Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Die Pflicht zur besonderen Aufzeichnung ist erfüllt, wenn bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich[1] die Geschenkaufwendungen fortlaufend, einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben, zeitnah und auf einem besonderen Konto im Rahmen der Buchführung gebucht werden. bei Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung[2] die Geschenke von Anfang an (also f... mehr

Der inländische Arbeitgeber ist grundsätzlich zum Lohnsteuerabzug verpflichtet.[1] Hinweis Wer als inländischer Arbeitgeber gilt Als inländischer Arbeitgeber gilt dabei auch ein Arbeitgeber, der lediglich eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter in Deutschland hat.[2] Als inländischer Arbeitgeber ist auch ein inländischer wirtschaftlicher Arbeitgeber bei Arbeitnehmer... mehr

Zusammenfassung Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer nur dann steuerlich abziehbar sind, wenn sie besonders und zeitnah aufgezeichnet werden. Fehlt diese gesonderte Dokumentation, entfällt der Kostenabzug vollständig – auch bei Freiberuflern mit Einnahmen-Überschussrechnung. Hintergrund Ein selbständiger Steuerpflichtiger nutzt... mehr

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer nur dann steuerlich abziehbar sind, wenn sie besonders und zeitnah aufgezeichnet werden. Fehlt diese gesonderte Dokumentation, entfällt der Kostenabzug vollständig – auch bei Freiberuflern mit Einnahmen-Überschussrechnung. mehr

Der BFH wies die Klage ab. Die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer wurden nicht als Betriebsausgaben anerkannt, weil die besondere Aufzeichnungspflicht aus § 4 Abs. 7 EStG verletzt war. Für die Abziehbarkeit gilt, dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln, getrennt von anderen Betriebsausgaben und zeitnah aufgezeichnet werden müssen. Ausreichend ist zum B... mehr

Ein selbständiger Steuerpflichtiger nutzte in seinem Eigenheim ein Dachgeschoss als häusliches Arbeitszimmer und zusätzlich eine Bibliothek im Erdgeschoss. Er ermittelte seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung. Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen für das Arbeitszimmer nur anteilig in Höhe des Wohnflächenverhältnisses an. Einspruch und Klage blieben erfolglos, soda... mehr

Begriff Das Realisationsprinzip bestimmt, dass Gewinne nur zu berücksichtigen sind, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind. Es ist Teil des handelsrechtlichen Vorsichtsprinzips und dient der Periodenabgrenzung. Dieses Vorsichtsprinzip ist auch steuerrechtlich zu beachten. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Nach §§ 238 ff. HGB i. V. mit § 252 Abs. 1 Nr. 4 2. Halbs... mehr

Überblick Gewinnrealisierung ist gegeben, wenn der Leistungsverpflichtete die von ihm geschuldete Erfüllungshandlung erbracht hat, d. h. seine Verpflichtung "wirtschaftlich erfüllt" hat. Dem Leistenden steht der Anspruch auf die Gegenleistung, i. d. R. die Zahlung, so gut wie sicher zu. Sein Risiko reduziert sich darauf, dass der Empfänger im Einzelfall Gewährleistungs- oder... mehr

Der Prüfer muss zu Beginn einer Prüfung unverzüglich und unaufgefordert seinen Dienstausweis zeigen, ansonsten ist der Unternehmer nicht verpflichtet, ihm den Zutritt zu gestatten. Der Prüfer soll den Unternehmer auch darauf hinweisen, dass Auskunftspersonen benannt werden können. Die Außenprüfung soll dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet... mehr

Der Besteuerung unterliegt der letzte vor der Auslagerung liegende – zunächst steuerfreie – Umsatz. Dieser Umsatz muss nicht in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Auslagerung stehen. Steuerschuldner ist grundsätzlich der Auslagerer. Dem Auslagerer obliegen auch die Erklärungs- und Aufzeichnungspflichten für die Auslagerung. Besteuert werden die der Auslageru... mehr

Die Umsatzsteuer-Nachschau darf nur durchgeführt werden, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Der Unternehmer sollte mit einer solchen Prüfung insbesondere rechnen, wenn er sein Unternehmen neu gegründet hat und wenn er, z. B. wegen größerer Investitionen in einem Voranmeldungszeitraum, Ansprüche auf Erstattung von Vorsteuerguthaben h... mehr

Erbringt ein in Deutschland ansässiger Unternehmer ab dem 1.1.2019 Telekommunikationsleistungen (oder Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und/oder Dienstleistungen auf elektronischem Weg) bzw. ab dem 1.7.2021 neben den v.g. sonstigen Leistungen auch innergemeinschaftliche Fernverkäufe nach § 3c Abs. 1 UStG im Umfang von mehr als 10.000 EUR an Nichtunternehmer mit Sitz, Woh... mehr

Erbringen im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmen Telekommunikationsleistungen (oder Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und/oder elektronische Dienstleistungen) an im Inland ansässige Nichtunternehmer, können diese unter bestimmten Bedingungen an dem besonderen Besteuerungsverfahren OSS (ab 1.7.2021) teilnehmen.[1] Dies gilt nur, wenn der Unternehmer im Inlan... mehr

Bei der Rechtsformwahl sollten in der Startphase wirtschaftliche Aspekte im Vordergrund stehen. Im Regelfall kann ein kleineres Unternehmen als Einzelunternehmen geführt werden, was sich im Hinblick auf die Gründungs-, Rechts- und Steuerberatungskosten vorteilhaft auswirkt. Sofern die Voraussetzungen für die Buchführungspflicht nicht von Beginn an erfüllt sind, bietet das Ei... mehr

Die Höhe des geschätzten Umsatzes einschließlich Umsatzsteuer (Tz. 7.1) entscheidet darüber, ob die Kleinunternehmer-Regelung (Tz. 7.3) in der Startphase angewendet werden kann oder nicht. Wird ein Bruttoumsatz von mehr als 25.000 EUR jährlich geschätzt, scheidet der Kleinunternehmer-Status aus. Bei unterjähriger Unternehmensgründung ist der Umsatz auf das Gesamtjahr hochzure... mehr

Die Anwendung der Eigenverbrauchssätze wird von der Rechtsprechung weitestgehend anerkannt. Die nachfolgenden Urteile zeigen, dass eine Abweichung ohne Einzelaufzeichnungen regelmäßig nicht möglich ist. FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 26.6.1996, 1 K 1624/95: Hat der Betreiber einer Gast- und Speisewirtschaft, die Pauschalregelungen zur Ermittlung des Eigenverbrauchs (Sachentneh... mehr

Rz. 29 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Neben den allgemeinen Aufzeichnungspflichten müssen für i. g. Erwerbe einige besondere Angaben erfasst werden. Gem. § 22 Abs. 2 Nr. 7 UStG sind für die i. g. Erwerbe, für fiktive Erwerbe beim i. g. Verbringen zwischen einem ausländischen und dem inländischen Unternehmensteil sowie für den i. g. Erwerb neuer Fahrzeuge die Bemessungsgrundlagen ... mehr

Rz. 27 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Neben den allgemeinen Aufzeichnungspflichten müssen für i. g. Warenlieferungen einige besondere Angaben erfasst werden. So hat der Unternehmer u. a. die Bemessungsgrundlagen und die ggf. darauf entfallende USt aufzuzeichnen für die i. g. Lieferungen, die fiktiven Lieferungen in den Fällen des i. g. Verbringens von Gegenständen vom inländischen ... mehr

Rz. 104 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der Unternehmer verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Diese Verpflichtung gilt auch für Kleinunternehmer und Unternehmer, die ausschließlich steuerbefreite Umsätze ausführen. Eine besondere Form der Aufzeichnungspflichten ist grundsätzlich vorgesehe... mehr

Rz. 45 Stand: 06/03 – 07/2025 Neben den allgemeinen Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG sind bei i. g. Dreiecksgeschäften vom ersten und vom letzten Abnehmer zusätzliche Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, wenn sie eine inländische USt-IdNr. verwenden (§ 25b Abs. 6 S. 1 UStG, vgl. Abschn. 25b.1 Abs. 10 S. 1 UStAE). Rz. 46 Stand: 06/03 – 07/2025 Aus den Aufzeichnungen des erst... mehr

Literatur Groß/Lamm, Datenzugriffsrecht auf freiwillig geführte Aufzeichnungen, StC 2010, 27. Krain, Elektronische Buchführung und Datenzugriff, StuB 2010, 98. Pump, Die offene Ladenkasse mit Kassenbericht im bargeldintensiven Betrieb und § 22 UStG – Unterschätzte Probleme der Einzelaufzeichnungen, StBp 2017, 150. Pump, Die Kassenführung im bargeldintensiven Betrieb am Beispiel ... mehr

13.1 Erklärungspflichten (§§ 99, 99a, §§ 101–101k sowie § 102 MWStG) Rz. 116 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Besteuerungszeitraum ist generell der Kalendermonat. Steuerzahler, deren Umsatz im vorangegangenen Kj. 10 Mio. CZK (ca. 400.000 EUR) nicht überschritten hat, können das Kalenderquartal als Besteuerungszeitraum durch Anzeige bei der Finanzverwaltung bis jeweils Ende Janua... mehr

13.1 Erklärungspflichten Rz. 99 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Unternehmer ist verpflichtet, für jeden Kalendermonat (Voranmeldungszeitraum) eine USt-Voranmeldung an das FA auf elektronischem Weg zu übermitteln. Lag der Umsatz eines Steuerpflichtigen im letzten Kj. unter 110.000,00 EUR, ist der Voranmeldungszeitraum das Kalenderquartal. In der USt-Voranmeldung ist die geschuld... mehr

13.1 Erklärungspflichten (§§ 16ff. dUStG) Rz. 131 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Die im Inland ansässigen registrierten Steuerpflichtigen sind verpflichtet, für jeden Veranlagungszeitraum eine Erklärung bis zum 25. des folgenden Kalendermonats an das FA abzugeben. Als Veranlagungszeitraum gilt grundsätzlich ein Kalendermonat. Der registrierte Steuerpflichtige kann für einen Besteu... mehr

Rz. 36 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Umsätze, deren umsatzsteuerlicher Liefer- bzw. Leistungsort im Ausland liegt, die also in Deutschland nicht steuerbar sind, unterliegen nicht den Regelungen des deutschen UStG. Folglich finden sich in § 22 UStG auch keine (konkreten) Aufzeichnungspflichten bezüglich der im Ausland ausgeführten Umsätze. Indirekt werden jedoch auch die nicht ste... mehr

Rz. 136 Stand: 06/03 – 07/2025 Der Kfz-Händler hat – neben den allgemeinen Aufzeichnungen (§ 22 UStG) – für die Differenzbesteuerung besondere Aufzeichnungen zu führen (§ 25a Abs. 6 UStG, Abschn. 25a.1. Abs. 17 UStAE), aus denen der Verkaufspreis, der Einkaufspreis, die Einzel- oder Gesamtmarge (netto ohne USt) ersichtlich sind. Rz. 137 Stand: 06/03 – 07/2025 Die Aufzeichnungen müs... mehr

Rz. 62 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Neben den Aufzeichnungspflichten des § 22 UStG sowie der §§ 63–68 UStDV bestehen noch weitere (spezielle) Aufzeichnungspflichten für bestimmte Situationen, Geschäftsvorfälle oder Unternehmer, die ebenfalls beachtet und erfüllt werden müssen. Im Einzelnen sind dies insbesondere: Steuerbefreiungen bei der Einfuhr (§ 5 UStG; auch zollrechtliche Au... mehr

Rz. 139 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der registrierte Steuerpflichtige verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Die Aufzeichnungspflicht des Steuerzahlers erstreckt sich insbesondere auf: ausführliche Aufzeichnungen nach einzelnen Besteuerungszeiträumen über gelieferte Waren und Dienstleis... mehr

Rz. 123 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der Unternehmer verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Diese Verpflichtung gilt auch für Kleinunternehmer und Unternehmer, die ausschließlich steuerbefreite Umsätze ausführen. Eine besondere Form der Aufzeichnungspflichten ist nicht vorgesehen. Die A... mehr

Rz. 40 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Zentrale Vorschrift der Umsatzsteuerlagerregelung ist die Steuerbefreiung des § 4 Nr. 4a UStG. Wie andere Steuerbefreiungsnormen auch, bedingt diese spezifische Steuerbefreiung u. a. besondere Aufzeichnungspflichten für den Auslagerer und den Lagerhalter (vgl. BMF vom 28.01.2004, BStBl I 2004, 242). 2.9.1 Aufzeichnungen des Auslagerers Rz. 41 S... mehr

Rz. 59 Stand: 6/01 – 02/2025 Wegen der erleichterten Trennung der Bemessungsgrundlagen i. Z. m. den Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG vgl. BMF vom 15.09.2009 (Az: IV B 8 – S 7390/09/10002, DStR 2009, 2050), vgl. die Kommentierung zu § 18a und vgl. die Kommentierung zu § 18b. mehr

Rz. 26 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Wendet ein Unternehmer die für seine Branche geltenden allgemeinen Durchschnittssätze gem. § 23 UStG i. V. m. §§ 69, 70 UStDV an, muss er gem. § 66 UStDV insoweit die Entgelte seiner inländischen Eingangsumsätze sowie die Bemessungsgrundlagen der für sein Unternehmen eingeführten Gegenstände nicht aufzeichnen. Diese gegenüber § 22 Abs. 2 Nr. ... mehr

Rz. 123 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Steuerzahler und identifizierte Personen sind verpflichtet, Aufzeichnungen zu steuerlichen Zwecken sämtlicher sich auf ihre Steuerschuld beziehender Angaben zu führen, insbesondere jener Angaben, die zu einer richtigen Ermittlung der Steuerschuld erforderlich sind. Die Aufzeichnungen sind in einer solchen Gliederung zu führen, dass die Steue... mehr

Rz. 315 [Autor/Stand] Ein Verstoß gegen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten (§§ 140 ff. AO) bedeutet noch keinen Verstoß gegen eine Rechtspflicht zur Offenbarung steuerlich erheblicher Tatsachen. Hinzu kommen muss vielmehr eine weitere Handlung oder ein weiteres Unterlassen, z.B. die Vorlage der Geschäftsbücher in der Außenprüfung oder das Verschweigen steuerlich releva... mehr

Rz. 32 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Gem. § 22 Abs. 2 Nr. 6 UStG muss der Unternehmer die Bemessungsgrundlagen für die für sein Unternehmen eingeführten Gegenstände sowie die dafür entstandene EUSt aufzeichnen, soweit er diese als Vorsteuer abziehen kann. Die Aufzeichnungen sind notwendig, damit das FA überprüfen kann, ob der Vorsteuerabzug i. S. d. § 15 Abs. 1 Nr. 2 UStG in zut... mehr

Rz. 225 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Die Aufzeichnungspflichten nach § 25 Abs. 5 UStG bestehen für jede einzelne Reiseleistung. Unternehmer, die nicht ausschließlich Reiseleistungen nach § 25 UStG ausführen, müssen diese getrennt von den übrigen Umsätzen aufzeichnen (Abschn. 25.5. Abs. 1 UStAE). Zu den übrigen Umsätzen zählen insbesondere die im Rahmen einer Reise abgegebenen L... mehr

2.14.1 Allgemeines Rz. 133 Stand: 06/03 – 07/2025 Wendet der Wiederverkäufer die Differenzbesteuerung an, hat er grundsätzlich für jeden Gegenstand Einkaufspreis und Verkaufspreis aufzuzeichnen (§ 25a Abs. 6 S. 2 UStG); bei Anwendung der Gesamtdifferenzbesteuerung gem. § 25a Abs. 4 UStG genügt es, wenn er die Summe der Einkaufspreise und die Summe der Verkaufspreise eines Best... mehr

13.1 Erklärungspflichten Rz. 115 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Unternehmer ist verpflichtet, für jeden Kalendermonat (Voranmeldungszeitraum) eine Umsatzsteuervoranmeldung an das FA auf elektronischem Weg zu übermitteln. Bei Unternehmern, deren Umsätze im vorangegangenen Kj. aus Lieferungen und sonstigen Leistungen und aus dem Eigenverbrauch auf ertragsteuerlich nicht abzugsfä... mehr

Rz. 14 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Erfolgte die Registrierung auf der elektronischen Schnittstelle nicht als Unternehmer i. S. d. UStG, gelten die o. g. Aufzeichnungspflichten zu Buchst. a), f) bis i) entsprechend (§ 22f Abs. 2 S. 1 UStG). Rz. 15 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Als Anschrift ist die Wohn- bzw. Meldeadresse aufzuzeichnen (vgl. Abschn. 22f.1. Abs. 4 S. 2 UStAE). Rz. 16... mehr

Rz. 63 Stand: 06/02 – 07/2025 Gem. § 65 UStDV gelten für Kleinunternehmer Besonderheiten und Erleichterungen bei den Aufzeichnungspflichten. Anstelle der normalerweise gem. § 22 Abs. 2 bis 4 UStG aufzuzeichnenden Angaben müssen Kleinunternehmer v. a. die Werte der erhaltenen Gegenleistungen für die von ihnen ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen sowie die unentgel... mehr

Rz. 97 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Pauschalbesteuernde Landwirte sind gem. § 67 UStDV für ihren land- und forstwirtschaftlichen Betrieb von den umfangreichen Aufzeichnungspflichten des § 22 UStG weitgehend befreit. Sie müssen einzig die Bemessungsgrundlagen für ihre land- und forstwirtschaftlichen Umsätze gem. § 24 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 UStG aufzeichnen. Außerdem müssen aus ihren ... mehr

Rz. 147 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Neben den allgemeinen Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG müssen in den Fällen des § 13b Abs. 1 bis 5 UStG beim Leistungsempfänger die in § 22 Abs. 2 Nr. 1 und 2 UStG enthaltenen Angaben über die von ihm ausgeführten oder noch nicht ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen aus den Aufzeichnungen zu ersehen sein. Auch der leistende... mehr

Rz. 11 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 § 22f Abs. 1 Satz 1 UStG regelt die Anforderungen an den Betreiber einer elektronischen Schnittstelle für Lieferungen, die Unternehmer im Rahmen ihres Unternehmens ausführen und die auf der vom Betreiber bereitgestellten elektronischen Schnittstelle rechtlich begründet wurden und bei denen die Beförderung oder Versendung im Inland beginnt oder e... mehr

Rz. 16 Stand: 06/03 – 07/2025 Gemeinnützige Vereine tätigen für gewöhnlich sowohl steuerbare (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb; Zweckbetrieb) als auch nicht steuerbare Leistungen (ideeller Bereich – nicht unternehmerisch). Den Vorsteuerabzug können solche Körperschaften in der Regelbesteuerung nur insoweit geltend machen, als vorsteuerunschädliche Umsätze vorliegen. Die Vors... mehr

Rz. 48 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Unternehmer muss in den Fällen des § 15a UStG die Berechnungsgrundlagen für die Vorsteuerberichtigungen aufzeichnen, die von ihm in den in Betracht kommenden Kj. vorzunehmen sind (§ 22 Abs. 4 UStG). Die Aufzeichnungspflichten gelten als erfüllt, wenn folgende Angaben eindeutig und leicht nachprüfbar dokumentiert wurden (Abschn. 15a.12. Ab... mehr

Rz. 31 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Innergemeinschaftliche sonstige Leistungen an andere Unternehmer unterliegen im Grundsatz gem. § 3a Abs. 2 UStG dort der Umsatzsteuer, von wo aus der Leistungsempfänger sein Unternehmen betreibt. Liegt der Leistungsort danach in einem anderen EU-Land, als der leistende Unternehmer ansässig ist, geht die Steuerschuldnerschaft nach § 13b Abs. 1... mehr

Rz. 34 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Inländische und ausländische Unternehmer bzw. in deren Auftrag handelnde Vertreter, die den Drittlands-OSS (§ 18i UStG), den EU-OSS (§ 18j UStG), den Import-OSS (§ 18k UStG) oder die Sonderregelung bei der Einfuhr von Sendungen mit einem Wert von höchstens 150 EUR (§ 21a UStG) nutzen, müssen zu den entsprechend getätigten Umsätzen Aufzeichnun... mehr

Rz. 37 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Bei der i. g. Verbringung von Waren aus dem EU-Ausland in ein deutsches Konsignationslager oder aus Deutschland in ein ausländisches Konsignationslager mit Anwendung der Vereinfachungsregelung des § 6b UStG sind Aufzeichnungen zu führen, die es der Finanzverwaltung ermöglichen, eine korrekte und zeitlich richtige Meldung und Versteuerung der ... mehr

Rz. 57 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Unternehmer hat ausreichende Aufzeichnungen über die der Sonderregelung unterliegende Umsätze zu führen. Hinweis Diese Aufzeichnungen müssen ggf. den jeweils betroffenen EU-Mitgliedstaaten (EU-Mitgliedstaat, in dem der Unternehmer seine besondere Erklärung abgibt, EU-Mitgliedstaat, in dem die der Sonderregelung unterliegenden Umsätze erbra... mehr

Rz. 47 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Werden Leistungen aus dem Steuerschuldverhältnis von Dritten (z. B. von Haftenden i. S. d. § 13c UStG) entrichtet, müssen zusätzliche Aufzeichnungen vorgenommen werden. Wer derartige Zahlungen leistet, muss die entrichteten Beträge sowie den Namen, die Anschrift und die Steuernummer des Umsatzsteuerschuldners aufzeichnen (§ 22 Abs. 4e UStG). mehr