntergeladen werden. Außerdem kann ZUGFeRD in bereits bestehende, individuelle Umgebungen integriert werden.
Praxis-Tipp: Machen Sie sich unbedingt mit der XRechnung vertraut
Unternehmer, Gewerbetreibende und Selbstständige sollten das Thema elektronische Rechnungen mit Blick auf die XRechnung "auf dem Schirm" haben, auch wenn sie aktuell keine unmittelbaren Geschäftsbeziehungen zu Behörden haben. Denn es ist sicher, dass sich das neue Format Schritt für Schritt in der gesamten privaten Wirtschaft etablieren wird, sowohl national als auch international, wie u. a. das Beispiel Frankreich und Deutschland zeigt. Das bedeutet, dass sich auch kleinere Betriebe am ZUGFeRD-Standard orientieren bzw. ihn nutzen sollten, da nur so auf vergleichsweise einfachem Weg sichergestellt ist, dass alle Anforderungen an die XRechnung erfüllt sind.
Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
Unternehmer und andere Gewerbetreibende müssen Kunden, die heute noch "klassische" PDF-Dokumente als elektronische Rechnungen nutzen, von einem Umstieg z. B. auf ZUGFeRD überzeugen. Kunden, die noch überhaupt keine elektronischen Rechnungen nutzen, müssen bei der zeitnahen Einführung begleitet werden.
Die Vorteile elektronischer Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen) sind u. a.:
- Kostenersparnis, z. B. für Papier, Drucker/Toner, Porto;
- Zeitersparnis, z. B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen, bessere Recherchemöglichkeiten;
- schnelle Zustellung innerhalb von Minuten oder Sekunden, daher Beschleunigung des Zahlungseingangs unter sonst gleichen Voraussetzungen sowie Verbesserung der Liquidität;
- geringerer Lager- und Archivierungsplatz;
- Reduzierung der Medienbrüche (insbesondere bei Nutzung XRechnung);
- Möglichkeit in den Einstieg zur Nutzung elektronischer Geschäftsprozesse.
Nach Untersuchungen und Erhebungen, u. a. von FeRD, sinken die Kosten für die Rechnungsstellung von rund 23 EUR je Papierrechnung auf knapp 6 EUR je elektronischer Rechnung. Unternehmen, die pro Jahr nur 200 Rechnungen verschicken, können so unter sonst gleichen Voraussetzungen also rund 3.400 EUR jährlich sparen.
Vorteile vor allem beim Versender elektronischer Rechnungen
In der Praxis zeigt sich, dass sich die vollständigen Kostenvorteile mit dem noch üblichen "klassischen" PDF-Format vor allem für das die Rechnung versendende, nicht das empfangende Unternehmen realisieren lassen. Denn das empfangende Unternehmen muss regelmäßig Nacharbeiten vornehmen, z. B. die Rechnungen scannen oder manuell erfassen. Das gilt auch, wenn der Empfänger z. B. OCR-Software (Optical-Character Recognition, Texterkennungssoftware) einsetzt, mit deren Hilfe sich Papier- oder PDF-Rechnungen bzw. Dokumente grundsätzlich automatisch weiterverarbeiten lassen. Mit OCR entstehen i. d. R. PDF-Dokumente, die auch die Anforderungen an die gesetzlich verlangte Langzeitspeicherung erfüllen. Allerdings arbeiten die Programme nicht fehlerfrei und es sind regelmäßig Nacharbeiten erforderlich. Daher gehen vor allem größere Firmen verstärkt dazu über, von ihren liefernden Geschäftspartnern zu verlangen, dass sie strukturierte Datensätze liefern, die sich automatisch und ohne Medienbrüche weiterverarbeiten lassen. Um hier gerade für kleine Firmen Nachteile zu vermeiden (z. B. Abbilden einer Vielzahl von Prozessen mit unterschiedlichen Rechnungsformaten für mehrere Kunden), sollten sich diese Betriebe verstärkt darum bemühen, schnell Zugang zum XRechnungsformat zu bekommen, um künftig mögliche Nachteile zu vermeiden.
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