Ausgangssituation und Systemarchitektur
Die Refratechnik ist eine global aufgestellte Unternehmensgruppe der Feuerfestindustrie. Ihre Produkte und Services finden in nahezu allen industriellen Hochtemperaturprozessen Anwendung – von der Zement-, Kalk-, Keramik- bis hin zur Stahl-, Aluminium- und Metallindustrie.
Um die gruppenweite Planungs- und Reporting-Lösung kontinuierlich weiterzuentwickeln, setzt die Refratechnik auf ein schlankes Team von zentralen Experten für SAP Analytics Cloud (SAC) und BW/4HANA. Dabei stehen Datenintegrität und -qualität klar im Fokus. Diese werden durch standardisierte Datenstrukturen, insbesondere im Stammdatenbereich, sowie eine klare Governance mit eindeutigen Genehmigungsverfahren sichergestellt. Um auch kurzfristig und effizient auf fachliche Anforderungen eingehen zu können, sind die BI-Experten in den Controlling-Bereich integriert.
Als führendes Business-Intelligence-System wurde die SAP Analytics Cloud etabliert. Sie bietet den Endanwendern Reporting-, Finanz- und Investmentplanungsfunktionen sowie eine integrierte Simulations-Engine. Mittels Live Connections (Queries) greift die SAC direkt auf das Data Warehouse (BW/4HANA) zu, das wiederum durch die ERP-Systeme mit transaktionalen Daten gespeist wird.
Entwicklung des Reportings: Von Excel und pdf hin zu SAC
Die Modernisierung des Reportings in der Refratechnik erfolgte schrittweise. Im ersten Schritt wurde das bisherige Excel- und PDF-Reporting pragmatisch in die SAC überführt, was zur Entwicklung der „Executive App 1.0“ führte. Allerdings wurden über die Zeit Schwächen deutlich: Das Design war nicht mehr zeitgemäß, die Nutzung von SAC-Standardfunktionalitäten unzureichend und die Performance unbefriedigend.
Im Rahmen eines umfassenden Redesigns entstand die „Executive App 2.0“ mit dem Ziel, neue Funktionalitäten zu nutzen, die Performance durch Best Practices zu steigern und ein flexibles Modell für agiles Reporting zu etablieren. Dazu wurden die Stories und die Datenmodellierung komplett überarbeitet, sodass sich die Ladezeiten deutlich reduzierten und die angestrebte Performance-Steigerung erreicht werden konnte. Die Berichte wurden übersichtlich gestaltet und auf das Wesentliche fokussiert – ohne unnötiges Scrollen. Ergänzende Features wie übergreifende Filtermöglichkeiten und Info-Buttons steigerten die Nutzerfreundlichkeit zusätzlich. Darüber hinaus sollte eine optimale Datenvisualisierung geschaffen werden, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen. Dabei orientierte man sich an den IBCS-Standards (International Business Communication Standards), passte das Farbschema jedoch an die spezifischen Anforderungen der Refratechnik an.
Obwohl die neuen Berichte die Informationsbedarfe der Adressaten wesentlich besser adressierten, blieb die Nutzungsquote hinter den Erwartungen zurück. Deshalb wurde das Reporting in einer zweiten Phase gemeinsam mit der Managementberatung Horváth analysiert und gezielt überarbeitet. Dabei stellte sich heraus, dass eine mangelnde Struktur die Informationsaufnahme erschwerte. Hier setzte die Neuausrichtung des Storytellings an.
Storytelling – Kaskadierende Struktur mit definierten Navigationspfaden
Ziel der zweiten Phase war es, die Executive App so zu gestalten, dass sie den Anwendern bereits durch eine klare Struktur und definierte Navigationspfade die wesentlichen Fragen beantwortet. Dafür wurden folgende Leitplanken festgelegt:
- Benutzerfreundliche Struktur und Navigation durch Analysepfade
- Monatlicher Überblick der Top-KPI als Einstiegspunkt
- Fokus auf die wichtigsten Kennzahlen und Wirkungszusammenhänge
- Standardisierter Inhalt und Visualisierung
Die Umsetzung erfolgte in Form einer kaskadierenden Berichtsstruktur: Ausgehend vom Management Dashboard können sich die Anwender per Drilldown in Level-2- und Level-3-Ebenen vertiefen, um detaillierte Analysen durchzuführen. Die bereits im Redesign erstellten Grundberichte bilden die Basis für die detaillierten Level 3-Sichten. Die Inhalte und Navigationspfade wurden anhand von wesentlichen Leitfragen definiert. Dabei wurden verschiedene Stakeholder frühzeitig eingebunden, um deren Bedürfnisse direkt in die Konzeption einfließen zu lassen. Durch die iterative Umsetzung direkt im System ließen sich langwierige Konzeptionsphasen vermeiden und die Nutzerfreundlichkeit sowie Akzeptanz sicherstellen.
Das Management Dashboard orientiert sich dabei eng an dem Steuerungsmodell sowie der Unternehmensstrategie der Refratechnik. Es deckt folgende Kernbereiche ab:
- Sales (Umsatz)
- Profitabilität (P&L)
- Working Capital
- Financial KPI (Rentabilität)
Bei der Vorstellung der neuen Struktur im Rahmen einer Live-Demonstration im Echtsystem stießen die übersichtlichen Dashboards sowie die klaren Navigationspfade auf großes Interesse und positive Resonanz bei den Teilnehmern.
Fazit und Erfolgsfaktoren
Dank der konsequenten Überarbeitung des Storytellings konnten die Nutzungszahlen signifikant gesteigert und die Akzeptanz im Top-Management sichergestellt werden. Folgende Erfolgsfaktoren haben sich dabei herauskristallisiert:
- Start mit einem klaren Business-Konzept
- Fokus auf Schlüsselinhalte
- Erzählung einer Geschichte
- Einfachhaft als Schlüssel zum Erfolg
- Früher und kontinuierlicher Einbezug der Anwender
- Kombination von internem und externem Know-how
Im nächsten Schritt plant die Refratechnik auch die Planungsprozesse sowie weitere Berichte in der SAP Analytics Cloud zu optimieren und die Integration sicherzustellen. Damit setzt das Unternehmen weiterhin konsequent auf die Verbindung von technischer Exzellenz und zielgerichteter Steuerung als Basis für ein erfolgreiches Performance Management.
Die Referenten:
Yannic Schenkel, Manager Group Controlling & Analytics
Jan-Christopher Sürig, Team Lead SAC & BW/4HANA
