Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323) wurden die Aufzeichnungspflichten des § 90 Abs. 3 AO angepasst. Seit dem 1.1.2025 umfasst sie neben der bislang bekannten Sachverhalts- und Angemessenheitsdokumentation nun auch eine Übersicht über die Geschäftsvorfälle (Transaktionsmatrix). Diese ist im Falle einer Außenprüfung unaufgefordert innerhalb von 3... mehr

Das BMF ersetzte mit BMF-Schreiben v. 6.3.2025 (BStBl 2025 I S. 658) sein bisheriges Anwendungsschreiben zur Behandlung von Kryptowerten v. 10.5.2022 (BStBl 2022 I S. 668). Neu aufgenommen wurden insbesondere Regelungen zu Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten (u. a. Anforderungen an von Steuerpflichtigen zu erbringende Nachweise, Anforderungen an die Dokumentation von Hand... mehr

Neben den allgemeinen Aufzeichnungspflichten müssen die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegenden Leistungsempfänger auch die an sie ausgeführten Reverse-Charge-Eingangsleistungen nach § 22 UStG aufzeichnen (auch wenn sie für den nichtunternehmerischen, hoheitlichen bzw. ideellen Bereich erfolgen).[1] Obwohl in diesen Fällen der leistende Unternehmer wegen § 13b UStG nicht ... mehr

Ergibt sich eine Buchführungspflicht nicht schon aus anderen Gesetzen, z. B. § 238 HGB, kann das Finanzamt den Steuerpflichtigen zur Buchführung auffordern, wenn dieser im Kalenderjahr entweder Umsätze von mehr als 800.000 EUR oder einen Gewinn von mehr als 80.000 EUR erzielt. Die Verpflichtung ist mit Beginn des Wirtschaftsjahres zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Auffor... mehr

Ist ein Handelsvertreter selbstständig tätig, übt er i. d. R. einen Gewerbebetrieb i. S. d. § 1 HGB aus. Er ist damit als Kaufmann buchführungspflichtig.[1] Ausgenommen von der Kaufmannseigenschaft sind Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. Bei Handelsvertretern dürfte dies i.d. R... mehr

Rz. 20 Der Nachweis von Steuerstraftaten wird in der ganz überwiegenden Zahl der Fälle durch Urkunden (Buchführungsunterlagen, Rechnungen, Quittungen etc.) geführt. Zum Zweck des Auffindens solcher – aber auch anderer – beschlagnahmefähiger Beweismittel oder dem Ergreifen des Verdächtigen dürfen bei ihm[1] und mit Einschränkungen bei unverdächtigen Dritten[2] Durchsuchungen ... mehr

Für Einzelkaufleute, Handels- und die meisten Personengesellschaften (außer GbR) besteht laut Handelsgesetzbuch (HGB) eine Buchführungspflicht. Mit der Eintragung im Handelsregister erlangt der Unternehmer Kaufmannseigenschaft und muss sowohl nach Handelsrecht[1] als auch nach Steuerrecht[2] eine doppelte Buchführung erstellen. Um die Buchhaltung zu ordnen, braucht der Kaufma... mehr

Bei Sachverständigengutachten für Strafgerichte und Staatsanwaltschaften, ggf. auch für Insolvenzverwalter, bei denen als Spezialproblem Schlussrechnungsprüfungen hinzukommen, die vom Insolvenzverwalter oder den Insolvenzgerichten beauftragt werden können, stehen im Vordergrund die sich aus den §§ 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB) ergebenden Insolvenzstraftaten des Bankrotts ge... mehr

Tz. 17 Stand: EL 146 – ET: 12/2025 Der Steuerschuldner (also die steuerbegünstigte Körperschaft als Veranstalter) ist verpflichtet, Aufzeichnungen zur Ermittlung der Steuer und zu ihren Berechnungsgrundlagen sowie zum Nachweis der Steuerbefreiung (§ 28 RennwLottG) zu führen. Aus den Aufzeichnungen muss sich das Folgende ergeben: Beschreibung der öffentlichen Lotterie oder Auss... mehr

Seit Juli 2020 besteht keine Aufzeichnungspflicht mehr in den Fällen, in denen der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Vorteile in der Form der Überlassung von Pedelecs gewährt. Dasselbe gilt für das Aufladen von verkehrsrechtlich als Kfz einzustufenden E-Bikes (sog. S-Pedelecs) an einer ortsfesten Einrichtung des Arbeitgebers und für die arbeitgeberse... mehr

Auch aktuell ist es jedem Unternehmer erlaubt eine offene Ladenkasse zu führen, solange die Vorschriften der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachtet werden. Wer nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit ist und dennoch keine Registrierkasse anschaffen will, muss seiner Aufzeichnungsverpflichtung auf andere Weise nachkommen. Die Anforderungen an eine ordnu... mehr

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.[1] Die handelsrechtlichen Buchführungspflichten gelten auch für die Besteuerung.[2] Danach müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung progressiv und ... mehr

Herr Huber hat im Juli 01 einen Firmenwagen geleast. Er hat die Laufzeit mit 42 Monaten vereinbart. Herr Huber ist von der Verpflichtung Bücher zu führen befreit[1] und ermittelt seinen Gewinn zulässigerweise mit der Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Zu Beginn der Laufzeit hat er eine Leasingsonderzahlung von 8.000 EUR zuzüglich 19 % = 1.520 EUR Umsatzsteuer... mehr

Die monatsbezogene Prüfung der Sachbezugsfreigrenze hat der Arbeitgeber anhand der Aufzeichnung im Lohnkonto vorzunehmen. Dies gilt auch für Drittrabatte, die der Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber anzuzeigen hat.[1] mehr

Rz. 226 Die Verpflichtung, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen, gilt in den Fällen der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auch für Personen, die nicht Unternehmer sind (§ 22 Abs. 1 S. 2 UStG), etwa bei Leistungen für den Hoheitsbereich einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder für den nichtunternehm... mehr

Rz. 10 Der Finanzrechtsweg nach § 33 Abs. 1 Nr. 1 FGO setzt ferner voraus, dass es sich bei der Streitigkeit um eine öffentlich-rechtliche Streitigkeit über Abgabenangelegenheiten handelt. Während das Tatbestandsmerkmal der öffentlich-rechtlichen Streitigkeit die Entscheidungskompetenz zwischen den ordentlichen Gerichten bzw. der Arbeitsgerichtsbarkeit sowie den allgemeinen ... mehr

Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze... mehr

Sonstige Sach-, Nutzungs- oder Leistungsentnahmen (Waren, Telefonnutzung, Einsatz von Arbeitnehmern zu privaten Zwecken) sind gesondert aufzuzeichnen. Das bedeutet, dass jeder Entnahmevorgang einzeln zu dokumentieren ist. Zu bewerten ist die Entnahme von Nutzungen mit den tatsächlichen Selbstkosten. Eine Vereinfachung bei der Erfassung von Entnahmen bietet die Möglichkeit, Pau... mehr

Soweit Kryptowerte innerhalb der 1-jährigen Spekulationsfrist veräußert wurden (siehe dazu oben unter 9.), sind die Zeilen 45-51 auszufüllen. Wichtig Beachten Sie die besonderen Steuererklärungs-, Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten. Die Nutzung von Handelsplattformen eines ausländischen Betreibers löst eine erweiterte Mitwirkungspflicht nach § 90 Abs. 2 AO aus (siehe daz... mehr

Ergänzende Angaben Zu den Themengebieten Rücklagen und Entnahmen/Einlagen sind noch ergänzende Angaben zu machen. Rücklagen und stille Reserven → Zeilen 99–105 Soweit Steuerpflichtige die Übertragung stiller Reserven nach § 6b EStG nicht durch Abzug des bei der Veräußerung entstandenen Gewinns bei den Anschaffungs- oder Herstellungskosten der in § 6b EStG genannten Wirtschaftsg... mehr

Liebhaberei Voraussetzung für alle Gewinnermittlungsarten ist die Gewinnerzielungsabsicht. Diese liegt vor, wenn davon auszugehen ist, dass ein Totalgewinn angestrebt wird. "Totalgewinn" ist das Gesamtergebnis des Betriebs von der Gründung bis zur Veräußerung, Aufgabe oder Liquidation. Ein Betriebsaufgabe- oder Betriebsveräußerungsgewinn ist in die Totalgewinnprognose einzube... mehr

Aufwendungen anlässlich von geschäftlichen Bewirtungen der Geschäftspartner und anderer Personen, sind nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar. Sie müssen durch den Betrieb veranlasst und angemessen sein (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Bei einer Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung erforderlich. Diese muss nach R 4.10 Abs. 8 Satz 8... mehr

Die verschiedenen Kryptowerte Das BMF hat in seinem Schreiben vom 6.3.2025 (BMF, Schreiben v. 6.3.2025, IV C 1 – S 2256/00042/064/043, BStBl 2025 I S. 658) ausführlich zur Besteuerung von Kryptowerten Stellung genommen. Danach können Tätigkeiten im Zusammenhang mit Kryptowerten zu Einkünften aus allen Einkunftsarten führen, insbesondere Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG... mehr

Gewinn/Verlust Einzelunternehmer → Zeilen 4-9 In den Zeilen 4 und 5 sind die Eintragungen für den ersten Gewerbebetrieb vorzunehmen. Insbesondere ist in der rechten Spalte von Zeile 5 der Gewinn bzw. der Verlust einzutragen. Wirtschafts-Identifikationsnummer Seit November 2024 wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) an wirtschaftlich Tätige vergeben. Dies umfasst n... mehr

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Rz. 27 Durch die Neuregelung der Aufzeichnungspflichten in § 22f Abs. 1 UStG zum 1.7.2021 hat sich die Zahl der aufzuzeichnenden Punkte schon rein nummerisch auf neun erhöht. Der Erfassungsaufwand hat sich also erhöht, wobei die Betreiber der elektronischen Schnittstellen i. d. R. über die meisten der hier genannten Daten schon aus diesem Grund verfügen dürften, weil sie die... mehr

Rz. 56 Neu eingeführt in § 22f UStG wurde mWv 1.7.2021 (Rz. 4) der Abs. 3 der Vorschrift, wonach derjenige, der mittels einer elektronischen Schnittstelle die Erbringung einer sonstigen Leistung an einen Empfänger nach § 3a Abs. 5 S. 1 UStG (sog. digitale Dienstleistungen[1]) unterstützt, Aufzeichnungen nach Art. 54c der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 des Rates vo... mehr

2.3.1 Allgemeines Rz. 25 Gem. § 22f Abs. 1 S. 1 UStG hat der Betreiber einer elektronischen Schnittstelle i. S. d. § 25e Abs. 5 und 6 UStG [1] für Lieferungen eines Unternehmers, die auf dem von ihm bereitgestellten Marktplatz rechtlich begründet worden sind und bei denen die Beförderung oder Versendung im Inland beginnt oder endet, Folgendes aufzuzeichnen: den vollständigen Nam... mehr

Rz. 10 Der ursprüngliche Zweck der Schaffung des § 22f UStG kann nur einheitlich mit der (zeitgleichen) Einfügung des neuen § 25e UStG (Haftung beim Handel auf einem elektronischen Marktplatz) gesehen und begründet werden. Beide Vorschriften sind inhaltlich eng miteinander verknüpft. Bereits in der einleitenden Begründung des Gesetzentwurfes der Bundesregierung vom 24.9.2918... mehr

Rz. 23 Der Anwendungsbereich der Aufzeichnungspflichten des § 22f UStG hängt in seiner ersten Fassung und in der seit dem 1.7.2021 geltenden neuen Fassung der Vorschrift (Rz. 4) zunächst entscheidend davon ab, ob der betreffende Unternehmer der Betreiber einer elektronischen Schnittstelle i. S. d. § 25e Abs. 1 und 5 UStG ist. Dafür ist es erforderlich, dass dieser Unternehme... mehr

Rz. 25 Gem. § 22f Abs. 1 S. 1 UStG hat der Betreiber einer elektronischen Schnittstelle i. S. d. § 25e Abs. 5 und 6 UStG [1] für Lieferungen eines Unternehmers, die auf dem von ihm bereitgestellten Marktplatz rechtlich begründet worden sind und bei denen die Beförderung oder Versendung im Inland beginnt oder endet, Folgendes aufzuzeichnen: den vollständigen Namen und die vollst... mehr

Rz. 73 Gemäß dem zum 1.1.2019 eingefügten § 27 Abs. 25 UStG a. F. [1] teilte das Bundesministerium der Finanzen den Beginn des Datenabrufverfahrens nach (dem damaligen) § 22f Abs. 1 S. 6 UStG durch ein im Bundessteuerblatt zu veröffentlichendes Schreiben mit. Gleiches galt für die Festlegung des Kalenderjahres, ab dem Daten nach § 22f Abs. 3 UStG auf Anforderung zu übermittel... mehr

Rz. 1 Mit dem Gesetz zur Vermeidung von Umsatzsteuerausfällen beim Handel mit Waren im Internet und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 11. Dezember 2018 wurde u. a. § 22f neu in das UStG eingefügt.[1] Entgegen seiner vielversprechenden Überschrift enthielt das vorgenannte Steueränderungsgesetz eine Fülle von steuerlichen Änderungen quer durch das Steuerrecht... mehr

Rz. 20 Inhaltlich besteht die Vorschrift des § 22f UStG seit dem 1.7.2021 aus fünf Absätzen, bei denen die eigentlichen Aufzeichnungspflichten der Betreiber elektronischer Schnittstellen im ersten Absatz geregelt werden. Der zweite Absatz enthält eine wichtige Sonderregelung für Anbieter, die sich bei dem Betreiber der elektronischen Schnittstelle nicht als Unternehmer anmel... mehr

Rz. 8 In seiner ersten Fassung hatte § 22f UStG keine unmittelbaren unionsrechtlichen Vorgaben, die Regelung stellte einen Alleingang des nationalen deutschen Gesetzgebers zur Bekämpfung der Umsatzsteuerhinterziehung beim Online-Handel an Verbraucher dar, obwohl damals bereits die Einfügung einer Steuerschuldnerschaft der Betreiber elektronischer Schnittstellen unionsrechtli... mehr

Rz. 72 Zu beachten ist, dass Verstöße gegen gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 379 AO als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden können. Das gilt selbstverständlich auch für die Aufzeichnungspflichten nach § 22f UStG [1] und nach Art. 54c MwStVO, denn auch hierbei handelt es sich um derartige gesetzliche Aufzeichnungspflichten. Kritisch zu sehen war in... mehr

Rz. 40 Die S. 6 und 7 der bis zum 30.6.2021 geltenden ersten Fassung des § 22f Abs. 1 UStG (Rz. 4) regelten Einzelheiten des geplanten Datenabrufverfahrens durch die Finanzbehörde. So sollte die für den liefernden Unternehmer örtlich zuständige Finanzbehörde die Daten nach S. 1 Nr. 1 bis 3 speichern und diese zum Datenabruf bereitstellen (S. 6). Der Antragsteller war dann üb... mehr

Rz. 42 In der bis zum 30.6.2021 geltenden Fassung des § 22f UStG (Rz. 4) musste der damals noch so bezeichnete Plattformbetreiber im Besitz eine Bescheinigung über die steuerliche Erfassung der auf seiner Plattform tätigen ausländischen Unternehmer sein. Wegen der u. U. weiterhin bestehenden Bedeutung dieser Regelung für Sachverhalte aus den "Altjahren" sollen die dazu gelte... mehr

Rz. 50 Der Abs. 2 des § 22f UStG regelt die Anforderungen an den Betreiber einer elektronischen Schnittstelle für Lieferungen von Nutzern, die dem Betreiber gegenüber angegeben haben, dass die Lieferungen nicht im Rahmen eines Unternehmens (sondern als Privatperson) erfolgen. Der Gesetzeswortlaut fordert in seinem S. 1, dass dann, wenn die Registrierung auf der elektronische... mehr

Rz. 63 Die Dauer der Aufbewahrung des betroffenen Unternehmers richtete sich in der bis zum 30.6.2021 geltenden Fassung des § 22f UStG nach der allgemeinen Regel des § 147 Abs. 3 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) nunmehr richtet sie sich nach § 22f Abs. 4 S. 1 UStG (Rz. 66), die erste Fassung des § 22f UStG (Rz. 4) enthielt keine Regelung über die... mehr

Rz. 35 Nach dem S. 2 des § 22f Abs. 1 UStG (vormals S. 4, Rz. 4) hat ein Unternehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Inland, einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Staat, auf den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum anwendbar ist (Drittlandsverkäufer), spätestens mit der AntragsteIlung auf steu... mehr

Rz. 68 Gemäß § 22f Abs. 4 S. 1 UStG hat der Betreiber der elektronischen Schnittstelle die Unterlagen nach den Abs. 1 und 2 auf Anforderung des Finanzamtes elektronisch zu übermitteln. Stellt die Finanzbehörde ein Sammelauskunftsersuchen (vgl. dazu in § 93 Abs. 1a S. 1 AO), findet § 93 Abs. 1a S. 2 AO keine Anwendung (§ 22f Abs. 4 S. 2 UStG). Mit diesem Absatz des § 22f UStG... mehr

Rz. 54 Die GmbH gilt nach § 13 Abs. 3 GmbHG als Handelsgesellschaft i. S. d. Handelsgesetzbuches. Auf Handelsgesellschaften finden die für Kaufleute geltenden Vorschriften Anwendung (§ 6 Abs. 1 HGB), insbesondere das Dritte Buch "Handelsbücher" (§§ 238 ff. HGB inklusive des 2. Abschnitts ab § 264 HGB), welches die Vorschriften zur ordnungsmäßigen Buchführung umfasst: die ordn... mehr

Einen durchschnittlichen Steuersatz aufgrund einer Schätzung kann der Außenprüfer nur dann anwenden, wenn entweder die Voraussetzungen für eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vorliegen oder der Arbeitgeber mit der Steuerberechnung nach einem durchschnittlichen Steuersatz einverstanden ist. Ohne Einverständnis des Arbeitgebers sind die Voraussetzungen für eine Schätzung ... mehr

Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln. In dem Beitragsnachweis hat der Arbeitgeber den zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeitrag nach Beitragsgruppen aufgegliedert anzugeben. Der Beitragsnachweis gilt für die Vollstreckung als Leistungsbescheid der Einzugsstelle. Im Beit... mehr

Rz. 131 Für die nicht abziehbaren Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nrn 1–4, 6b und 7 EStG besteht eine gesonderte Aufzeichnungspflicht, § 4 Abs. 7 EStG. Wird der gesonderten Aufzeichnung nicht nachgekommen, führt die Verletzung der Aufzeichnungspflicht zu einem selbstständigen Abzugsverbot und einer entsprechenden außerbilanziellen Hinzurechnung. Die Finanzverwaltung l... mehr

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Rz. 100 Die Häufigkeit der Ausführung von Umsätzen ist kein abschließendes Kriterium zur Bestimmung der Unternehmereigenschaft. So kann die einmalige Ausführung eines Umsatzes schon die Nachhaltigkeit und damit die Unternehmereigenschaft begründen (Rz. 83). Andererseits können auch Umsätze, die jemand unter Ausnutzung gleicher Umstände mehrfach ausführt, noch der privaten L... mehr

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Neben der Beachtung der Aufzeichnungspflichten des Umsatzsteuergesetzes müssen ordnungsgemäße Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer erstellt werden. Eine Geltendmachung von Vorsteuern im unternehmerischen Bereich des Vereins ist nur zulässig bei Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung. Die 3 häufigsten Fallen 1. Rechnungen enthalten nicht alle vorgeschriebenen ... mehr