Die KPI-Bibel 2.0 mit KI

Kristoffer Ditz
Trainer, Berater und Autor, Hanseatic Business School

Die KPI-Bibel 2.0 mit KI — Bild: Controller Magazin

Während früher die Erstellung einer einheitlichen Kennzahlenbasis mit Definitionen und Formeln ein zeitintensives Projekt war, kann heute ChatGPT den Prozess erheblich beschleunigen. In diesem Artikel lesen Sie, wie KI-gestützte Tools Ihnen dabei helfen, Kennzahlen effizient zu definieren, zu strukturieren und zu verwalten.

In der Welt des Controllings ist die einheitliche Definition und Nutzung von Kennzahlen (KPI) essenziell. Wenn verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Definitionen für dieselben KPIs im Reporting arbeiten, entstehen Missverständnisse und ineffiziente Entscheidungsprozesse. Genau hier setzt das Konzept der KPI-Bibel an.

Warum eine KPI-Bibel?

„Umsatz ist nicht gleich Umsatz“ – dieses Problem kennt jede Controlling-Abteilung. Je nach Abteilung und System (z. B. SAP BW, SAP FI) können sich Umsatzwerte unterscheiden, da manche beispielsweise mit oder ohne Umsatzsteuer betrachtet werden. Die KPI-Bibel dient als zentrales Nachschlagewerk, um solche Unstimmigkeiten zu vermeiden und ein einheitliches Verständnis aller wichtigen Kennzahlen zu gewährleisten. Sie sollte jedem Bericht angehängt werden, um die jeweilige Kennzahl schnell nachschlagen zu können.

Die Rolle von ChatGPT in der KPI-Definition

Früher erforderte die Erstellung einer KPI-Bibel zahlreiche Meetings, Abstimmungen und manuelle Recherchen. Mit ChatGPT lässt sich dieser Prozess mit folgenden Punkten deutlich beschleunigen:

Automatisierte Kennzahlenerstellung: ChatGPT kann innerhalb von Sekunden Definitionen, Formeln und Benchmarks für nahezu jede Kennzahl liefern.
Standardisierung: Durch die Nutzung einer KI erhalten alle Abteilungen konsistente Definitionen und Berechnungen.
Erweiterbarkeit: Neue KPIs können flexibel ergänzt werden, ohne dass der gesamte Prozess erneut durchlaufen werden muss.
Automatisierte Konsolidierung: ChatGPT kann doppelte oder widersprüchliche KPIs identifizieren und Vorschläge für eine einheitliche Formulierung machen.

Schritt-für-Schritt: Die Erstellung der KPI-Bibel mit ChatGPT

Gehen Sie bei der Erstellung der KPI-Bibel am besten in der folgenden Reihenfolge vor:

Kick-Off-Meeting: Definieren Sie den Rahmen und die Ziele Ihrer KPI-Bibel und laden Sie alle relevanten Stakeholder ein.
Kennzahlen sammeln: Nutzen Sie ChatGPT, um eine erste Liste relevanter KPIs für Ihre Branche und Ihr Unternehmen zu generieren.
Definitionen und Berechnungen erstellen: Entwickeln Sie klare Definitionen, Formeln und Beispiele für jede Kennzahl. ChatGPT kann dabei Vorschläge generieren und bestehende Definitionen optimieren.
Benchmark-Werte hinzufügen: ChatGPT kann Benchmarks auf Basis von Branchenstandards oder historischen Unternehmensdaten vorschlagen.
Datenquellen bestimmen: Identifizieren Sie die relevanten Systeme (ERP, BI-Tools, Excel) und automatisieren Sie die Datenerhebung mit ChatGPT-gestützten Workflows.
Verantwortlichkeiten zuweisen: Bestimmen Sie, wer für die Erhebung und Validierung jeder KPI zuständig ist.
Konsolidierung und Freigabe: Überprüfen Sie die finale Liste mit der Geschäftsführung, um sicherzustellen, dass alle relevanten KPIs enthalten sind.

Aber Vorsicht: Achten Sie speziell bei den Benchmarks (Punkt 7) darauf, dass ChatGPT Fehler machen kann und dass Sie als Controller die Benchmarks auf Plausibilität prüfen müssen.

In Tab. 1 finden Sie einen Auszug aus ChatGPT, als ich um eine KPI-Bibel für den Einkauf gebeten habe.

KPI	Definition	Berechnung/ Formel	Zielwert/ Benchmark	Datenquelle	Verantwortlicher
Lieferantenpünktlichkeit	Prozentsatz der Lieferungen, die rechtzeitig im Vergleich zum vereinbarten Lieferdatum eintreffen.	(Anzahl der pünktlichen Lieferungen / Gesamtzahl der Lieferungen) * 100	95 %	ERP-System, Lieferantenportale	Einkaufsleiter
Bestellkosten pro Einheit	Durchschnittliche Kosten für die Bestellung eines einzelnen Artikels, einschließlich	(Summe der Bestellkosten / Anzahl der Bestellungen)	< 1,50 EUR	ERP-System, Rechnungen	Einkäufer

Tab. 1: Beispiel einer von ChatGPT generierten KPI-Bibel für den Einkauf

Stellen Sie sich das jetzt für alle Abteilungen vor. Sie müssten “nur“ noch eine Kontrolle machen, ob die angegebenen Daten stimmen und damit signifikant Zeit einsparen. Ebenso lassen sich dabei auch KPIs finden, von denen Sie denken: „Ah, diese KPI haben wir noch gar nicht. Welche Analysen könnten wir damit gewinnbringend durchführen?“. Aus Erfahrung weiß ich, wie aufwändig es ist, solche Dinge ohne KI zu erstellen.

Best Practices für die Nutzung von ChatGPT im Controlling

Regelmäßige Updates: Lassen Sie ChatGPT regelmäßig eine Analyse der KPI-Bibel durchführen, um veraltete Definitionen oder fehlende Kennzahlen zu identifizieren.
Integration in bestehende Systeme: Nutzen Sie API-Schnittstellen, um ChatGPT direkt in Ihr BI-System zu integrieren.
Schulungen für Mitarbeiter: Ermutigen Sie Controller, mit ChatGPT zu arbeiten, um effizienter Datenanalysen und Berichte zu erstellen.
Dynamische Anpassung: Verwenden Sie ChatGPT, um sich verändernde Geschäftsanforderungen schnell in Ihre KPI-Definitionen zu überführen.

Fazit und Handlungsempfehlung

Die KPI-Bibel war schon immer ein unverzichtbares Werkzeug für das Controlling. Mit ChatGPT als Unterstützung kann dieser Prozess nun deutlich schneller und effizienter gestaltet werden. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Analyse und strategische Steuerung des Unternehmens. Wer seine Kennzahlen auf eine neue Ebene heben will, sollte ChatGPT als festen Bestandteil seines Berichtswesens etablieren.

Dieser Artikel erschien erstmals in Controller Magazin 6/2025.