Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

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Rz. 1 § 330 HGB ermächtigt das BMJV im Einvernehmen mit weiteren Ministerien zum Erlass geschäftszweigspezifischer Formblätter oder anderer Vorschriften zur Berücksichtigung von Besonderheiten bei der Rechnungslegung. Die handelsrechtlichen Vorschriften zur Gliederung der Bilanz (§ 266 HGB) und der GuV (§ 275 HGB) sowie die Sondervorschriften für Personenhandelsgesellschafte...mehr

Rz. 7 Die allgemeine Verordnungsermächtigung des § 330 Abs. 1 HGB hat den Erlass geschäftszweigspezifischer Formblätter oder anderer Vorschriften zur Gliederung des Jahresabschlusses oder Konzernabschlusses, Anpassung des Inhalts des Anhangs oder des Konzernanhangs sowie des Lageberichts oder des Konzernlageberichts zum Inhalt. Ein qualitativer Unterschied zwischen Formblätt...mehr

Neben den vorgenannten materiell-rechtlichen Änderungen im System der Verrechnungspreiskorrekturen ergeben sich hinsichtlich der Regelung der Funktionsverlagerung auch ergänzende Änderungen im sog. formellen Bereich, der Dokumentation der Verrechnungspreise. Normiert ist der Bereich der Verrechnungspreisdokumentation in §§ 90 Abs. 3, § 138a AO, 162 Abs. 3 und 4 AO sowie der ...mehr

Nach § 17 Abs. 1 MiLoG sind die Arbeitszeiten der geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer – also auch der kurzfristig Beschäftigten – spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Aufzuzeichnen sind Beg...mehr

Die Möglichkeit, nach § 1 Abs. 3 Satz 10 AStG a. F./§ 1 Abs. 3b AStG 22 auf die Transferpaketbetrachtung zu verzichten, ändert nichts daran, dass der Tatbestand einer Funktionsverlagerung erfüllt ist. Insbesondere sind weiterhin die Aufzeichnungspflichten zu beachten. Es sind die Unterlagen vorzulegen, aus denen sich quantifiziert die wirtschaftlichen Gründe für die Funktion...mehr

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, damit sie bei der Gewinnermittlung berücksichtigt werden können.[1] Die Aufzeichnungspflicht gilt für alle Geschenke und umfasst sowohl die abziehbaren als auch die nicht abziehbaren Geschenkaufwendung...mehr

Streuwerbeartikel sind Werbemittel, die durch ihre breite Streuung eine Vielzahl von Menschen erreichen und damit den Bekanntheitsgrad des Unternehmens steigern. Hierunter fällt die Verteilung von Warenproben und Werbeartikeln an eine Vielzahl häufig nicht individualisierbarer Personen, z. B. Werbung mit Waschmittelproben, Verteilung von Werbe-T-Shirts oder -mützen auf Sport...mehr

Werden auf einem besonders eingerichteten Konto bzw. in einer besonderen Spalte neben besonders aufzeichnungspflichtigen Geschenkaufwendungen usw. auch einmal oder vereinzelt Betriebsausgaben anderer Art verbucht bzw. aufgezeichnet, liegt noch kein steuerschädliches "gemischtes" Konto vor. Das gilt jedoch nur, wenn die Fehlbuchungen auf Abgrenzungsschwierigkeiten oder Schrei...mehr

Die Pflicht zur besonderen Aufzeichnung ist erfüllt, wenn bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich[1] die Geschenkaufwendungen fortlaufend, einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben, zeitnah und auf einem besonderen Konto im Rahmen der Buchführung gebucht werden. bei Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung[2] die Geschenke von Anfang an (also f...mehr

Zusammenfassung Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer nur dann steuerlich abziehbar sind, wenn sie besonders und zeitnah aufgezeichnet werden. Fehlt diese gesonderte Dokumentation, entfällt der Kostenabzug vollständig – auch bei Freiberuflern mit Einnahmen-Überschussrechnung. Hintergrund Ein selbständiger Steuerpflichtiger nutzt...mehr

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer nur dann steuerlich abziehbar sind, wenn sie besonders und zeitnah aufgezeichnet werden. Fehlt diese gesonderte Dokumentation, entfällt der Kostenabzug vollständig – auch bei Freiberuflern mit Einnahmen-Überschussrechnung.mehr

Der BFH wies die Klage ab. Die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer wurden nicht als Betriebsausgaben anerkannt, weil die besondere Aufzeichnungspflicht aus § 4 Abs. 7 EStG verletzt war. Für die Abziehbarkeit gilt, dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln, getrennt von anderen Betriebsausgaben und zeitnah aufgezeichnet werden müssen. Ausreichend ist zum B...mehr

Ein selbständiger Steuerpflichtiger nutzte in seinem Eigenheim ein Dachgeschoss als häusliches Arbeitszimmer und zusätzlich eine Bibliothek im Erdgeschoss. Er ermittelte seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung. Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen für das Arbeitszimmer nur anteilig in Höhe des Wohnflächenverhältnisses an. Einspruch und Klage blieben erfolglos, soda...mehr

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Begriff Das Realisationsprinzip bestimmt, dass Gewinne nur zu berücksichtigen sind, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind. Es ist Teil des handelsrechtlichen Vorsichtsprinzips und dient der Periodenabgrenzung. Dieses Vorsichtsprinzip ist auch steuerrechtlich zu beachten. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Nach §§ 238 ff. HGB i. V. mit § 252 Abs. 1 Nr. 4 2. Halbs...mehr

Überblick Gewinnrealisierung ist gegeben, wenn der Leistungsverpflichtete die von ihm geschuldete Erfüllungshandlung erbracht hat, d. h. seine Verpflichtung "wirtschaftlich erfüllt" hat. Dem Leistenden steht der Anspruch auf die Gegenleistung, i. d. R. die Zahlung, so gut wie sicher zu. Sein Risiko reduziert sich darauf, dass der Empfänger im Einzelfall Gewährleistungs- oder...mehr

• 2024 Wachstumschancengesetz / Änderung der Buchführungsgrenzen / § 141 AO Durch das Wachstumschancengesetz sind ab 2024 neue Buchführungsgrenzen eingeführt worden. Zu beachten ist, dass Finanzämter zur Aufstellung einer Eröffnungsbilanz nicht auffordern dürfen, wenn zwar die in 2023 noch geltenden Grenzen, nicht aber die ab 2024 geltenden Grenzen überschritten werden. Fragl...mehr

• 2022 Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung / § 146a AO Elektronische Kassen- und Aufzeichnungssysteme bedürfen einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Bei Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung kann das elektronische Kassen- und Aufzeichnungssystem auch ohne diese bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes weiterbe...mehr

Der Prüfer muss zu Beginn einer Prüfung unverzüglich und unaufgefordert seinen Dienstausweis zeigen, ansonsten ist der Unternehmer nicht verpflichtet, ihm den Zutritt zu gestatten. Der Prüfer soll den Unternehmer auch darauf hinweisen, dass Auskunftspersonen benannt werden können. Die Außenprüfung soll dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet...mehr

Hübner/Letzner, Erneute Änderung der einfachen Grundbesitzkürzung – Erfüllt sie nunmehr ihren Zweck?, Ubg 2025, 208; Becker/von Hugo, Derivative Neutralitätspflicht gemeinnütziger Körperschaften – Reichweite und Grenzen politischer Betätigungen steuerbegünstigter Organisationen, DStR 2025, 2760; Uphues/Wessels, Treuhandmodell in Bezug auf Betriebsvorrichtungen bei erweiterter...mehr

Der Besteuerung unterliegt der letzte vor der Auslagerung liegende – zunächst steuerfreie – Umsatz. Dieser Umsatz muss nicht in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Auslagerung stehen. Steuerschuldner ist grundsätzlich der Auslagerer. Dem Auslagerer obliegen auch die Erklärungs- und Aufzeichnungspflichten für die Auslagerung. Besteuert werden die der Auslageru...mehr

• 2021 Elektronische Marktplätze / Haftung / BMF v. 20.4.2021, BStBl I 2021, 705 / § 18e UStG / § 22f UStG / § 25e UStG Der Online-Marktplatz haftet für die nicht entrichtete USt von Onlinehändlern, die über seine Plattform Waren im Inland vertreiben. Hierbei handelt es sich um eine verschuldensunabhängige Gefährdungshaftung. Ab dem 1.7.2021 muss der Online-Marktplatz grundsä...mehr

Die Umsatzsteuer-Nachschau darf nur durchgeführt werden, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Der Unternehmer sollte mit einer solchen Prüfung insbesondere rechnen, wenn er sein Unternehmen neu gegründet hat und wenn er, z. B. wegen größerer Investitionen in einem Voranmeldungszeitraum, Ansprüche auf Erstattung von Vorsteuerguthaben h...mehr

• 2024 Tatentdeckung / § 371 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 AO § 371 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO beinhaltet den Sperrgrund der Tatentdeckung. Die Auslegung dieser Norm durch die Rechtsprechung dürfte vor dem Hintergrund von deren Wortlaut teilweise als überdehnt anzusehen sein. Dies dürfte mit dem Analogieverbot des Art. 103 Abs. 2 GG nicht vereinbar sein. § 371 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO dürfte s...mehr

• 2021 Verwaltungsgrundsatze 2020 / BMF v. 3.12.2020, IV B 5 – S 1341/19/10018:001 / Vereinbarkeit mit den Regelungen der AO / § 90 AO / § 162 AO Die Verwaltungsgrundsätze 2020 (BMF v. 3.12.2020, IV B 5 – S 1341/19/10018:001) betreffen die Mitwirkungspflichten der Beteiligten nach § 90 AO und die Schätzung von Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO. Im Übrigen gelten die Verwal...mehr

• 2022 Inflationsausgleichsprämie/§ 3 Nr. 11c EStG Die Inflationsausgleichsprämie ist bis zu einem Betrag von 3.000 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei. Gezahlt werden kann sie als Bar- oder Sachlohn. Anspruch auf die Inflationsausgleichsprämie haben auch Renten- und Versorgungsbezieher, sofern sie auch Einkünfte aus einer aktiven Beschäftigung beziehen. Gleiches gilt bei...mehr

Erbringt ein in Deutschland ansässiger Unternehmer ab dem 1.1.2019 Telekommunikationsleistungen (oder Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und/oder Dienstleistungen auf elektronischem Weg) bzw. ab dem 1.7.2021 neben den v.g. sonstigen Leistungen auch innergemeinschaftliche Fernverkäufe nach § 3c Abs. 1 UStG im Umfang von mehr als 10.000 EUR an Nichtunternehmer mit Sitz, Woh...mehr

Erbringen im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmen Telekommunikationsleistungen (oder Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und/oder elektronische Dienstleistungen) an im Inland ansässige Nichtunternehmer, können diese unter bestimmten Bedingungen an dem besonderen Besteuerungsverfahren OSS (ab 1.7.2021) teilnehmen.[1] Dies gilt nur, wenn der Unternehmer im Inlan...mehr

Bei der Rechtsformwahl sollten in der Startphase wirtschaftliche Aspekte im Vordergrund stehen. Im Regelfall kann ein kleineres Unternehmen als Einzelunternehmen geführt werden, was sich im Hinblick auf die Gründungs-, Rechts- und Steuerberatungskosten vorteilhaft auswirkt. Sofern die Voraussetzungen für die Buchführungspflicht nicht von Beginn an erfüllt sind, bietet das Ei...mehr

Um dennoch ein möglichst genaues Bild der aktuellen Buchhaltungszahlen des Unternehmens zu bekommen, ist es wichtig, typische Fallen der Finanzbuchhaltung zu kennen und die wichtigsten "Sünden" in der eigenen Finanzbuchhaltung aufzuspüren, diese "Sünden" auszumerzen, sich selbst, der Bank und anderen (Gesellschaftern, Mitarbeitern, Angehörigen) eine "unterjährige" Gewinn- und V...mehr

Die Höhe des geschätzten Umsatzes einschließlich Umsatzsteuer (Tz. 7.1) entscheidet darüber, ob die Kleinunternehmer-Regelung (Tz. 7.3) in der Startphase angewendet werden kann oder nicht. Wird ein Bruttoumsatz von mehr als 25.000 EUR jährlich geschätzt, scheidet der Kleinunternehmer-Status aus. Bei unterjähriger Unternehmensgründung ist der Umsatz auf das Gesamtjahr hochzure...mehr

Die Anwendung der Eigenverbrauchssätze wird von der Rechtsprechung weitestgehend anerkannt. Die nachfolgenden Urteile zeigen, dass eine Abweichung ohne Einzelaufzeichnungen regelmäßig nicht möglich ist. FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 26.6.1996, 1 K 1624/95: Hat der Betreiber einer Gast- und Speisewirtschaft, die Pauschalregelungen zur Ermittlung des Eigenverbrauchs (Sachentneh...mehr

Rz. 29 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Neben den allgemeinen Aufzeichnungspflichten müssen für i. g. Erwerbe einige besondere Angaben erfasst werden. Gem. § 22 Abs. 2 Nr. 7 UStG sind für die i. g. Erwerbe, für fiktive Erwerbe beim i. g. Verbringen zwischen einem ausländischen und dem inländischen Unternehmensteil sowie für den i. g. Erwerb neuer Fahrzeuge die Bemessungsgrundlagen ...mehr

Rz. 27 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Neben den allgemeinen Aufzeichnungspflichten müssen für i. g. Warenlieferungen einige besondere Angaben erfasst werden. So hat der Unternehmer u. a. die Bemessungsgrundlagen und die ggf. darauf entfallende USt aufzuzeichnen für die i. g. Lieferungen, die fiktiven Lieferungen in den Fällen des i. g. Verbringens von Gegenständen vom inländischen ...mehr

Rz. 104 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der Unternehmer verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Diese Verpflichtung gilt auch für Kleinunternehmer und Unternehmer, die ausschließlich steuerbefreite Umsätze ausführen. Eine besondere Form der Aufzeichnungspflichten ist grundsätzlich vorgesehe...mehr

Rz. 45 Stand: 06/03 – 07/2025 Neben den allgemeinen Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG sind bei i. g. Dreiecksgeschäften vom ersten und vom letzten Abnehmer zusätzliche Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, wenn sie eine inländische USt-IdNr. verwenden (§ 25b Abs. 6 S. 1 UStG, vgl. Abschn. 25b.1 Abs. 10 S. 1 UStAE). Rz. 46 Stand: 06/03 – 07/2025 Aus den Aufzeichnungen des erst...mehr

Literatur Groß/Lamm, Datenzugriffsrecht auf freiwillig geführte Aufzeichnungen, StC 2010, 27. Krain, Elektronische Buchführung und Datenzugriff, StuB 2010, 98. Pump, Die offene Ladenkasse mit Kassenbericht im bargeldintensiven Betrieb und § 22 UStG – Unterschätzte Probleme der Einzelaufzeichnungen, StBp 2017, 150. Pump, Die Kassenführung im bargeldintensiven Betrieb am Beispiel ...mehr

13.1 Erklärungspflichten (§§ 99, 99a, §§ 101–101k sowie § 102 MWStG) Rz. 116 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Besteuerungszeitraum ist generell der Kalendermonat. Steuerzahler, deren Umsatz im vorangegangenen Kj. 10 Mio. CZK (ca. 400.000 EUR) nicht überschritten hat, können das Kalenderquartal als Besteuerungszeitraum durch Anzeige bei der Finanzverwaltung bis jeweils Ende Janua...mehr

13.1 Erklärungspflichten Rz. 99 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Unternehmer ist verpflichtet, für jeden Kalendermonat (Voranmeldungszeitraum) eine USt-Voranmeldung an das FA auf elektronischem Weg zu übermitteln. Lag der Umsatz eines Steuerpflichtigen im letzten Kj. unter 110.000,00 EUR, ist der Voranmeldungszeitraum das Kalenderquartal. In der USt-Voranmeldung ist die geschuld...mehr

13.1 Erklärungspflichten (§§ 16ff. dUStG) Rz. 131 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Die im Inland ansässigen registrierten Steuerpflichtigen sind verpflichtet, für jeden Veranlagungszeitraum eine Erklärung bis zum 25. des folgenden Kalendermonats an das FA abzugeben. Als Veranlagungszeitraum gilt grundsätzlich ein Kalendermonat. Der registrierte Steuerpflichtige kann für einen Besteu...mehr

Rz. 36 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Umsätze, deren umsatzsteuerlicher Liefer- bzw. Leistungsort im Ausland liegt, die also in Deutschland nicht steuerbar sind, unterliegen nicht den Regelungen des deutschen UStG. Folglich finden sich in § 22 UStG auch keine (konkreten) Aufzeichnungspflichten bezüglich der im Ausland ausgeführten Umsätze. Indirekt werden jedoch auch die nicht ste...mehr

Rz. 136 Stand: 06/03 – 07/2025 Der Kfz-Händler hat – neben den allgemeinen Aufzeichnungen (§ 22 UStG) – für die Differenzbesteuerung besondere Aufzeichnungen zu führen (§ 25a Abs. 6 UStG, Abschn. 25a.1. Abs. 17 UStAE), aus denen der Verkaufspreis, der Einkaufspreis, die Einzel- oder Gesamtmarge (netto ohne USt) ersichtlich sind. Rz. 137 Stand: 06/03 – 07/2025 Die Aufzeichnungen müs...mehr

Rz. 62 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Neben den Aufzeichnungspflichten des § 22 UStG sowie der §§ 63–68 UStDV bestehen noch weitere (spezielle) Aufzeichnungspflichten für bestimmte Situationen, Geschäftsvorfälle oder Unternehmer, die ebenfalls beachtet und erfüllt werden müssen. Im Einzelnen sind dies insbesondere: Steuerbefreiungen bei der Einfuhr (§ 5 UStG; auch zollrechtliche Au...mehr

Rz. 139 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der registrierte Steuerpflichtige verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Die Aufzeichnungspflicht des Steuerzahlers erstreckt sich insbesondere auf: ausführliche Aufzeichnungen nach einzelnen Besteuerungszeiträumen über gelieferte Waren und Dienstleis...mehr

Rz. 123 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der Unternehmer verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Diese Verpflichtung gilt auch für Kleinunternehmer und Unternehmer, die ausschließlich steuerbefreite Umsätze ausführen. Eine besondere Form der Aufzeichnungspflichten ist nicht vorgesehen. Die A...mehr

Rz. 40 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Zentrale Vorschrift der Umsatzsteuerlagerregelung ist die Steuerbefreiung des § 4 Nr. 4a UStG. Wie andere Steuerbefreiungsnormen auch, bedingt diese spezifische Steuerbefreiung u. a. besondere Aufzeichnungspflichten für den Auslagerer und den Lagerhalter (vgl. BMF vom 28.01.2004, BStBl I 2004, 242). 2.9.1 Aufzeichnungen des Auslagerers Rz. 41 S...mehr