Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Buchführende Gewerbetreibende, selbstständig Tätige oder Land- und Forstwirte mit einem steuerlichen Gewinn von maximal 200.000 EUR vor Abzug eines Investitionsabzugbetrags können für geplante künftige Investitionen einen sog. Investitionsabzugsbetrag (IAB) i. H. v. bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten bilden und steuermindernd abziehen.[1]...mehr

Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern.[1] Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.[2] Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist...mehr

Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 % bis zu 50 %, darf der private Nutzungsanteil nicht mit der 1 %-Regelung bewertet werden. Er ist vielmehr mit den anteiligen Selbstkosten anzusetzen.[1] Unter 10 % betrieblicher Nutzung kann das Fahrzeug nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet werden.[2] Der Aufwand für betriebliche Fahrten ist dann mit den anteiligen Kosten ...mehr

Buchführungspflichtige haben zu Beginn ihrer Tätigkeit und am Ende des Wirtschaftsjahres alle Vermögensgegenstände und Schulden bzw. Wirtschaftsgüter des Betriebsvermögens in einem Inventar zu erfassen.[1] Das Betriebsvermögen umfasst das Anlagevermögen, das Umlaufvermögen sowie Schulden. Es sind folgende Punkte zu beachten: Bei der Inventur sind alle Wirtschaftsgüter "körper...mehr

Erhalten Unternehmer oder Vermieter Bauleistungen, müssen sie grundsätzlich 15 % des Rechnungsbetrags (netto plus Umsatzsteuer) als Einkommensteuer(vorauszahlung) für den Bauunternehmer / Handwerker einbehalten und an das Finanzamt des Bauunternehmers / Handwerkers abführen und hierfür eine elektronische Steueranmeldung tätigen.[1] Eine Ausnahme von der Steuerabzugspflicht be...mehr

Die private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs durch den Unternehmer kann nur dann monatlich mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises bei Erstzulassung ermittelt werden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.[1] 5.6.1 Unter 50 % betriebliche Nutzung: Keine Anwendung der 1 %-Methode Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 % bis zu 5...mehr

Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. Einlagewert über 1.000 EUR netto sind in das Anlageverzeichnis aufzunehmen und über die voraussichtliche betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nach § 7 Abs. 1 oder 2 EStG abzuschreiben. Eine Vergünstigung hinsichtlich der Abschreibung ist nur für Wirtschaftsgüter möglich, deren Anschaffungskosten 1.000 EUR nicht übe...mehr

Als betriebliche Nutzung gelten alle Fahrten, die in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen.[1] Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten sind dabei der betrieblichen Nutzung zuzurechnen.[2] Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Arbeitgeber eine vollu...mehr

Für den Nachweis bzw. die Glaubhaftmachung des betrieblichen Nutzungsumfangs sind mehrere Arten denkbar und möglich: Klassisches Fahrtenbuchmehr

Wird an einem Fahrzeug ein funktionsunfähiges Teil (z. B. Motor, Aggregat, Achse, Benzinpumpe, Kurbelwelle, Vergaser) gegen ein aufbereitetes funktionsfähiges Austauschteil ersetzt, liefert der Unternehmer der Kfz-Werkstatt das Ersatzteil im Rahmen einer Werklieferung.[1] Diesem wie eine Lieferung zu behandelnden Umsatz stehen als Gegenleistung eine Geldzahlung und die Liefe...mehr

§ 13a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG setzt voraus, dass der landwirtschaftliche Betrieb nicht nach den §§ 140, 141 AO zur Buchführung verpflichtet ist. Die Anwendung des § 13a EStG lässt sich dagegen nicht durch eine freiwillige Führung von Büchern vermeiden. Ein oder mehrere landwirtschaftliche Betriebe Die Überprüfung der Anwendung des § 13a EStG ist für jeden einzelnen landwirtsc...mehr

Nach § 13a Abs. 1 Satz 4 EStG ist der Gewinn letztmalig für das Wirtschaftsjahr nach der Durchschnittssatzgewinnbesteuerung zu ermitteln, das nach Bekanntgabe einer Mitteilung über den Beginn der Buchführungspflicht oder das Überschreiten der Grenzen nach Abs. 1 Nr. 1-5 durch das Finanzamt endet. Die Mitteilungsfrist (soll) einen Monat vor Beginn des neuen Wirtschaftsjahres[...mehr

Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht.[1] Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.[2] Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung[3] ermitteln.[4] Dabei ist zu beachten, dass...mehr

Voraussetzung für die Ausübung steuerlicher Wahlrechte ist, dass der Steuerpflichtige Wirtschaftsgüter, die in der Steuerbilanz bzw. in der steuerlichen Gewinnermittlung mit einem von der Handelsbilanz abweichenden Wert angesetzt werden, in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufnimmt. Darin sind der Tag der Anschaffung oder Herstellung, die Anschaffungs- oder Herst...mehr

Aufwendungen für Kundschaftsessen und -trinken zur Pflege bestehender Kundenkontakte und Akquisition von neuen Geschäftsfreunden sind nur bei konkret betrieblicher Veranlassung als Betriebsausgaben abzugsfähig, z. B. bei Besuch des Inhabers einer Gastwirtschaft, der auch Geschäftsfreund ist. Voraussetzung ist, dass die private Veranlassung unbedeutend ist und die betrieblich...mehr

Beförderungsunternehmen, die neben steuerermäßigten Personenbeförderungen nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG auch Personenbeförderungen ausführen, die dem allgemeinen Steuersatz unterliegen, kann im Rahmen der Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG auf Antrag gestattet werden, die Entgelte nach dem Ergebnis von Repräsentativerhebungen dieser Unternehmen zu trennen. Die repräsentati...mehr

In den Fällen der Besteuerung von Reiseleistungen nach § 25 UStG muss die Rechnung die Angabe "Sonderregelung für Reisebüros" enthalten.[1] Die ab 1.1.2025 geltenden Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten auch für Reiseleistungen nach § 25 UStG.[2] Dies hat für die B2B-Reiseleistungen Bedeutung, die im Inland steuerbar sind und die von einem im Inla...mehr

Überblick Reiseveranstalter bieten u. a. über Vermittler, z. B. Reisebüros, gebündelte Reiseleistungen als vorgefertigte Produkte katalogmäßig an. Dazu geben die Reiseveranstalter bestimmte Reisevorleistungen in Auftrag, z. B. bei Beförderungsunternehmen, Hotel- und Gastronomiebetrieben sowie bei Veranstaltern oder Agenturen im Zielgebiet. Im Gegensatz zum allgemeinen System...mehr

Rz. 151 Für den/die liefernden Unternehmer sowie den Auslagerer, der Steuerschuldner für die der Auslagerung vorangehende Lieferung ist, gelten die allgemeinen Aufzeichnungspflichten des § 22 UStG. Der Auslagerer muss die Bemessungsgrundlage und den hierauf entfallenden Steuerbetrag für den der Auslagerung vorangehenden Umsatz aufzeichnen.[1] Rz. 152 Der Lagerhalter hat neben...mehr

Rz. 10 In engem Zusammenhang mit der Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 4a UStG steht die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 4b UStG für die einer Einfuhr vorangehende Lieferung unter den dort bestimmten Voraussetzungen. Die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 5 S. 1 Buchst. a UStG für Vermittlungsleistungen gilt auch für die Vermittlung der nach § 4 Nr. 4a UStG befreiten Umsätze. Mit der Absc...mehr

Rz. 153 Der Lagerhalter hat die Möglichkeit, sich vom BZSt die Gültigkeit der inländischen USt-IdNr. des Auslagerers oder dessen Fiskalvertreters sowie deren Namen und Anschrift bestätigen zu lassen.[1] Diese Bestätigung ist erforderlich, weil er Name, Adresse und inländische USt-IdNr. des Auslagerers aufzeichnen muss (Rz. 152). Kommt der Lagerhalter seinen Aufzeichnungspfli...mehr

Rz. 1 Der mWv 1.1.2004 neu in das Gesetz eingefügte (und zum 1.1.2026 wieder abgeschaffte) § 4 Nr. 4a UStG [1] verkörpert die sog. Umsatzsteuerlagerregelung. Mit ihr werden Umsätze im Zusammenhang mit Gegenständen, die in ein Umsatzsteuerlager eingelagert werden bzw. die sich in einem Zollverfahren (Nichterhebungsverfahren) befinden, zunächst steuerfrei gestellt. Eine Steuerb...mehr

Rz. 131 Mit der Auslagerung eines Gegenstands aus einem Umsatzsteuerlager entfällt die Steuerbefreiung für die der Auslagerung vorangegangene Lieferung, den der Auslagerung vorangegangenen innergemeinschaftlichen Erwerb oder die der Auslagerung vorangegangene Einfuhr.[1] Der Besteuerung unterliegt somit der letzte vor der Auslagerung liegende – zunächst steuerfreie – Umsatz....mehr

Rz. 4 Es werden Bußgeldvorschriften geschaffen für Verstöße meldender Plattformbetreiber gegen die Registrierungspflichten [1], gegen die Meldepflicht und Korrekturmeldeverpflichtung [2], die Informationspflicht der Anbieter [3], die Durchsetzung der Mitwirkungspflichten gegenüber den Anbietern[4] sowie Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten nach § 23 PStTG. Sowohl die vorsätzlich...mehr

Bei bargeldintensiven Betrieben überprüft das Finanzamt intensiv die Kasseneinnahmen und klärt ab, ob die Aufzeichnungen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Bei Verstößen drohen Zuschätzungen. So nutzte ein Unternehmer, der hauptsächlich Bargeld vereinnahmte und seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermittelte, eine offene Ladenkasse. Die Einna...mehr

Seit der zum 1.4.1982 eingeführten Gebührenordnung für Steuerberater gelten die in der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) enthaltenen Gebührenregelungen für die dort aufgeführten steuerberatenden Tätigkeiten als gesetzliche Grundlage für die Berechnung des Steuerberatungshonorars. Zuletzt wurde die StBVV durch die 5. Verordnung zur Änderung der StBVV geändert und die ...mehr

Rz. 45 Stand: 06/02 – 07/2025 Neben den allgemeinen Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG sind bei i. g. Dreiecksgeschäften vom ersten und vom letzten Abnehmer zusätzliche Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, wenn sie eine inländische USt-IdNr. verwenden (§ 25b Abs. 6 S. 1 UStG, vgl. Abschn. 25b.1 Abs. 10 S. 1 UStAE). Rz. 46 Stand: 06/02 – 07/2025 Aus den Aufzeichnungen des erst...mehr

Rz. 63 Stand: 06/02 – 07/2025 Gem. § 65 UStDV gelten für Kleinunternehmer Besonderheiten und Erleichterungen bei den Aufzeichnungspflichten. Anstelle der normalerweise gem. § 22 Abs. 2 bis 4 UStG aufzuzeichnenden Angaben müssen Kleinunternehmer v. a. die Werte der erhaltenen Gegenleistungen für die von ihnen ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen sowie die unentgel...mehr

a) Gesetzliche Regelungen Rn. 1512 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Das EStG enthält keine allgemeine Aufzeichnungspflicht für BE und BA. Auch findet sich eine solche Pflicht nicht für die Einnahme-Überschussrechnung im EStG. Was jedoch gesetzlich geregelt ist, sind einzelne Aufzeichnungspflichten. So ist in § 4 Abs 3 S 5 EStG geregelt, dass WG des AV und UV iSd S 4 mit der Anschaff...mehr

Rn. 1799 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Als materiell-rechtliche Voraussetzung ist zu beachten, dass die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur dann berücksichtigt werden können, wenn diese gemäß § 4 Abs 7 S 1 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen BA aufgezeichnet wurden (s zuletzt FG SAnh EFG 2013, 1571).mehr

Schrifttum: Rudolph, Der Nachweis von Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen gemäß § 4 Abs 6 EStG, BB 1982, 904; Bichel, Besondere Aufzeichnungen nach § 4 Abs 6 im Licht der BFH-Rspr, StBp 1982, 117; Appel, Die besonderen Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs 6 EStG, DB 1983, 1677; Hartmann, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs 3 EStG, StBp ...mehr

Rz. 31 Stand: 06/02 – 07/2025 Der Unternehmer ist verpflichtet, über die im Rahmen der EU-KU-Regelung getätigten Umsätze geeignete und vollständige Aufzeichnungen zu führen. Diese Aufzeichnungen müssen es ermöglichen, die eingereichten Umsatzmeldungen auf Richtigkeit zu überprüfen. Die Aufzeichnungen müssen dem BZSt, dem zuständigen Finanzamt oder den zentral zuständigen Behö...mehr

Rn. 303 Stand: EL 140 – ET: 12/2019 Eine nach außersteuerlichen Gesetzen bestehende Verpflichtung, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, ist auch für die Besteuerung zu erfüllen, § 140 AO . In steuerliche Pflichten überführt werden damit insb handelsrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Die Befreiung für kleine Einzelkaufleute gem § 241a HGB iVm § 242 Abs 4 HGB (...mehr

Rn. 307 Stand: EL 140 – ET: 12/2019 Gewerbetreibende und LuF, die keinen originären Buchführungs- und Abschlusspflichten insb nach §§ 238ff HGB unterliegen, die sie nach § 140 AO auch für die Besteuerung zu erfüllen haben, sind nach § 141 AO verpflichtet, für den einzelnen Betrieb Bücher zu führen und aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn die in § 1...mehr

Rn. 1512 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Das EStG enthält keine allgemeine Aufzeichnungspflicht für BE und BA. Auch findet sich eine solche Pflicht nicht für die Einnahme-Überschussrechnung im EStG. Was jedoch gesetzlich geregelt ist, sind einzelne Aufzeichnungspflichten. So ist in § 4 Abs 3 S 5 EStG geregelt, dass WG des AV und UV iSd S 4 mit der Anschaffung oder Herstellung unte...mehr

Rudolph, Der Nachweis von Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen gemäß § 4 Abs 6 EStG, BB 1982, 904; Bichel, Besondere Aufzeichnungen nach § 4 Abs 6 im Licht der BFH-Rspr, StBp 1982, 117; Appel, Die besonderen Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs 6 EStG, DB 1983, 1677; Hartmann, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs 3 EStG, StBp 1992, 139; S...mehr

Rn. 2126 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Wird die getrennte Aufzeichnungspflicht nicht erfüllt, gleichgültig aus welchem Grund, sind die Aufwendungen nicht als BA zu berücksichtigen (§ 4 Abs 7 S 2 EStG). Dies gilt auch dann, wenn die Aufwendungen (zB Bewirtungskosten) beruflich veranlasst sind (BFH BFH/NV 2004, 1402). Angesichts der insoweit klaren gesetzlichen Normierung kann sic...mehr

Rn. 301 Stand: EL 140 – ET: 12/2019 § 5 Abs 1 S 1 Hs 1 EStG verweist "Gewerbetreibende", die nach (in- oder ausländischen, s Rn 303) gesetzlichen Vorschriften zur Buchführung und Abschlusserstellung verpflichtet sind oder die ohne eine solche Verpflichtung freiwillig Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse erstellen (s Rn 312), auf die handelsrechtlichen GoB. Für den Schluss des...mehr

Rn. 1657e Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Für die Gewinnermittlung nach § 4 Abs 3 EStG sind die S 1–5 des § 4 Abs 4a EStG sinngemäß anzuwenden, dh, auch bei der Einnahme-Überschussrechnung sind die nicht abzugsfähigen betrieblichen Schuldzinsen entsprechend zu ermitteln (BMF BStBl I 2018, 1207 Tz 40). Entnahmen und Einlagen von Geld sind für die Anwendung des § 4 Abs 4a EStG bei ...mehr

Rn. 2100 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Seit 1960 (StÄndG 1960) gibt es erstmals besondere Aufzeichnungsvorschriften in § 4 Abs 6 für bestimmte Aufwendungen iSd § 4 Abs 5 EStG. 1974 wurden die Worte "iSd Abs 5 S 1 und 2" durch die Formulierung "iSd Abs 5 Nr 1–5 und 7" ersetzt. Durch das Gesetz zur Änderung des ParteienG und anderer Gesetze vom 22.12.1983 wurde eine neue Vorschri...mehr

Rn. 1513 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Unabhängig von diesen gesetzlichen Regelungen gelten jedoch allgemein für den StPfl bestimmte "Aufzeichnungspflichten", die durch die unter s Rn 1512 genannten gesetzlichen Aufzeichnungsregeln nur ergänzt werden. Diese Aufzeichnungspflichten resultieren nicht aus einer rechtlichen Verpflichtung – eine Verpflichtung zur Aufzeichnung von BE ...mehr

Rn. 300d Stand: EL 140 – ET: 12/2019 § 5 EStG gilt auch für unbeschränkt StPfl mit ausländischen gewerblichen Einkünften (Welteinkommensprinzip). Der handelsrechtliche Charakter von Stammhaus und Betriebsstätte(n) als Einheitsunternehmen ist auch für die Buchführung und Gewinnermittlung zu beachten, die Betriebsstättenerfolge sind in die deutsche steuerliche Gewinnermittlung ...mehr

Rn. 2105 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Aufzeichnen heißt, schriftlich festhalten, verbuchen; es gelten insoweit die allgemeinen Grundsätze bzgl der Aufzeichnungen. Das Ablegen von Belegen ist grundsätzlich kein Aufzeichnen (BFH BStBl II 1988, 613; BFH/NV 2004, 1402). Dies gilt auch dann, wenn die Belegsammlung geordnet ist (BFH BStBl II 1988, 611; BFH/NV 2004, 1402; BStBl II 20...mehr

Rn. 1517 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Der StPfl hat bei der Einnahme-Überschussrechnung neben der Aufzeichnung der BE, BA, Einlagen und Entnahmen sowie der Führung der Belegsammlung folgende weitere Anlageverzeichnisse zu führen: Verzeichnis der nicht abnutzbaren WG des AV und UV iSd S 4 mit Angabe des Tages der Anschaffung oder Herstellung und der AK bzw HK oder des an deren S...mehr

Rn. 1678 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Die Aufwendungen iSv § 4 Abs 5 S 1 Nr 1 EStG sind gemäß § 4 Abs 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen BA aufzuzeichnen (s Rn 2100 ff zu § 4 Abs 7 EStG). Dagegen bestehen keine verfassungsrechtlichen Bedenken (FG BdW vom 12.04.2016, 6 K 2005/11, rkr (EFG 2016, 1197)). Fehlt es an der Aufzeichnung, kommt ein Abzug schon deshalb nicht...mehr

Rn. 1652 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Das bisherige Wahlrecht wurde abgeschafft. Nunmehr gilt zwingend nach § 6 Abs 2 und 2a EStG folgende steuerliche Behandlung von GWG. GWG, deren AK bzw HK 150 EUR nicht überschreiten und die selbstständig genutzt werden können, sind im Jahr der Anschaffung bzw Herstellung in voller Höhe als BA abzuziehen. Dabei sind die AK bzw HK vorher um d...mehr

Rn. 1616 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Im Gegensatz zum Einnahmebegriff wird der Begriff BA gesetzlich bestimmt (§ 4 Abs 4 EStG). Diese Definition gilt nicht nur für die Einnahme-Überschussrechnung, sondern, wie die Vorschriften § 4 Abs 1 S 6 und § 5 Abs 6 EStG zeigen, auch für den Bestandsvergleich. Neben der Bestimmung des Begriffs BA in § 4 Abs 4 EStG finden sich in den Vorsc...mehr

Rn. 2060 Stand: EL 168 – ET: 10/2023 § 4 Abs 5 S 1 Nr 12 EStG wurde durch das JStG 2007 vom 13.12.2006 (BGBl I 2006, 2878) eingefügt. Danach ist ein BA-Abzug nicht in den Fällen des § 162 Abs 4 AO zulässig. In diesen Fällen geht es um einen bestimmten Zuschlag, der zu erheben ist, wenn der StPfl bei Auslandssachverhalten nicht nach § 90 Abs 3 AO seiner Aufzeichnungspflicht na...mehr

Rz. 7 Stand: 06/02 – 07/2025 Die ursprüngliche gemeinschaftsrechtliche Grundlage waren die Art. 24 Abs. 1, Art. 28c Teil A Buchst. a und b und Art. 28 Abs. 1 der 6. EG-RL (bis einschließlich 2006). Unionsrechtliche Grundlagen ab 2007 sind in Art. 282 ff. der MwStSystRL zu finden. Durch die Richtlinie (EU) 2020/285 des Rates vom 18.02.2020 (RL 2020/285) wurden die Art. 282 ff. ...mehr

Rz. 14 Stand: 06/02 – 07/2025 Wird ein Gegenstand aus dem Inland in ein Steuerlager geliefert, ist die Lieferung als Einlagerung steuerfrei. Rz. 15 Stand: 06/02 – 07/2025 Ebenso steuerfrei sind die Lieferungen von Gegenständen, die sich bereits im Steuerlager befinden (Lagerlieferungen), sowie die damit zusammenhängenden Dienstleistungen. Rz. 16 Stand: 06/02 – 07/2025 Verlässt de...mehr