Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Allgemein ist für alle Unternehmen, also für Einzelunternehmen, Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften und KapCo-Gesellschaften,[1] bestimmt, dass sie eine das Verhältnis des Vermögens und der Schulden darstellende Bilanz und eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge in einer Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen haben.[2] Die Kaufleute, die verpflichtet s... mehr

Überblick Die Einrichtung der Geschäftsprozesse in der Buchhaltung spielt für die Umsatzsteuer eine entscheidende Rolle. Denn sämtliche Geschäftsvorfälle sind auf ihre umsatzsteuerliche Relevanz zu überprüfen und im Rahmen der laufenden Buchhaltung entsprechend zu erfassen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über relevante Bereiche in der Buchhaltung zu den entsprechenden u... mehr

Beim innergemeinschaftlichen Erwerb im Inland löst die Buchung der Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung die Erfassung der Umsatzsteuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb (Erwerbsteuer) mit dem jeweiligen deutschen Steuersatz und ggf. den Vorsteuerabzug dieser Erwerbsteuer aus. Die Rechnung über eine an den Unternehmer ausgeführte steuerfreie innergemeinschaftliche Liefer... mehr

Aufgrund einer Änderung des EU-Rechts wurde der Ort der sonstigen Leistungen auf dem Gebiet der Telekommunikation, der Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie der auf elektronischem Weg erbrachten sonstigen Leistungen gegenüber Nichtunternehmern bereits 2015 geändert. Seit 1.1.2015 ist hier bei nichtunternehmerischen Kunden in der EU nicht mehr der Sitz des leistenden Un... mehr

Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz ist ermächtigt, für Kapitalgesellschaften Formblätter vorzuschreiben, wenn der Geschäftszweig eine abweichende Gliederung erfordert.[1] Hiervon betroffen sind insbesondere Krankenhäuser, Versicherungs-, Verkehrs- und Wohnungsunternehmen sowie Kreditinstitute. Bspw. sind durch die Verordnung über die Rechnungslegung de... mehr

Rz. 104 Nach § 3 Abs. 2 S. 1 UmwStG können die übergehenden Wirtschaftsgüter auf Antrag einheitlich mit dem Buch- oder einem Zwischenwert angesetzt werden, soweit alle in § 3 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 bis 3 UmwStG genannten Voraussetzungen gegeben sind. Die übertragende Körperschaft kann dann zwischen dem Ansatz zu Buch-, Zwischen- oder gemeinen Werten wählen. Rz. 105 Die nach § 3 Ab... mehr

Rz. 422 Für Sonderbetriebsvermögen gelten die gleichen Gewinnermittlungs- und Aufzeichnungsgrundsätze wie für "normales" Gesamthandsvermögen (Rz. 402). Es sind deshalb Bücher zu führen und Bilanzen zu erstellen. Fraglich ist aber, ob die Buchführungs- und Bilanzierungspflicht insoweit die Personengesellschaft [1] oder den einzelnen Mitunternehmer selbst[2] trifft. Entgegen de... mehr

Rz. 401 Nach nunmehr allgemeiner Auffassung[1] sind die Einkünfte des Mitunternehmers in zwei Schritten (Stufen) zu ermitteln. Dabei wird mitunter begrifflich zwischen dem Gewinn der "Gesellschaft" und dem Gewinn der "Mitunternehmerschaft" unterschieden; Ersterer meint den von der Handelsbilanz abgeleiteten Steuerbilanzgewinn des von der Personengesellschaft betriebenen Unte... mehr

Rz. 408 Der Gewinnanteil ist der Anteil am Steuerbilanzgewinn der Gesellschaft, ggf. verändert durch zu erstellende Ergänzungsbilanzen. Der Steuerbilanzgewinn ist auf der Grundlage der aus der Handelsbilanz abzuleitenden Steuerbilanz zu ermitteln und nach der (grundsätzlich handelsrechtlichen) Gewinnverteilung den einzelnen Gesellschaftern/Mitunternehmern zuzurechnen.[1] Di... mehr

Rz. 110 Bei der Vermietung oder Verpachtung von Großkomplexen wie Bürokomplexen, Einkaufs- oder Innovationszentren führen Zusatzleistungen des Vermieters erst dann zum Überschreiten der Grenze zur Gewerblichkeit, wenn sie das bei langfristigen Vermietungen übliche Maß überschreiten. Üblich i. d. S. sind Reinigungsleistungen jedenfalls dann, wenn sie nur die Gemeinschaftsräum... mehr

1.5.1 Einzelaufzeichnungen Auch für Kassen gilt: Die Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.[1] Dies gilt grundsätzlich sowohl für offene Ladenkassen als auch für elektronische Kassensysteme. Sofern Warenverkäufe an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung abgegeben und nicht mittels elektronischer Kasse aufge... mehr

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Für die Umsatzsteuer normiert § 22 UStG eine Aufzeichnungspflicht für folgende Angaben: mehr

6.1 Wareneingang: Eigenes Buch muss geführt werden Besondere Aufzeichnungen sind (u. U.) für den Wareneingang vorgeschrieben.[1] Der Wareneingang umfasst alle Handelswaren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (unabhängig davon, ob sie zur Herstellung von Fertigprodukten oder Weiterveräußerung verwendet werden), Waren zur Be- oder Verarbeitung.[2] Dabei ist es unerheblich, ob die Waren... mehr

4.3.1 Anforderungen an das EDV-System Ein EDV-System muss steuerlich den nachfolgenden Anforderungen entsprechen:[1] Nachvollziehbarkeit: Der Weg vom Beleg über die Buchung zur Bilanz und umgekehrt muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit möglich sein (sog. retrograde bzw. progressive Prüfbarkeit).[2] Nachprüfbarkeit: Zur Überprüfung der Buchführung muss eine Pr... mehr

Die Buchführungspflicht nach Handelsrecht geht der Buchführungspflicht nach Steuerrecht vor. D.h. wer bereits nach Handelsrecht[1] Bücher führen muss, ist dazu auch steuerrechtlich verpflichtet.[2] Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder elektronischer Form (Datenträger, Cloud) als Text, Zahlen, Symbole und Grafik... mehr

Im Steuerrecht werden "Aufzeichnungen" in folgenden Bereichen verlangt: bei den Gewinnermittlungsvorschriften und als Nachweise für steuerliche Zwecke. 1.1 Gewinnermittlungsvorschriften für Bilanz und Einnahmen-Überschussrechnung Die steuerliche Gewinnermittlungsvorschrift gilt nur für die sog. Gewinneinkünfte,[1] den betrieblichen Bereich (Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetr... mehr

Eine sog. "Kleinbetragsrechnung" liegt vor, wenn der Rechnungsbetrag nicht über 250 EUR liegt. In diesem Fall ist es ausreichend, das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe auszuweisen; der Steuersatz muss angegeben sein.[1] mehr

Bei Geschenken von geringem Wert (z. B. Kugelschreiber, Taschenkalender) ist kein Empfängernachweis erforderlich.[1] mehr

Neben der Beweiskraft für eine ordnungsmäßige Gewinnermittlung sind Aufzeichnungen als Nachweis nötig für den Abzug beschränkt abzugsfähiger Betriebsausgaben, den Vorsteuerabzug und die Umsatzbesteuerung, den Lohnsteuerabzug, die Erlangung steuerlicher Vorteile (z. B. Arbeitszimmer). mehr

Die steuerliche Gewinnermittlungsvorschrift gilt nur für die sog. Gewinneinkünfte,[1] den betrieblichen Bereich (Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb, selbstständige Tätigkeit). Sie beschreibt die Gewinnermittlung mittels Bilanz für handelsrechtlich[2] und steuerrechtlich[3] Buchführungspflichtige sowie freiwillig Buchführende bzw. Aufzeichnungen als Einnahmen-Überschussre... mehr

Im Rahmen der Arbeitnehmerbeschäftigung sind steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aufzeichnungspflichten zu beachten: mehr

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Die steuerlichen Aufzeichnungsvorschriften sind in den §§ 140–148 AO und in den Einzelsteuergesetzen und deren Richtlinien, Hinweisen und Durchführungsverordnungen geregelt. mehr

Bereits seit dem 1.1.2020 müssen elektronische Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.[1] So müssen elektronische Kassen zwingend ausgestattet sein mit einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Elektronische Speicherkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wu... mehr

Steuerpflichtige haben Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten.[1] Dazu sind bei offenen Ladenkassen die Kasseneinnahmen wie folgt zu ermitteln: mehr

Werden Umsätze mit elektronischen Kassen aufgezeichnet, muss dem Kunden seit dem 1.1.2020 sofort ein Beleg ausgestellt werden.[1] Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann das Finanzamt – auf Antrag (!) – von der Belegausgabepflicht befreien, sofern im Einzelfall eine persönliche oder sachliche Härte vorliegt.[2] Die mit der Belegausgabe verbu... mehr

Sofern der Gesamtumsatz[1] im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 EUR nicht übersteigt, liegt ein sog. "Kleinunternehmer" vor.[2] Die Regelversteuerung greift nicht, sondern der entsprechend erzielte Umsatz ist steuerfrei.[3] In der Folge ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich[4] und die Umsätze unterliegen nicht... mehr

Beim Erwerb von Wirtschaftsgütern von Kleinunternehmern bzw. Privatpersonen (z. B. Antiquitäten, gebrauchte Kfz) kann der erwerbende Unternehmer aus den Anschaffungskosten keine Vorsteuer abziehen.[1] Er hat hier die Option die sog. "Differenzbesteuerung" anzuwenden.[2] Umsatzsteuerpflichtig ist dann nur der Differenzbetrag zwischen Anschaffungskosten und dem Verkaufspreis, ... mehr

Auch für Kassen gilt: Die Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.[1] Dies gilt grundsätzlich sowohl für offene Ladenkassen als auch für elektronische Kassensysteme. Sofern Warenverkäufe an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung abgegeben und nicht mittels elektronischer Kasse aufgezeichnet werden, besteht k... mehr

Besondere Aufzeichnungen sind (u. U.) für den Wareneingang vorgeschrieben.[1] Der Wareneingang umfasst alle Handelswaren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (unabhängig davon, ob sie zur Herstellung von Fertigprodukten oder Weiterveräußerung verwendet werden), Waren zur Be- oder Verarbeitung.[2] Dabei ist es unerheblich, ob die Waren für eigene oder fremde Rechnung[3] angeschafft we... mehr

Auch für den Warenausgang sind (u. U.) besondere Aufzeichnungen zu führen.[1] mehr

Bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Außendienst sind obige Aufzeichnungen nur bedingt möglich. Daher ist für bestimmte Arbeitnehmer eine Erleichterung möglich.[1] Sind die Arbeitnehmer ausschließlich mobil – d. h. nicht ortsgebunden – tätig und haben diese Arbeitnehmer keine Vorgaben zu einer konkreten täglichen Arbeitszeit und können sie ihre Arbeitszeit eigenverantwortl... mehr

Reiseleistungen in diesem Sinne liegen vor, wenn ein Unternehmer Reiseleistungen im eigenen Namen erbringt und hierbei Reisevorleistungen (Leistung eines Dritten, die unmittelbar den Reisenden zu Gute kommt) in Anspruch nimmt.[1] mehr

2.1 Buchführungspflicht nach Handels- und Steuerrecht Die Buchführungspflicht nach Handelsrecht geht der Buchführungspflicht nach Steuerrecht vor. D.h. wer bereits nach Handelsrecht[1] Bücher führen muss, ist dazu auch steuerrechtlich verpflichtet.[2] Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder elektronischer Form (Dat... mehr

5.1 Kostenstellenrechnung: Welche Angaben aufzuzeichnen und aufzubewahren sind Werden Kostenstellen zur Berechnung der Herstellungskosten oder Verrechnungspreise verwendet oder zur Bewertung von Vorräten oder Rückstellungen herangezogen, unterliegen auch diese der steuerlichen Vorlage- und Aufzeichnungspflicht.[1] 5.2 Anlagevermögen: Anlageverzeichnis führen Wirtschaftsgüter / ... mehr

Seit dem 1.1.2015 gilt das Mindestlohngesetz. Danach sind bei geringfügig Beschäftigten (aktuell bis 556 EUR regelmäßiger monatlicher Arbeitslohn)[1] besondere Aufzeichnungspflichten zu beachten. 3.1.1 Grundsätzliches: Was auf jeden Fall aufgezeichnet werden muss Bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und ... mehr

Ein EDV-System muss steuerlich den nachfolgenden Anforderungen entsprechen:[1] Nachvollziehbarkeit: Der Weg vom Beleg über die Buchung zur Bilanz und umgekehrt muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit möglich sein (sog. retrograde bzw. progressive Prüfbarkeit).[2] Nachprüfbarkeit: Zur Überprüfung der Buchführung muss eine Programmbeschreibung (Verfahrensdokumen... mehr

Stammdaten von Geschäftsfreunden (z. B. Anschrift), Grund- und Systemeinstellungen oder sonstige Parameter (z. B. Umsatzsteuerschlüssel) dürfen bei Änderung nicht einfach überschrieben werden, sondern es muss eine Änderungshistorie geführt werden.[1] Es muss immer festgestellt werden können, ab wann z. B. eine Umsatzsteueridentifikationsnummer gültig war. mehr

Damit die Datensicherheit gewährleistet ist, sollte dafür gesorgt sein, dass die Buchführungsdaten ausreichend oft gespeichert sind und die Sicherungen an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.[1] Andernfalls ist bei einem Datenverlust die Buchführung nicht mehr formell ordnungsgemäß.[2] Dies berechtigt das Finanzamt u. U. zu einer Schätzung.[3] mehr

In Fällen eines Systemwechsels, einer Migration oder Archivierung muss sichergestellt sein, dass alle Datensätze (mit sämtlichen Datenfeldern und Metadaten) in das neue System übernommen werden.[1] Bei Archivierungen muss darauf geachtet werden, dass dieselben Auswertungen wie im Produktivsystem möglich sind. Sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, kann die Finanzbehörd... mehr

Betrieblich veranlasste Schuldzinsen sind nicht mehr voll abziehbar, wenn die Entnahmen die Summe von Einlagen und Gewinn übersteigen. Fachleute bezeichnen dies als sog. "Überentnahmen". Die Überentnahmen werden jährlich fortgeschrieben. Bei Bilanzierenden können die Berechnungsgrundlagen aus der Buchführung entnommen werden. Bei Nichtbuchführungspflichtigen, die ihren Gewin... mehr

Die Aufwendungen sind auf einem "Eigenbeleg" zu erfassen. Dieser Eigenbeleg muss vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, muss deren Rechnung beigefügt werden. Die Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Mindestangaben enthalten: 1. Name und Anschrift der Gaststätte und des Steuerpflichtigen / Rechnungsempfängers (ggf. handschr... mehr

Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung einzuhalten, muss der Unternehmer Kontrollen einrichten, durchführen und protokollieren.[1] So ist z. B. eine Zugriffskontrolle, ein Erfassungsjournal, ein Schutz der Daten vor Löschung oder sonstiger Manipulation, beispielsweise durch Kennwortvergabe, nötig. mehr

Zur Sicherstellung der Besteuerung von Aufsichtsratsvergütungen an ausländische und im Inland nicht unbeschränkt, sondern nur beschränkt einkommensteuerpflichtige Aufsichtsräte deutscher Kapitalgesellschaften hat die deutsche Kapitalgesellschaft als Schuldnerin der Vergütung Aufzeichnungen zu führen. Aufzuzeichnen sind:[1] mehr

Werden Daten (z. B. E-Mails) verschlüsselt, so sind die Codes zur Entschlüsselung ebenso aufzubewahren.[1] Dies dient dazu sicherzustellen, dass die entsprechenden Daten lesbar gemacht werden können. mehr

Werden Kostenstellen zur Berechnung der Herstellungskosten oder Verrechnungspreise verwendet oder zur Bewertung von Vorräten oder Rückstellungen herangezogen, unterliegen auch diese der steuerlichen Vorlage- und Aufzeichnungspflicht.[1] mehr

Zusammenfassung Überblick Dieser Beitrag informiert Sie über aktuelle Aufzeichnungsvorschriften im betrieblichen Bereich. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 240 Abs. 1, § 241a Handelsgesetzbuch (HGB) § 90, § 140, § 141, § 143, § 144, § 146, § 146a Abgabenordnung (AO) § 4 Abs. 4a und Abs. 7, § 6 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) § 13b Abs. 7, § 22, § 22f, § 22g, § 25a Ab... mehr

Folgende Ausgaben erkennt das Finanzamt in jedem Fall nur dann als abziehbare Betriebsausgaben an, wenn diese auf gesonderten Konten gebucht bzw. gesondert aufgezeichnet worden sind:[1] mehr

Für folgende Sonderfälle bei der Umsatzsteuer gibt es besondere Aufzeichnungs- und Nachweisvoraussetzungen: mehr