Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Rz. 5 [Autor/Zitation] Besonderheiten gelten bei Gründung der AG. Hier wird der Abschlussprüfer für das erste GJ von den Gründern bestellt (§ 30 Abs. 1 Satz 1 AktG); zur Vereinfachung des Bestellungsvorgangs bedarf es also keiner Einberufung einer HV allein zu dem Zweck, den Abschlussprüfer zu bestellen. Diese Regelung wurde mit dem Hinweis eingeführt, die Interessen der im V...mehr

Rz. 12 [Autor/Zitation] Der sachliche Geltungsbereich des § 336 betrifft die Aufstellung des JA und Lageberichts der eingetragenen Genossenschaft mit Sitz in Deutschland. Branchenspezifische Vorschriften bleiben unberührt (§ 336 Abs. 2 Satz 2). Für Kreditgenossenschaften geht die Rechnungslegungspflicht nach § 340a Abs. 1 vor. Zusätzliche Anforderungen auf Grund der Rechtsform...mehr

Rn. 383 Stand: EL 160 – ET: 10/2022 Der GoB-Begriff ist ein unbestimmter Rechtsbegriff (vgl Döllerer BB 1959, 1217; BFH v 12.05.1966, IV 472/60, BStBl III 1966, 371; BMF v 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 Tz 17). Mit dessen Abgrenzung ist zugleich die Reichweite des Maßgeblichkeitsgrundsatzes wesentlich abgesteckt. Gesetzliche GoB-Inbezugnahme: Die handelsrechtlichen GoB werden ...mehr

Rn. 2239 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Auch bei der Geldverkehrsrechnung ist der Gedanke maßgeblich, dass ein StPfl in einem bestimmten Zeitraum nicht mehr Geld ausgeben kann, als ihm aus Einkünften oder sonstigen Quellen zufließt, sog Einnahmen-Ausgaben-Deckungsrechnung (BFH BStBl II 1990, 268; 1984, 504; 1974, 591; BFH/NV 2006, 484). Deshalb ist auch bei der Geldverkehrsrechn...mehr

Rn. 55 Stand: EL 139 – ET: 10/2019 Betriebswirtschaftlich wird zwischen "Unternehmen" und "Betrieb" unterschieden. Die Unterscheidung ist dabei räumlich orientiert: Ein Unternehmen kann mehrere Betriebe haben, der "Betrieb" kann als örtliche Sachgesamtheit verstanden werden. Steuerlich kann diesem Unterscheidungsmerkmal nicht (ohne weiteres) gefolgt werden; der betriebswirtsc...mehr

In der Land- und Forstwirtschaft sind 3 verschiedene Gewinnermittlungsarten möglich: der Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG. die Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG und die Durchschnittssätze des § 13a EStG, In der Praxis werden in vielen Fällen aktiv tätige land- und forstwirtschaftliche Betriebe nach § 4 Abs. 1 EStG bilanzieren, während die Einnahmen...mehr

Praxis-Beispiel Kreditkartenumsätze Am 16.4. hat der Händler 200 EUR Erlöse über Kreditkarte eingenommen. Die Kreditkartenumsätze werden erst später auf dem betrieblichen Bankkonto gutgeschrieben (z. B. am 24.5.). Außerdem schreiben einige Kreditkartenorganisationen nicht den kompletten Betrag von 200 EUR gut, sondern verrechnen ihre Gebühren und erstatten einen niedrigeren B...mehr

Eine weitere Voraussetzung ist, dass der Steuerpflichtige über die feste Anlage oder Einrichtung die Verfügungsgewalt besitzt und sie der Tätigkeit des Steuerpflichtigen und nicht derjenigen eines anderen dient. Eigentum des Steuerpflichtigen ist nicht Voraussetzung, es genügt die entgeltlich oder unentgeltlich eingeräumte Möglichkeit, über eine feste Anlage/Einrichtung tats...mehr

Über die Bemessungsgrundlagen und ihre Ermittlung hat der Unternehmer besondere und von den übrigen Aufzeichnungen getrennte Aufzeichnungen zu führen.[1] Danach muss er im Rahmen seiner Aufzeichnungspflichten gem. § 22 UStG Folgendes aufzeichnen: die Verkaufspreise oder die Werte nach § 10 Abs. 4 Nr. 1 UStG die Einkaufspreise die Bemessungsgrundlagen nach § 25a Abs. 3 und 4 USt...mehr

§ 12 StAbwG sieht ebenfalls erweiterte Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten bei Geschäftsbeziehungen zum Ausland, konkreter zu nicht kooperativen Steuerhoheitsgebieten, vor. Gem. § 12 Abs. 2 S. 2 StAbwG sind die Aufzeichnungen spätestens ein Jahr nach Ablauf des betreffenden Wirtschaftsjahres an die zuständige Finanzbehörde sowie bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 1...mehr

Die in Kapitel VI OECD-Verrechnungspreisleitlinien enthaltenen Leitlinien behandeln ausschließlich Verrechnungspreisfragen. Sie sollen nicht maßgebend für sonstige Steuerzwecke sein. So ist z. B. die Art und Weise, wie ein Geschäftsvorfall für Verrechnungspreiszwecke qualifiziert wird, nicht maßgeblich für die Frage, ob eine bestimmte Zahlung nach Artikel 12 eine Lizenzgebüh...mehr

Bei ausländischen Betriebsstätten ist der für Besteuerungszwecke relevante Sachverhalt die Ermittlung der Einkünfte der ausländischen Betriebsstätte. Entsprechend sind die erweiterten Mitwirkungspflichten des § 90 Abs. 2 AO, aber auch die Aufzeichnungspflichten gem. § 90 Abs. 3 AO zu berücksichtigen. Währungsumrechnungen sind von der Auskunfts- und Vorlagepflicht gleichermaß...mehr

Arbeitnehmerentsendung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer in Übereinstimmung mit seinem bisherigen (rechtlichen) Arbeitgeber (entsendendes Unternehmen) für eine befristete Zeit bei einem verbundenen Unternehmen (aufnehmendes Unternehmen) tätig werden soll.[1] Weitere Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer in den Betrieb des aufnehmenden Unternehmens eingegliedert ist und sei...mehr

Gem. § 146 Abs. 2 S. 1 AO sind Bücher und sonstige Aufzeichnungen über Geschäftsvorfälle einschließlich aller ausländischen Betriebsstätten im Inland zu führen. Eine Ausnahme besteht für ausländische Betriebsstätten, wenn für sie nach ausländischem Recht eine Buchführungspflicht besteht und diese tatsächlich erfüllt wird (§146 Abs. 2 S. 2 AO). In diesem Fall kann das nach au...mehr

Nach § 49 Abs. 1 Nr. 1 EStG gehören zu den beschr. strpfl. Einkünften auch die Einkünfte aus einer im Inland betriebenen Land- und Forstwirtschaft (§§ 13 und 14 EStG). Dies ist der Fall, wenn sich das bewirtschaftete Grundstück im Inland befindet. Hingegen kommt es nicht darauf an, wo sich die Leitung des land- und forstwirtschaftlichen Betriebs befindet oder ob der Betrieb ...mehr

Die Regelung für Grundstücksgesellschaften entsprechend Art. 13 Abs. 4 OECD-MA kann zu unerwarteten Steuerbelastungen führen. Hat eine in Deutschland ansässige Grundstücksgesellschaft ausl. Anteilseigner, steht das Besteuerungsrecht an den Anteilen, abweichend von der sonstigen Regel des Art. 13 Abs. 5 OECD-MA, Deutschland zu. Erwirbt die Grundstücksgesellschaft nun Grundstü...mehr

Rz. 30 Ob eine Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht besteht und für wen, ergibt sich aus der jeweiligen Bezugsnorm. Da die Pflichten "nach dem Gesetz" bestehen müssen, kommen gem. § 4 AO nur solche in Betracht, die sich aus einer Rechtsnorm, also Gesetzen im materiellen und formellen Sinn, ergeben. Maßgeblich sind somit förmliche Gesetze und Rechtsverordnungen, nicht jedo...mehr

Rz. 65 Durch § 379 Abs. 2 Nr. 1a AO wird ein Verstoß gegen die sich aus § 144 AO ergebenden Aufzeichnungspflichten sanktioniert.[1] Die Aufzeichnungen i. S. d. § 144 AO dienen zur Kontrolle der Betriebsvorgänge beim Unternehmer, da durch sie eine Nachkalkulation möglich wird. Darüber hinaus bildet das Warenausgangsbuch die Grundlage für Kontrollmitteilungen gem. § 194 Abs. 3...mehr

Rz. 61f Als tauglicher Täter kommt der Aufbewahrungspflichtige infrage. Da die Aufbewahrungspflicht Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist, ist der Personenkreis der Aufbewahrungspflichtigen zunächst identisch mit dem Kreis der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen. Darüber hinaus gelten nach § 146 Abs. 6 AO die Ordnungsvorschriften, einschließlich de...mehr

Rz. 61a Dem Tatbestand des § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO liegt die Erkenntnis zugrunde, dass die nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 oder 4 AO aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen [1] – u. a. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen s...mehr

Rz. 29 Eine Steuergefährdung i. S. d. § 379 Abs. 1 S. 3 AO begeht auch, wer aufgrund gesetzlicher Bestimmungen buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder unrichtig verbucht bzw. verbuchen lässt und hierdurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder ungerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen. Die Norm sanktioniert somit die Verlet...mehr

Rz. 35 Geschäftsvorfälle sind Vorgänge des rechtsgeschäftlichen Liefer- oder Leistungsverkehrs des Unternehmens mit Dritten. Bei Betriebsvorgängen handelt es sich hingegen um innerbetriebliche Vorgänge oder solche zwischen mehreren Betrieben eines Unternehmens.[1] Durch die begriffliche Einbeziehung der "Betriebsvorgänge" werden auch Zuwiderhandlungen erfasst, die sich auf v...mehr

Rz. 70 Als taugliche Täter kommen diejenigen infrage, für die die Aufzeichnungspflicht des § 144 AO besteht. Dabei handelt es sich zunächst um gewerbliche Unternehmer, d. h. solche Unternehmer, die Einkünfte aus Gewerbebetrieb i. S. v. §§ 2 Abs. 1 Nr. 2, 15 EStG beziehen. Darüber hinaus müssen gewerbliche Unternehmer i. S. d. § 144 AO Großhandelsgeschäfte tätigen, d. h. nach...mehr

Rz. 61j § 379 Abs. 1 Nr. 8 AO sanktioniert – ähnlich wie § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO – die nicht vollständige Aufbewahrung oder Nichtaufbewahrung der nach § 147a Abs. 1 S. 1 sowie Abs. 2 S. 1 AO aufzubewahrenden Unterlagen. Es besteht zwar die Möglichkeit, dass auch eine Steuerhinterziehung, hinter die der Bußgeldtatbestand zurücktreten würde, für dieselbe Steuerart und denselben ...mehr

Rz. 36 Die Aufzeichnungs- oder Buchführungspflicht ist durch Unterlassen in Form des Nichtbuchens verletzt, wenn die vorgeschriebene Erfassung vom Pflichtigen nicht spätestens zu dem Zeitpunkt vorgenommen wird, zu dem die spezialgesetzlich geregelte bzw. auf den GoB beruhende Buchungspflicht hätte beachtet werden müssen. Ein unrichtiges Verbuchen liegt hingegen vor, wenn der...mehr

Rz. 5 Nach § 24 Abs. 1 Nr. 1 PStTG müssen die Plattformbetreiber eine Beschreibung der Prozesse aufzeichnen, einschließlich der automationstechnischen, operativen und organisatorischen Vorkehrungen, insbesondere der relevanten Geschäftsbeziehungen, Zuständigkeiten und Fristen, sowie aller Änderungen hierzu, die zur Erfüllung der Melde- und Sorgfaltspflichten in Bezug auf ein...mehr

Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über die Erfüllung ...mehr

Rz. 34 § 4 Nr. 16 UStG sieht für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung keine besonderen Buch- oder Belegnachweise vor. Es gelten die allgemeinen Vorschriften des § 22 UStG sowie der §§ 63ff. UStDV über die Aufzeichnungspflichten des Unternehmers. Danach müssen u. a. die steuerpflichtigen und die steuerfreien Umsätze eines Unternehmens getrennt aufgezeichnet werden. Von dah...mehr

Rz. 13 Nach Abs. 1 S. 3 sind auf das Steuermessbetragsverfahren die Vorschriften über die Durchführung der Besteuerung, §§ 137–217 AO, anzuwenden.[1] Dies betrifft insbesondere die Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten, §§ 140–148 AO, die Steuererklärungspflichten, §§ 149–153 AO, das Steuerfestsetzungsverfahren, §§ 155–168 AO, die Festsetzungsverjährung, §§ 169–171 AO, die...mehr

Rz. 23 Der Umfang der Pflicht, die Finanzbehörde bei der Ausübung ihrer Befugnisse nach § 147 Abs. 6 AO zu unterstützen, ergibt sich nicht aus § 200 Abs. 1 S. 1 AO selbst, sondern richtet sich nach dem Umfang der Pflicht aus § 147 Abs. 6 AO.[1] Der zum 1.1.2002 in Kraft getretene[2] § 147 Abs. 6 S. AO räumt der Finanzverwaltung das Recht ein, auf mithilfe eines elektronische...mehr

Rz. 107 Eine in § 19 Abs. 1 UStG nicht angesprochene Folge der Anwendung dieser Vorschrift betrifft die Erleichterungen bei den Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG. Der auf der Ermächtigung in § 22 Abs. 6 UStG beruhende § 65 UStDV sieht[1] für die von § 19 Abs. 1 UStG betroffenen Kleinunternehmer erhebliche Vereinfachungen bei den Aufzeichnungspflichten vor. Anstelle der i...mehr

Rz. 167 Zu den Erleichterungen bei den Aufzeichnungspflichten gem. § 65 UStDV, die mit der Anwendung des § 19 Abs. 1 UStG verbunden sind, vgl. Rz. 78ff.mehr

Die Varianten 1 und 2 schließen sich gegenseitig aus. Wählen Unternehmen die 2. Variante, können sie für jedes Wirtschaftsgut entscheiden, ob sie es über die individuelle Nutzungsdauer abschreiben (wirtschaftsgutbezogenes Wahlrecht). Grundsätzlich müssen sich Unternehmer spätestens beim Jahresabschluss für eine der Varianten entscheiden. Die Wahl zwischen den Varianten 1 und ...mehr

Die Anwendung der Eigenverbrauchssätze wird von der Rechtsprechung weitestgehend anerkannt. Die nachfolgenden Urteile zeigen, dass eine Abweichung ohne Einzelaufzeichnungen regelmäßig nicht möglich ist. FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 26.6.1996, 1 K 1624/95: Hat der Betreiber einer Gast- und Speisewirtschaft, die Pauschalregelungen zur Ermittlung des Eigenverbrauchs (Sachentneh...mehr

Vermieter von Sondereigentum, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können in der Betriebskostenabrechnung für gewerbliche Mieter die Bruttobeträge aus der Jahresabrechnung übernehmen, wenn die GdWE nicht zur Umsatzsteuer optiert hat. Hintergrund: Umsatzsteuer in der Betriebskostenabrechnung Der Mieter von Gewerberäumen verlangt vom Vermieter die Rückzahlung von Betriebskost...mehr

Die steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten können nach § 328 Abs. 1 AO durch Zwangsgelder erzwungen werden. Das einzelne Zwangsgeld kann bis zu 25.000 EUR betragen.[1] Bei fehlenden Nachweisen kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug verweigern[2] und die Besteuerungsgrundlage schätzen.[3]mehr

Der Steuerpflichtige muss Angaben zu den betrieblichen Aufwendungen machen. Das Finanzamt kann die Nachweise für die betriebliche Veranlassung verlangen. Die wesentlichen originären steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus den folgenden Vorschriften: §§ 143, 144 AO: Aufzeichnung des Wareneingangs und -ausgangs § 22 UStG: Aufzeichnung der umsatzsteuerlichen Ent...mehr

Die Einkünfte einer PartG können durch eine Einnahmen-Überschussrechnung[1] ermittelt werden. Eine Buchführungspflicht besteht grundsätzlich nicht, es können aber freiwillig Bücher geführt und der Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich[2] ermittelt werden. 3.1 Sondervergütungen Bei der eigentlichen Gewinnermittlung sind die Grundsätze der Mitunternehmerschaft zu berücksichti...mehr

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Rz. 114 [Autor/Zitation] Die Pflichten des Abs. 1, also Aufstellung des JA und des Lageberichts sowie Einhaltung der Aufstellungsfristen, sind nur mittelbar mit Sanktionen versehen. Gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs einer KapGes., die ihren Pflichten zur Offenlegung gem. §§ 325, 325a nicht nachkommen, ist nach § 335 Abs. 1 Satz 1 vom Bundesamt für Justiz...mehr

Rz. 87 [Autor/Zitation] Die Pflicht zur Aufstellung von JA und Lagebericht ist wie die Buchführungspflicht des § 238 eine zwingende Verpflichtung öffentlich-rechtlicher Art, auf die nicht verzichtet werden kann. Rz. 88 [Autor/Zitation] Es handelt sich dabei um eine Geschäftsführungsmaßnahme. Die gesetzlichen Vertreter handeln bei der Aufstellung in eigener Verantwortung. Allerd...mehr

Rz. 83 [Autor/Zitation] Aufgrund der Verordnungsermächtigung für Formblätter und anderer Vorschriften des § 330 wurden Formblätter für folgende Unternehmen erlassen (vgl. Kirsch in Kirsch, Rechnungslegung, § 265 HGB Rz. 102 [10/2023]): Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen, Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute, Pensionsfonds, Verkehrsunterne...mehr

Rz. 65 [Autor/Zitation] Die Regeln des Zweiten Abschnitts konkurrieren zT mit rechtsformspezifischen Rechnungslegungsvorgaben in anderen Gesetzen. Zwar sind durch das BiRiLiG (vgl. Rz. 8 f., 48) die meisten bis dahin vor allem aktienrechtlich normierten Rechnungslegungsvorschriften in das HGB überführt worden. Dessen ungeachtet finden sich im AktG und im GmbHG einzelne Vorgab...mehr

Rn. 9 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die handelsrechtliche Regelung des § 257 ist weitgehend wortgleich mit der steuerrechtlichen Vorschrift des § 147 AO (vgl. auch AEAO zu § 147). Der Wortlaut des § 147 AO geht ebenfalls – wie § 257 – auf das BiRiLiG zurück (vgl. BT-Drs. 10/317, S. 58, 133). Für Kaufleute hat § 147 AO indes, soweit Wortgleichheit mit § 257 besteht, nur deklarato...mehr

Rn. 58 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 § 147 Abs. 1 Nr. 2f. AO erfasst neben den Handelsbriefen der Kaufleute auch Geschäftsbriefe. Danach sind auch der Schriftverkehr unter Kaufleuten, der keine Handelsgeschäfte betrifft, sowie die Korrespondenz unter Nichtkaufleuten aufzubewahren, die steuerlich aber ebenfalls der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegen. Für Zwecke de...mehr

Rn. 4 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Aufbewahrungspflicht ist als Bestandteil der Buchführungspflicht wie diese öffentlich-rechtlicher Natur. Sie kann durch privatrechtliche Vereinbarungen nicht eingeschränkt oder aufgehoben werden. Ausfluss des öffentlich-rechtlichen Charakters ist die (mittelbare) strafrechtliche Sanktionierung i. R.v. Insolvenzstraftaten (vgl. §§ 283ff. St...mehr

Rn. 5 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Aufbewahrung erfüllt Dokumentationszwecke. Durch sie werden spätere Nachprüfungen erst möglich. Als Ergebnis der Erfüllung der öffentlich-rechtlichen Buchführungspflicht nehmen die Handelsbücher (i. w. S.) unter den Beweismitteln eine herausragende Stellung ein und haben besondere Beweiskraft. Ihre Aufbewahrung dient deshalb in besonderem ...mehr

Rn. 17 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die Aufbewahrungspflicht beginnt entsprechend der Buchführungspflicht (vgl. § 238) mit dem Erwerb der Kaufmannseigenschaft, also im Fall des Kaufmanns i. S. d. § 1 ebenso wie der PersG (Ausnahme: § 107 Abs. 1 Satz 1 (zuvor: § 105 Abs. 2 (a. F.)), ggf. i. V. m. § 161 Abs. 2; vgl. auch BT-Drs. 19/27635, S. 223; sodann HdR-E, HGB § 257, Rn. 31) ...mehr

Rn. 412 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Bei einer Verletzung der Regelungen des § 253 können sich diverse Rechtsfolgen ergeben. Nach HGB sind hierbei die Straf- und Bußgeldvorschriften der §§ 331ff. zu beachten. Danach werden mitunter die gesetzlichen Vertreter und Mitglieder eines AR einer KapG mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder mit einer Geldstrafe bestraft, w...mehr

Rn. 49 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Der KA besteht aus Bilanz, GuV, Anhang, KFR und EK-Spiegel. Er kann um eine Segmentberichterstattung erweitert werden (vgl. § 297 Abs. 1). Freiwillig erstellte Segmentberichte fallen nicht unter § 257 Abs. 1 Nr. 1. Ihre Aufbewahrung ist aber zu empfehlen. Weiterhin ist der Konzernlagebericht aufbewahrungspflichtig. Die Pflicht trifft sowohl K...mehr